# Formulare: Funktionen im Überblick

> Digitale Formulare ohne Programmierung mit Formular-Editor, 14 Feldtypen inklusive Unterschrift, Foto und bedingten Feldern, PDF-Export, E-Mail-Versand, Excel-Export und Projektakte.

Mit Formularen ersetzt Teamanda Papierformulare wie Bautagesberichte, Abnahmeprotokolle oder Checklisten: Die Verwaltung baut Vorlagen ohne Programmierung, Mitarbeiter füllen sie im Browser oder in der App aus, und jede Einreichung wird zum PDF.

## Vorlagen erstellen

- **Formular-Editor**: Eine Vorlage besteht aus Eigenschaften oben und Abschnitten mit Feldern, die Sie per Drag-and-drop anordnen. [Vorlage erstellen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/vorlage-erstellen.md)
- **Kopieren, Ausschneiden und Einfügen**: Felder und Abschnitte lassen sich innerhalb einer Vorlage und zwischen Vorlagen kopieren.
- **Feldeinstellungen**: Jedes Feld hat Bezeichnung, Beschreibung, kann optional sein und im PDF leer weggelassen werden. [Feldtypen im Überblick](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/feldtypen-im-ueberblick.md)
- **Symbol und Farbe**: Jede Vorlage bekommt eins von 38 Symbolen und eine von acht Farben, damit Mitarbeiter sie in der Liste schnell finden.
- **Anpassbar beim Ausfüllen**: Pro Feld erlauben Sie, dass Mitarbeiter es in ihrer Einreichung bearbeiten oder entfernen, pro Vorlage, dass sie eigene Abschnitte und Felder ergänzen.
- **Entwurf und Veröffentlichen**: Eine Vorlage steht Mitarbeitern erst zur Wahl, wenn Sie sie veröffentlichen. [Vorlage veröffentlichen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/vorlage-veroeffentlichen.md)
- **Vorlage archivieren und wiederherstellen**: Archivierte Vorlagen verschwinden aus der Auswahl, ihre Einreichungen bleiben. [Vorlage archivieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/vorlage-archivieren.md)
- **Feld-Vorlagen**: Wiederkehrende Feldgruppen speichern Sie einmal und fügen sie in jede Vorlage ein. [Feld-Vorlagen verwalten](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/feld-vorlagen-verwalten.md)
- **System-Vorlagen**: Fertige Vorlagen von Teamanda übernehmen Sie mit einem Klick als Entwurf in Ihre Organisation. [System-Vorlage übernehmen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/system-vorlage-uebernehmen.md)
- **Vorlagen in der Suche**: Die Suche im Browser findet Vorlagen nach Namen.

## Feldtypen

- **Text, Zahl und Datum**: Einzeilige oder mehrzeilige Texteingabe, Zahlen und Datumsauswahl.
- **Auswahl und Dropdown**: Mehrfach- oder Einfachauswahl zum Abhaken und Auswahllisten.
- **Tabelle**: Mitarbeiter fügen Zeilen mit den Spalten der Vorlage hinzu und sortieren sie um, auf Wunsch über die volle Breite und mit fest vorgegebenen Zeilen.
- **Digitale Unterschrift**: Mitarbeiter oder Kunden unterschreiben mit Finger oder Maus direkt im Formular.
- **Unterschriftszeile im PDF**: Ein Feld setzt eine Linie zum Unterschreiben auf Papier ins PDF.
- **Fotos und Dateien**: Ein Dateifeld nimmt Bilder, PDFs, Office- oder Textdateien an, am Telefon direkt von der Kamera.
- **Bedingte Felder**: Ein Feld zeigt je nach gewählter Option eine andere Eingabe, auch in Tabellenspalten.
- **Mitarbeiterauswahl und Projektauswahl**: Felder zur Auswahl eines Mitarbeiters oder Projekts der Organisation.
- **Projektarbeitszeit**: Teamanda trägt die erfasste Arbeitszeit auf dem gewählten Projekt am gewählten Datum selbst ein.
- **Freitext**: Formatierter Hinweistext in der Vorlage, etwa für Anleitungen.

## Formulare ausfüllen

- **Im Browser und in der App ausfüllen**: Mitarbeiter wählen eine veröffentlichte Vorlage und füllen sie aus. [Formular ausfüllen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare/formular-ausfuellen.md), [Formular im Browser ausfüllen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/formular-im-browser-ausfuellen.md)
- **Zwischenspeichern**: Eine Einreichung lässt sich als In Bearbeitung speichern und später fortsetzen. [Einreichung in Bearbeitung fortsetzen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare/einreichung-fortsetzen.md)
- **Abschließen**: Eine abgeschlossene Einreichung ist fertig und wird zum PDF. [Einreichung und Status](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare/einreichung-und-status.md)
- **Pflichtfeldprüfung**: Vor dem Abschließen zeigt Teamanda, welche Pflichtfelder noch fehlen.
- **Formular aus der Projektakte**: Aus einem Projekt geöffnet, ist das Projekt schon eingetragen. [Formular aus der Projektakte ausfüllen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/projektakte/formular-ausfuellen.md)

