# Organisation: Funktionen im Überblick

> Mitarbeiterverwaltung mit Einladung und Archiv, Arbeitsverträge mit Sollzeit, Urlaub und Vergütung, Teams mit Rollen und Rechten, Standorte mit automatischen Feiertagen je Bundesland, Audit-Log und Abrechnung je Mitarbeiter.

In der Organisation verwaltet die Verwaltung Mitarbeiter, Arbeitsverträge, Teams, Berechtigungen, Standorte und Feiertage, auf denen alle anderen Apps von Teamanda aufbauen.

## Mitarbeiter verwalten

- **Mitarbeiter einladen**: Die Verwaltung legt einen oder mehrere Mitarbeiter auf einmal an, jeweils mit Arbeitsvertrag und Teams, und schickt ihnen eine Einladung per E-Mail. [Mitarbeiter einladen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/mitarbeiter-einladen.md)
- **Zugangsdaten als PDF**: Beim Anlegen lädt Teamanda eine PDF-Datei mit den Zugangsdaten herunter, die sich auch auf Papier weitergeben lässt, etwa an Mitarbeiter ohne eigene E-Mail-Adresse.
- **Vertrag übernehmen**: Ein neuer Mitarbeiter bekommt seinen Arbeitsvertrag aus einer Vorlage wie Vollzeit, Teilzeit, Werkstudent oder Minijob oder vom Vertrag eines bestehenden Mitarbeiters.
- **Doppelte E-Mail-Adressen erkennen**: Ist eine E-Mail-Adresse schon vergeben, zeigt Teamanda das vor dem Anlegen an.
- **Erneut einladen**: Hat sich ein Mitarbeiter noch nie angemeldet, schickt die Verwaltung eine neue Einladung oder erstellt neue Zugangsdaten.
- **Passwort und Zweiten Faktor zurücksetzen**: Die Verwaltung schickt einen Link zum neuen Passwort, setzt das Passwort selbst oder setzt den Zweiten Faktor eines Mitarbeiters zurück. [Passwort oder Zweiten Faktor eines Mitarbeiters zurücksetzen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/passwort-oder-zweiten-faktor-eines-mitarbeiters-zuruecksetzen.md)
- **Mitarbeiter archivieren**: Verlässt ein Mitarbeiter die Organisation, archiviert die Verwaltung ihn; Zeiteinträge, Abwesenheiten und Dokumente bleiben erhalten, und er lässt sich wiederherstellen. [Mitarbeiter archivieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/mitarbeiter-archivieren.md)
- **Mitarbeiterliste mit eigenen Spalten**: Die Mitarbeiterliste zeigt wählbare Spalten wie Urlaub, Zeitkonten, Wochenstunden, Vorgesetzte, Standorte und Alter und lässt sich als Excel-Datei herunterladen. [Mitarbeiterliste exportieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/mitarbeiterliste-exportieren.md)
- **Vorgesetzte zuordnen**: Im Profil hinterlegt die Verwaltung die Vorgesetzten eines Mitarbeiters, die dann etwa seine Abwesenheiten genehmigen. [Teams und Berechtigungen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/teams-und-berechtigungen.md)
- **Eigene Mitarbeiterfelder**: Zusätzliche Felder für Stammdaten legt die Verwaltung selbst an. [Personalakte: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/personalakte.md)
- **Mitarbeiterverzeichnis in der App**: Die App listet die Kollegen mit Suche und zeigt, wer gerade arbeitet, nicht arbeitet oder abwesend ist.
- **Namensformat**: Die Organisation legt fest, ob Teamanda Namen als Vorname Nachname oder Nachname Vorname anzeigt.

