# Abwesenheiten: Funktionen im Überblick

> Digitale Urlaubsverwaltung mit Urlaubsantrag, Krankmeldung, mehrstufiger Genehmigung, automatischem Urlaubskonto mit Resturlaub, Abwesenheitsplan, Excel-Export, ICS-Kalender-Abo und eAU über DATEV.

Mit Abwesenheiten beantragen Mitarbeiter Urlaub, melden sich krank und sehen ihr Urlaubskonto, die Verwaltung genehmigt Anträge, plant mit dem Abwesenheitsplan und richtet die Abwesenheitsarten ein.

## Urlaub und Abwesenheiten beantragen

- **Urlaubsantrag online**: Mitarbeiter beantragen Urlaub und jede andere Abwesenheitsart im Browser, in der App oder am Kiosk-Tablet. [Urlaub beantragen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/urlaub-beantragen.md)
- **Urlaub am Kiosk beantragen**: Am Kiosk melden sich Mitarbeiter mit Kiosk-PIN oder Chip an, sehen ihre drei letzten Anträge mit Status und stellen einen neuen, wenn die Verwaltung das für den Kiosk eingeschaltet hat. [Am Kiosk Abwesenheit beantragen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/am-kiosk-abwesenheit-beantragen.md)
- **Halber Urlaubstag**: Bei bezahltem Urlaub über einen einzelnen Tag zählt der Antrag auf Wunsch als halber Urlaubstag. [Halbtags oder stundenweise Abwesenheit beantragen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/halbtags-oder-stundenweise-abwesenheit-beantragen.md)
- **Stundenweiser Überstundenabbau**: Für einen einzelnen Tag mit Sollzeit beantragen Mitarbeiter nur einen Teil des Tages als Überstundenabbau, höchstens bis zur Sollzeit. [Halbtags oder stundenweise Abwesenheit beantragen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/halbtags-oder-stundenweise-abwesenheit-beantragen.md)
- **Vertretung wählen**: Erlaubt die Abwesenheitsart es, nennt der Antrag eine Vertretung, die auch Teil der Genehmigung sein kann.
- **Antrag mit KI ausfüllen**: Aus einer kurzen Beschreibung wie „Urlaub zweite Augustwoche“ füllt die KI Abwesenheitsart, Zeitraum und Kommentar im Browser aus. [Abwesenheitsantrag mit KI ausfüllen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/ki/abwesenheitsantrag-mit-ki-ausfuellen.md)
- **Anträge für andere stellen**: Wer Abwesenheitsanfragen für andere verwalten darf, stellt einen Antrag im Browser für einen oder mehrere Mitarbeiter auf einmal.
- **Antragsfrist**: Je Abwesenheitsart legt die Verwaltung fest, wie viele Tage vor Beginn ein Antrag vorliegen muss, oder erlaubt rückwirkende Anträge. [Abwesenheitsart anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/abwesenheitsart-anlegen.md)
- **Antrag stornieren**: Offene, abgelehnte und noch nicht begonnene bestätigte Anträge nehmen Mitarbeiter selbst zurück, wenn die Abwesenheitsart das erlaubt. [Abwesenheitsantrag stornieren](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/abwesenheitsantrag-stornieren.md)
- **Antragsstatus und Verlauf**: Jeder Antrag zeigt seinen Status, die Genehmigungsfolge und einen Verlauf mit jeder Änderung und jedem Kommentar. [Antragsstatus im Überblick](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/antragsstatus-im-ueberblick.md)

## Krankmeldung

- **Krankmeldung digital einreichen**: Mitarbeiter melden eine Krankheit im Browser oder in der App, standardmäßig ohne Genehmigung. [Krankmeldung einreichen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/krankmeldung-einreichen.md)
- **Folgekrankheit**: Eine Krankmeldung lässt sich als Fortsetzung einer früheren kennzeichnen.
- **AU-Bescheinigung hochladen**: Erlaubt die Abwesenheitsart es, hängen Mitarbeiter die Krankschreibung als Datei an, in der App auch direkt als Foto.
- **Kind krank**: Bei Abwesenheitsarten für Kinderbetreuung wählen Mitarbeiter das betroffene Kind aus den Kindern in ihren Stammdaten.
- **eAU über DATEV abrufen**: Die Verwaltung fragt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus der Krankmeldung heraus bei der Krankenkasse an, Teamanda ruft die Antwort selbst ab. [eAU bei der Krankenkasse anfragen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/integrationen/eau-anfragen.md)