## Einreichungen

- **Eigene Einreichungen**: Mitarbeiter sehen ihre Einreichungen im Browser und in der App. [Eigene Einreichungen ansehen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare/einreichungen-ansehen.md)
- **Einreichungen pro Vorlage**: Die Verwaltung sieht alle Einreichungen einer Vorlage mit Vorschau daneben und blättert mit den Pfeiltasten. [Einreichungen einer Vorlage ansehen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/einreichungen-einsehen.md)
- **Filter**: Suche nach Namen, Filter nach Status, Erstelldatum, Ersteller und Vorlage, dazu Zeiträume für jedes Datumsfeld und Projekte für jedes Projektauswahlfeld.
- **Einreichungen in der Projektakte**: Mit Projektfeld erscheinen abgeschlossene Einreichungen im Zeitstrahl des Projekts. [Projektfeld festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/projektfeld-festlegen.md)

## PDF, E-Mail und Export

- **PDF-Vorschau und PDF-Export**: Jede Einreichung wird zum PDF mit Firmenlogo und Seitenzahlen, als barrierefreies PDF/A. [Einreichung als PDF ansehen oder herunterladen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare/einreichung-als-pdf-ansehen.md)
- **Fotos und Anlagen im PDF**: Bilder stehen direkt im PDF, hochgeladene PDFs hängt Teamanda mit einem Anlagenverzeichnis an, und mit Dateien erhalten Sie ein ZIP mit PDF und Originaldateien.
- **Einreichung per E-Mail versenden**: Eine Einreichung geht an jede beliebige E-Mail-Adresse, als Anhang bis 20 MB oder als Link, der sieben Tage gilt. [Einreichung per E-Mail versenden](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare/einreichung-per-e-mail-versenden.md)
- **Automatische E-Mail an Empfänger**: Pro Vorlage legen Sie Mitarbeiter fest, die jede abgeschlossene Einreichung per E-Mail bekommen. [E-Mail-Empfänger festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/e-mail-empfaenger-festlegen.md)
- **Excel-Export**: Die gefilterten Einreichungen einer Vorlage landen in einer Excel-Datei mit einer Spalte pro Feld. [Einreichungen einer Vorlage exportieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/einreichungen-exportieren.md)
- **PDFs als ZIP**: Alle gefilterten Einreichungen lassen sich auf einmal als PDFs in einem ZIP herunterladen.

## Berechtigungen

- **Formulare-Vorlagen verwalten**: Wer sie hat, erstellt, veröffentlicht und archiviert Vorlagen und sieht ihre Einreichungen. [Vorlage, Einreichung und Status](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare/vorlage-und-einreichung.md)
- **Einreichungen anderer einsehen**: Eine eigene Berechtigung gibt Zugriff auf Einreichungen anderer Mitarbeiter, auf Wunsch nur für bestimmte Teams.
- **Zugriff über die Projektakte**: Mitarbeiter eines Projekts öffnen die abgeschlossenen Einreichungen zu diesem Projekt.

## Formulare v1

- **Ältere Formulare weiter nutzen**: Organisationen mit der ersten Version füllen ihre Formulare in der App aus, sehen ihre Einreichungen und exportieren sie als Excel oder PDF-ZIP. [Formular v1 ausfüllen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare/formular-v1-ausfuellen.md)
- **PDF an Empfänger**: In der ersten Version schickt Teamanda jede gespeicherte Einreichung als PDF an die festgelegten Empfänger.
- **REST-API**: Einreichungen der ersten Version lassen sich über die REST-API lesen.

## Automatisch im Hintergrund

- **Einreichung als Kopie**: Jede Einreichung speichert eine eigene Kopie der Vorlage, spätere Änderungen an der Vorlage verändern bestehende Einreichungen nicht.
- **Automatischer Name**: Teamanda benennt jede Einreichung aus den Eigenschaften der Vorlage, sonst aus Vorlagenname und Zeitpunkt.
- **Projektarbeitszeit berechnen**: Beim Speichern summiert Teamanda die erfasste Arbeitszeit für Projekt und Datum.
- **Projekt zuordnen**: Das Projektfeld ordnet die Einreichung beim Speichern der Projektakte zu, und wird das Feld gelöscht, entfernt Teamanda auch die Zuordnung in der Vorlage.
- **E-Mail nur einmal**: Die E-Mail an die Empfänger geht nur beim ersten Abschließen raus und nur an aktive Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse.
- **Dateigrenzen**: Eine Datei darf bis 25 MB groß sein, alle beim Speichern neu gewählten Dateien zusammen bis 64 MB.
- **Bilder für das PDF**: Teamanda dreht Fotos richtig und verkleinert sie für das PDF.
- **Aufräumen**: Dateien, die nicht mehr in der Einreichung stehen, entfernt Teamanda beim Speichern.
- **Gleichzeitiges Speichern**: Speichern zwei Personen dieselbe Einreichung, verarbeitet Teamanda die Änderungen nacheinander.
- **Ablaufende Downloads**: Download-Links für Exporte laufen nach einem Tag ab, per E-Mail versendete Links nach sieben Tagen.
- **Live-Aktualisierung**: Listen von Vorlagen und Einreichungen aktualisieren sich ohne Neuladen.

## Siehe auch

- [Formulare für Mitarbeiter](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/formulare.md)
- [Formulare für die Verwaltung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/formulare.md)
- [Projektakte](https://docs.teamanda.de/funktionen/projektakte.md)
- [Projekte](https://docs.teamanda.de/funktionen/projekte.md)