## Arbeitsverträge

- **Arbeitsvertrag je Mitarbeiter**: Der Arbeitsvertrag hält Anstellungsverhältnis, Sollzeit je Wochentag, Urlaubsanspruch, Übertrag von Resturlaub und Vergütung fest. [Arbeitsvertrag anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/arbeitsvertrag-anlegen.md)
- **Feste und flexible Arbeitszeit**: Ein Vertrag hat feste Stunden je Wochentag, Tage ohne Sollzeit oder flexible Arbeitstage mit Mindest- und Höchststunden im Monat, etwa für einen Minijob.
- **Grenzen für das Zeitkonto**: Höchstes Zeitguthaben und höchste Zeitschuld begrenzen das Überstundenkonto.
- **Vertragsversionen mit Gültigkeit**: Ändern sich die Bedingungen, gilt ein neuer Vertrag ab seinem Datum, und vergangene Monate bleiben richtig berechnet.
- **Vergütung im Vertrag**: Monatslohn oder Stundenlohn mit Lohnart, wenn die Organisation Lohn und Gehalt nutzt. [Vergütung im Arbeitsvertrag festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/verguetung-im-arbeitsvertrag-festlegen.md)
- **Alle Verträge vergleichen**: Eine Seite zeigt Arbeitszeit, Zeitkonto, Urlaub und Vergütung aller Mitarbeiter und filtert nach gleichen Bedingungen. [Arbeitsverträge aller Mitarbeiter ansehen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/arbeitsvertraege-ansehen.md)
- **Verträge gesammelt anpassen**: Arbeitszeit, Zeitkonto, Urlaub, Lohn oder Lohnart vieler Verträge ändern sich in einem Schritt, als neue Version ab einem Datum oder rückwirkend, mit Vorschau. [Arbeitsverträge mehrerer Mitarbeiter anpassen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/arbeitsvertraege-gesammelt-anpassen.md)
- **Arbeitsvertrag aus PDF auslesen**: Die KI liest einen Arbeitsvertrag als PDF und füllt die Felder aus. [Arbeitsvertrag aus PDF auslesen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/ki/arbeitsvertrag-aus-pdf-auslesen.md)
- **Umstieg vom Arbeitszeitmodell**: Bisherige Arbeitszeitmodelle, Vergaberegeln und Anfangssalden stehen jetzt im Arbeitsvertrag. [Vom Arbeitszeitmodell zum Arbeitsvertrag](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/vom-arbeitszeitmodell-zum-arbeitsvertrag.md)

## Teams und Berechtigungen

- **Teams anlegen**: Teams bündeln Mitarbeiter, damit sie gemeinsam Berechtigungen und Apps erhalten. [Team anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/team-anlegen.md)
- **Mitarbeiter und Teamleiter zuordnen**: Ein Mitarbeiter gehört zu beliebig vielen Teams, als Mitglied oder als Teamleiter. [Mitarbeiter einem Team zuordnen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/mitarbeiter-einem-team-zuordnen.md)
- **Rollen und Rechte**: Berechtigungen vergibt die Verwaltung an die Mitglieder eines Teams, an seine Teamleiter, an einzelne Mitarbeiter oder an die ganze Organisation. [Berechtigungen eines Teams festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/berechtigungen-eines-teams-festlegen.md)
- **Berechtigungen auf Teams beschränken**: Viele Berechtigungen gelten nur für die Mitarbeiter ausgewählter Teams, Teamleiter-Rechte immer nur für das eigene Team. [Teams und Berechtigungen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/teams-und-berechtigungen.md)
- **Sinnvolle Voreinstellung für neue Teams**: Mitglieder eines neuen Teams sehen die Abwesenheitsanfragen ihrer Kollegen, Teamleiter zusätzlich deren Zeiteinträge, Mitarbeiterdaten und Ressourcenplanung.
- **Berechtigungen eines Mitarbeiters prüfen**: Das Profil zeigt jede Berechtigung eines Mitarbeiters, für welche Teams sie gilt und woher sie stammt. [Berechtigungen eines Mitarbeiters prüfen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/berechtigungen-eines-mitarbeiters-pruefen.md)
- **Schutz vor Rechteausweitung**: Niemand vergibt Berechtigungen, die er selbst nicht hat, oder schränkt seine eigenen ein. [Organisation-Berechtigungen im Überblick](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/organisation-berechtigungen-im-ueberblick.md)
- **Apps je Team**: Je Team legt die Verwaltung fest, welche Apps seine Mitglieder sehen.
- **Benachrichtigungen je Organisation und Team**: Die Verwaltung legt fest, welche Benachrichtigungen standardmäßig per E-Mail und Push kommen, jeder Mitarbeiter kann für sich abweichen. [Benachrichtigungen für Organisation und Teams festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/benachrichtigungen-fuer-organisation-und-teams-festlegen.md)