## Genehmigung

- **Genehmigungsworkflow je Abwesenheitsart**: Jede Abwesenheitsart legt fest, ob sie genehmigt werden muss und wer zustimmt: Teamleiter, Vorgesetzte, die Vertretung oder einzelne Mitarbeiter. [Einstellungen einer Abwesenheitsart im Überblick](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/einstellungen-einer-abwesenheitsart-im-ueberblick.md)
- **Mehrstufige Genehmigung**: Im Modus Sequenziell durchläuft ein Antrag Vertretung, Teamleiter und Vorgesetzten in einer Reihenfolge Ihrer Wahl.
- **Mehrere Zustimmungen**: Im Modus Ungeordnet genügt eine festgelegte Zahl an Zustimmungen, zum Beispiel 2 von 5, oder alle müssen zustimmen.
- **Genehmigen in Browser und App**: Zustimmungsberechtigte entscheiden aus der Liste offener Anträge, aus der Benachrichtigungs-E-Mail oder per Push-Benachrichtigung in der App. [Urlaubsanträge genehmigen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/urlaubsantraege-genehmigen.md)
- **Entscheidungshilfe**: Der Antrag zeigt Zeitraum, Vertretung und bei Urlaub den Anspruch vor und nach dem Antrag, die E-Mail an Zustimmungsberechtigte nennt zusätzlich Kollegen aus dem Team, die im selben Zeitraum abwesend sind.
- **Schnellentscheidung im Dashboard**: Das Dashboard der Verwaltung listet offene Anträge zum direkten Genehmigen oder Ablehnen.
- **Administrator genehmigt komplett**: Ein Administrator bestätigt einen Antrag sofort oder gibt nur seine eigene Stimme ab. [Urlaubsanträge genehmigen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/urlaubsantraege-genehmigen.md)
- **Keine Entscheidung über eigene Anträge**: Gibt es weitere Zustimmungsberechtigte, entscheidet ein Antragsteller nicht über seinen eigenen Antrag; findet Teamanda niemanden, entscheiden die Administratoren.
- **Ablehnung mit Begründung**: Eine einzige Ablehnung lehnt den Antrag ab, der Mitarbeiter erhält die Begründung. Wer abgelehnt hat, kann später noch genehmigen.
- **Vergangene Abwesenheiten buchen**: Die Verwaltung bucht bestätigte Abwesenheiten nach ihrem Ende, danach lassen sie sich nur noch von einem Administrator zur Bearbeitung freischalten.
- **Anrechnung einzelner Tage anpassen**: Bei einem bestätigten Antrag ändert die Verwaltung im Browser, wie viel ein einzelner Tag zählt, in Tagen oder Stunden.

