# Geteilte Ablage: Funktionen im Überblick

> Digitale Dokumentenablage für das ganze Team mit Ordnern, Ordnerberechtigungen für Mitarbeiter und Teams, Vererbung, Volltextsuche in PDFs und Office-Dateien, Vorschau, Upload per Drag & Drop oder Kamera und Protokoll.

Die Geteilte Ablage ist der gemeinsame Dateiserver Ihrer Organisation in Teamanda: Die Verwaltung legt Ordner und Dateien ab, regelt je Ordner, wer sie liest oder ändert, und Mitarbeiter finden, öffnen und laden sie im Browser oder in der App.

## Ordner und Dateien

- **Ordnerstruktur**: beliebig tief verschachtelte Ordner mit Ordnerbaum und Pfad über der Liste. [Dateien öffnen und herunterladen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/geteilte-ablage/dateien-oeffnen-und-herunterladen.md)
- **Ordner anlegen und umbenennen**: im Web und in der App. [Ordner erstellen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/ordner-erstellen.md), [Ordner umbenennen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/ordner-umbenennen.md)
- **Verschieben**: Dateien und Ordner wandern in einen anderen Ordner, ein Ordner mit allen Dateien und Unterordnern; in sich selbst lässt sich ein Ordner nicht verschieben. [Dateien und Ordner verschieben](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/dateien-und-ordner-verschieben.md)
- **Löschen**: Dateien und ganze Ordner mit allem Inhalt werden endgültig gelöscht. [Datei löschen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/datei-loeschen.md), [Ordner löschen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/ordner-loeschen.md)

## Hochladen

- **Mehrere Dateien auf einmal**: bis zu 500 MB je Datei, im Web auch per Drag & Drop an eine beliebige Stelle der Seite oder direkt in einen Unterordner. [Dateien hochladen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/dateien-hochladen.md)
- **Fortschritt und Wiederholen**: eine Karte zeigt, wie viele Dateien angekommen sind, und lädt fehlgeschlagene Dateien mit einem Klick erneut hoch. [Dateien hochladen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/dateien-hochladen.md)
- **Fotos und Scans aus der App**: in der App laden Sie Dateien, Fotos aus der Galerie, neue Fotos mit der Kamera oder gescannte Dokumente hoch. [Dateien hochladen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/dateien-hochladen.md)

## Ansehen und finden

- **Vorschau im Browser**: PDFs und Office-Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint Seite für Seite, dazu Bilder, Videos, Audio, Text, CSV als Tabelle und ZIP-Archive als Dateiliste, mit Blättern per Pfeiltaste. [Dateien öffnen und herunterladen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/geteilte-ablage/dateien-oeffnen-und-herunterladen.md)
- **Herunterladen**: jede Datei, die ein Mitarbeiter lesen darf, lädt er herunter; die App öffnet sie direkt in einer passenden App des Geräts oder im Teilen-Menü. [Dateien öffnen und herunterladen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/geteilte-ablage/dateien-oeffnen-und-herunterladen.md)
- **Vorschaubilder**: Listen in der App zeigen Vorschaubilder von Bildern, PDFs, Videos und Office-Dateien.
- **Volltextsuche**: die Suche findet Dateinamen, Ordnernamen, Ordnerpfade und Wörter im Text von PDFs, Office- und Textdateien, über die ganze Ablage oder nur im geöffneten Ordner. [In der Ablage suchen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/geteilte-ablage/in-der-ablage-suchen.md)
- **Zuletzt hinzugefügt**: die App zeigt die zehn neuesten Dateien aus allen Ordnern, die ein Mitarbeiter sehen darf. [Zuletzt hinzugefügte Dateien ansehen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/geteilte-ablage/zuletzt-hinzugefuegte-dateien-ansehen.md)

## Berechtigungen

- **Vier Stufen je Ordner**: Kein Zugriff, Lesen, Schreiben und Verwalten; wer verwaltet, ändert auch die Regeln des Ordners. [Berechtigungsstufen im Überblick](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/geteilte-ablage/berechtigungsstufen-im-ueberblick.md)
- **Regeln für Mitarbeiter, Teams und Teamleitungen**: eine Regel gilt für einen Mitarbeiter, die Mitglieder eines Teams, die Teamleitung eines Teams oder alle anderen; bei mehreren Treffern zählt die höchste Stufe. [Berechtigungen eines Ordners festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/berechtigungen-eines-ordners-festlegen.md)
- **Vererbung**: ein Ordner ohne eigene Regeln übernimmt die des nächsten übergeordneten Ordners mit Regeln; eigene Regeln ersetzen die geerbten vollständig. [Berechtigungen und Vererbung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/berechtigungen-und-vererbung.md)
- **Zurücksetzen**: ein Ordner gibt seine eigenen Regeln auf und erbt wieder. [Berechtigungen eines Ordners zurücksetzen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/berechtigungen-eines-ordners-zuruecksetzen.md)
- **Verborgene Ordner**: Ordner ohne Zugriff fehlen in Liste und Suche, und ihr Name bleibt auch im Pfad eines lesbaren Unterordners verborgen. [Berechtigungen und Vererbung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/berechtigungen-und-vererbung.md)
- **Administrativer Zugriff**: die Berechtigungen für Dateien und Ordner der geteilten Ablage öffnen jeden Ordner, unabhängig von seinen Regeln. [Berechtigungen und Vererbung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/berechtigungen-und-vererbung.md)

## Protokoll

- **Nachvollziehbare Änderungen**: das Protokoll hält fest, wer Ordner angelegt, geändert oder gelöscht, Dateien hochgeladen, heruntergeladen, verschoben oder gelöscht und Ordnerregeln geändert hat.

## Automatisch im Hintergrund

- **Startregel**: schaltet die Organisation die Geteilte Ablage zum ersten Mal ein, dürfen zunächst alle Mitarbeiter die oberste Ebene lesen.
- **Neue Ordner privat**: ein neuer Ordner gehört zunächst nur seinem Ersteller, der ihn verwaltet, bis er andere freigibt. [Berechtigungen und Vererbung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage/berechtigungen-und-vererbung.md)
- **Texterkennung für die Suche**: Teamanda liest nach dem Hochladen den Text aus PDFs, Office- und Textdateien und nimmt ihn in die Suche auf.
- **Suche nach Berechtigung**: die Suche zeigt jedem Mitarbeiter nur Treffer, die er lesen darf, und aktualisiert das, sobald sich Regeln ändern.
- **Bildmetadaten entfernt**: beim Hochladen entfernt Teamanda Metadaten wie Aufnahmeort und Kamera aus Bildern und verkleinert JPEG- und PNG-Dateien verlustfrei.
- **Office-Vorschau**: Teamanda wandelt Office-Dokumente für die Vorschau selbst in PDF um.
- **Speicher aufräumen**: Teamanda entfernt gelöschte Dateien kurz darauf auch aus dem Speicher.

## Siehe auch

- [Geteilte Ablage für Mitarbeiter](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/geteilte-ablage.md)
- [Geteilte Ablage für die Verwaltung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/geteilte-ablage.md)
- [Personalakte: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/personalakte.md)
- [Projektakte: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/projektakte.md)