## Urlaubskonto

- **Urlaubsanspruch aus dem Arbeitsvertrag**: Den jährlichen Anspruch legt die Verwaltung im Arbeitsvertrag fest, auf Wunsch über das Jahr verteilt, etwa monatlich ein Zwölftel. [Urlaubsanspruch und Resturlaub](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten/urlaubsanspruch-und-resturlaub.md)
- **Resturlaub und Übertrag**: Nicht genommener Urlaub verfällt am Jahresende, an einem festen Tag im Folgejahr wie dem 31. März oder nie. [Arbeitsvertrag anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/arbeitsvertrag-anlegen.md)
- **Resturlaub beim Wechsel zu Teamanda**: Beim ersten Arbeitsvertrag trägt die Verwaltung die Urlaubstage ein, die dem Mitarbeiter am ersten Tag noch zustehen; Teamanda rechnet sie für dieses Jahr in den Anspruch um. [Arbeitsvertrag anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/arbeitsvertrag-anlegen.md)
- **Korrektur des Urlaubsanspruchs**: Eine Korrektur ändert den Anspruch eines einzelnen Jahres, etwa wenn ein neuer Vertrag mitten im Jahr beginnt. [Arbeitsvertrag anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/arbeitsvertrag-anlegen.md)
- **Vorschau vor dem Speichern**: Beim Bearbeiten eines Arbeitsvertrags zeigt Teamanda den Urlaubsanspruch zweier Jahre mit verbrauchten, geplanten und verfügbaren Tagen und nennt den Vertrag, aus dem der Jahresanspruch stammt.
- **Resturlaub zuerst**: Teamanda verbraucht den Übertrag aus dem Vorjahr vor dem neuen Anspruch.
- **Kontostand in der App**: Die App zeigt den Anspruch des Jahres mit verbrauchten, verfügbaren, geplanten und beantragten Tagen sowie den Übertrag mit seinem Verfallsdatum.
- **Jahresübersicht**: Ein Jahreskalender zeigt je Mitarbeiter alle Abwesenheiten der zwölf Monate und die Tage je Abwesenheitsart.
- **Urlaubsabgeltung**: Ausgezahlte Urlaubstage senken den Resturlaub. [Urlaubsabgeltung erfassen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/lohn-und-gehalt/urlaubsabgeltung-erfassen.md)
- **Urlaub auszahlen lassen**: Mitarbeiter beantragen die Auszahlung von Urlaubstagen in Reisekosten. [Guthaben auszahlen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/reisekosten/guthaben-auszahlen.md)

## Abwesenheitsplan und Übersicht

- **Abwesenheitsplan für das ganze Team**: Die Übersicht zeigt alle Abwesenheiten als Zeitleiste über einen, drei oder sechs Monate, mit Feiertagen, Suche und Filtern nach Team, Standort, Projekt, Kostenstelle und Abteilung.
- **Wer ist heute abwesend**: Dashboard und App zeigen, wer heute fehlt, das Mitarbeiterverzeichnis der App filtert nach Abwesenden.
- **Farben nach Abwesenheitsart**: Übersicht und Anfragen-Board färben Abwesenheiten auf Wunsch nach Abwesenheitsart statt nach Status. [Abwesenheiten nach Abwesenheitsart einfärben](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/abwesenheiten-nach-abwesenheitsart-einfaerben.md)
- **Anfragen-Board**: Die Verwaltung sieht alle Anträge der von ihr betreuten Mitarbeiter in Spalten nach Status, Anträge mit nahem Beginn sind hervorgehoben.
- **Datenschutz im Abwesenheitsplan**: Teamkollegen sehen Abwesenheiten nur mit einer neutralen Bezeichnung wie „Abwesend“, ohne Abwesenheitsart, Details und Urlaubsanspruch. [Abwesenheiten-Berechtigungen im Überblick](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/abwesenheiten-berechtigungen-im-ueberblick.md)
- **Hinweis auf abgeschlossene Monate**: Die Übersicht warnt, wenn der gezeigte Zeitraum schon für die Lohnabrechnung exportiert wurde.

## Abwesenheitsarten einrichten

- **Mitgelieferte Abwesenheitsarten**: Jede neue Organisation startet mit Bezahlter Urlaub, Krankheit, Kind(er) krank, Elternzeit, Kurzarbeit, Unbezahlter Urlaub, Überstundenabbau und je einer Art für bezahlte und unbezahlte Freistellung. [Abwesenheitsart anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/abwesenheitsart-anlegen.md)
- **Eigene Abwesenheitsarten**: Die Verwaltung legt weitere Arten wie Bildungsurlaub an, mit Name, Abkürzung, Farbe und einer Kategorie, die festlegt, wie Teamanda die Tage rechnet.
- **Berechnung je Abwesenheitsart**: Eine Art zählt als Urlaub, als Abwesenheit mit gesenkter Sollzeit, nur als Information oder zieht Zeit vom Überstunden- oder Gleitzeitkonto ab. [Einstellungen einer Abwesenheitsart im Überblick](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/einstellungen-einer-abwesenheitsart-im-ueberblick.md)
- **Änderungen ab einem Stichtag**: Eine geänderte Berechnung gilt ab dem laufenden oder dem nächsten Jahr, vergangene Jahre bleiben richtig berechnet.
- **Regeln**: Je Art stellt die Verwaltung ein, ob Mitarbeiter sie selbst beantragen, stornieren, Bescheinigungen anhängen und eine Vertretung wählen dürfen.
- **Zuordnung zu Mitarbeitern und Teams**: Eine Abwesenheitsart steht nur den Mitarbeitern und Teams zur Auswahl, denen sie zugeordnet ist; neue Mitarbeiter bekommen sie auf Wunsch automatisch.
- **Prioritäten bei Überschneidungen**: Die Verwaltung sortiert die Abwesenheitsarten nach Priorität. Überschneiden sich zwei Abwesenheiten, zählt an diesem Tag die mit der höheren Priorität, etwa Krankheit im Urlaub.
- **Abwesenheitsarten archivieren**: Nicht mehr benötigte Arten verschwinden aus der Auswahl im Antrag.

## Benachrichtigungen

- **Neuer Antrag**: Zustimmungsberechtigte erhalten E-Mail und Push-Benachrichtigung, bei mehrstufiger Genehmigung jeweils die Personen des aktuellen Schritts. [Urlaubsanträge genehmigen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/urlaubsantraege-genehmigen.md)
- **Eingangsbestätigung**: Der Antragsteller erfährt, dass sein Antrag eingegangen ist und wer als Nächstes entscheidet.
- **Entscheidung**: Der Mitarbeiter wird benachrichtigt, sobald sein Antrag genehmigt oder abgelehnt ist, mit Kommentar und Resturlaub.
- **Abwesenheitsmeldung ohne Genehmigung**: Braucht eine Abwesenheit keine Genehmigung, etwa eine Krankmeldung, erfahren die Vorgesetzten des Mitarbeiters davon, sonst die Administratoren. Wer Schichten plant, sieht dabei, welche Schichten nun unbesetzt sind.
- **Weitere Empfänger**: Je Abwesenheitsart informiert Teamanda bei jedem neuen Antrag zusätzliche Mitarbeiter, Teamleiter oder Vorgesetzte und schickt E-Mail-Adressen außerhalb von Teamanda, etwa dem Lohnbüro, ausgewählte Statusänderungen. [Abwesenheitsart anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/abwesenheitsart-anlegen.md)
- **Einstellbar je Mitarbeiter und Team**: Ob eine Benachrichtigung per E-Mail oder Push kommt, legen Organisation, Team und jeder Mitarbeiter selbst fest. [Benachrichtigungen einstellen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/konto-und-profil/benachrichtigungen-einstellen.md)

## Exporte und Kalender

- **Abwesenheitsplan als Excel**: Die genehmigten Abwesenheiten aller Mitarbeiter für einen, drei oder sechs Monate als Excel-Datei, mit Abkürzung und Farbe der Abwesenheitsart. [Abwesenheitsplan als Excel exportieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/abwesenheitsplan-als-excel-exportieren.md)
- **Abwesenheiten in der Lohnabrechnung**: DATEV-Export und DATEV-Schnittstelle übernehmen Abwesenheiten mit ihrem Ausfallschlüssel. [DATEV-Export erstellen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/integrationen/datev-export-erstellen.md)
- **Abwesenheiten im Zeiterfassungsexport**: Der Excel-Export der Zeiterfassung listet Abwesenheiten, Feiertage und Resturlaub mit auf. [Zeiterfassung als Excel exportieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/zeiterfassung/zeiterfassung-als-excel-exportieren.md)
- **Urlaubskalender als ICS-Abo**: Die Verwaltung erstellt Kalenderlinks für ausgewählte Teams oder alle Mitarbeiter, die Outlook, Google Kalender und Apple Kalender abonnieren. [ICS-Kalenderlink erstellen und löschen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/integrationen/ics-kalenderlink-erstellen-und-loeschen.md)

## Schnittstellen und KI-Assistenten

- **REST-API**: Eigene Systeme lesen Abwesenheitsanträge, Urlaubskonten mit Übertrag und Verfallsdatum und die abwesenden Mitarbeiter jedes Tages in einem Zeitraum, mit Abwesenheitsart; als abwesend zählt jeder Tag eines genehmigten oder gebuchten Antrags, auch in der Anwesenheitsliste der API. [API-Schlüssel erstellen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/integrationen/api-schluessel-erstellen.md)
- **KI-Assistenten**: Über die Teamanda-Verbindung fragen KI-Assistenten Urlaubskonto, Anträge, Abwesende und Feiertage ab, erklären den Kontostand Zeile für Zeile, stellen und stornieren Anträge und stimmen über offene Anträge ab. [KI-Assistenten und KI-Verbindungen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/ki/ki-assistenten-und-ki-verbindungen.md)

## Automatisch im Hintergrund

- **Urlaubstage nur an Arbeitstagen**: Ein Urlaubstag zählt nur an Tagen, an denen der Arbeitsvertrag Sollzeit vorsieht; Wochenenden und freie Tage kosten keinen Urlaub.
- **Feiertage zählen nicht als Urlaub**: Feiertage des Standorts und Betriebsferien kosten keinen Urlaubstag, ein halber Feiertag wie Heiligabend kostet einen halben. [Feiertage](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/feiertage.md)
- **Sollzeit an Abwesenheitstagen**: Abwesenheiten senken die Sollzeit des Tages, sodass Urlaub und Krankheit keine Minusstunden erzeugen. [Überstunden und Gleitzeit](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/zeiterfassung/ueberstunden-und-gleitzeit.md)
- **Durchschnitt der letzten 13 Wochen**: Bei flexiblen Arbeitstagen wie im Minijob setzt Teamanda für eine Abwesenheit die durchschnittliche Arbeitszeit der 13 Wochen davor an. [Einstellungen einer Abwesenheitsart im Überblick](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/einstellungen-einer-abwesenheitsart-im-ueberblick.md)
- **Offene Anträge reservieren Urlaub**: Beantragte, noch nicht genehmigte Tage erscheinen im Urlaubskonto als beantragt, damit niemand denselben Urlaub doppelt verplant.
- **Urlaubskonto rechnet sich selbst neu**: Ändert sich ein Antrag, ein Arbeitsvertrag oder ein Feiertag, berechnet Teamanda Anspruch und Resturlaub neu; zum Jahreswechsel legt es das Urlaubskonto der kommenden Jahre an.
- **Verfall von Resturlaub**: Am Verfallsdatum zählt der Übertrag nicht mehr, das Urlaubskonto zeigt die verfallenen Tage.
- **Überzogener Urlaub geht mit**: Hat ein Mitarbeiter mehr Urlaub genommen als ihm zustand, zieht Teamanda die Tage vom Anspruch des Folgejahres ab.
- **Erinnerung an offene Anträge**: Wer 3 Tage nach der Benachrichtigung noch nicht entschieden hat, erhält eine Erinnerung per E-Mail und Push, danach alle 3 Tage. [Urlaubsanträge genehmigen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten/urlaubsantraege-genehmigen.md)
- **Schichten und Einsätze freigeben**: Ist es in der Abwesenheitsart eingeschaltet, entfernt eine bestätigte Abwesenheit die Schichtzuweisungen im Dienstplan und die Einsätze in der Einsatzplanung des Mitarbeiters ab heute. [Abwesenheiten und verplante Tage](https://docs.teamanda.de/verwaltung/einsatzplanung/abwesenheiten-und-verplante-tage.md)
- **Warnung im Dienstplan**: Ist ein Mitarbeiter während einer Abwesenheit für eine Schicht eingeteilt, zeigt der Dienstplan einen Verstoß. [Verstöße](https://docs.teamanda.de/verwaltung/dienstplan/verstoesse.md)
- **Audit-Log**: Teamanda protokolliert, wer einen Antrag gestellt, genehmigt, abgelehnt, storniert oder gebucht hat.

## Siehe auch

- [Abwesenheiten für Mitarbeiter](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/abwesenheiten.md)
- [Abwesenheiten für die Verwaltung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/abwesenheiten.md)
- [Zeiterfassung: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/zeiterfassung.md)
- [Dienstplan: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/dienstplan.md)
- [Organisation: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/organisation.md)
- [Integrationen: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/integrationen.md)