## Standorte und Feiertage

- **Standorte**: Jeder Standort hat Adresse, Bundesland und Zeitzone, dazu eigene Angaben wie die Standortleitung. [Standorte anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/standorte-anlegen.md)
- **Mitarbeiter einem Standort zuordnen**: Ein Mitarbeiter bekommt die Feiertage der Standorte, denen er angehört. [Mitarbeiter einem Standort zuordnen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/mitarbeiter-einem-standort-zuordnen.md)
- **Gesetzliche Feiertage je Bundesland**: Teamanda trägt die gesetzlichen Feiertage aller Bundesländer selbst ein und ordnet sie den Standorten im passenden Bundesland zu. [Feiertage](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/feiertage.md)
- **Halbe Feiertage**: Ein Feiertag lässt sich als halber Tag markieren, dann halbiert sich die Sollzeit.
- **Eigene Feiertage**: Freie Tage wie Heiligabend oder ein regionaler Festtag legt die Verwaltung selbst an, einmalig oder jedes Jahr. [Eigenen Feiertag anlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/eigenen-feiertag-anlegen.md)
- **Betriebsferien**: Betriebsferien verringern die Sollzeit im gewählten Zeitraum und wiederholen sich jedes Jahr. [Feiertage](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/feiertage.md)

## Einrichtung und Apps

- **Geführte Ersteinrichtung**: Nach der Registrierung führt Teamanda durch Unternehmen, Apps, Mitarbeiter und Teams und legt dabei den ersten Standort mit Feiertagen und das erste Team an. [Ersteinrichtung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/ersteinrichtung.md)
- **Rundgang**: Nach der Ersteinrichtung zeigt ein Rundgang im Browser, wo die eingeschalteten Apps liegen.
- **Apps ein- und ausschalten**: Die Verwaltung schaltet gebuchte Apps für die ganze Organisation ein oder aus. [Weitere Apps anfragen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/weitere-apps-anfragen.md)
- **Weitere Apps anfragen**: Nicht gebuchte Apps fragt die Verwaltung mit einer vorbereiteten E-Mail beim Teamanda-Support an. [Weitere Apps anfragen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/weitere-apps-anfragen.md)
- **Logo, Icon und Farbe**: Die Organisation zeigt ihr eigenes Logo, Icon und ihre Primärfarbe.
- **Eigene Adresse**: Die Organisation wählt ihre eigene Domain bei Teamanda.
- **Eigener Mailserver**: E-Mails von Teamanda gehen auf Wunsch über den SMTP-Server der Organisation. [Benachrichtigungen für Organisation und Teams festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/benachrichtigungen-fuer-organisation-und-teams-festlegen.md)
- **Unternehmensstammdaten**: Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID und Lohnabrechnungssoftware der Organisation.
- **AVV online unterschreiben**: Den Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreibt die Verwaltung direkt aus den Einstellungen.

## Abrechnung

- **Preis je Mitarbeiter**: Teamanda rechnet je Mitarbeiter ab, nicht je Team, Standort oder Ressource; archivierte Mitarbeiter zählen nicht. [Abrechnung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/abrechnung.md)
- **Mitarbeiterzahl des Tarifs**: Erreicht die Organisation die Mitarbeiterzahl ihres Tarifs, weist Teamanda beim Anlegen darauf hin.
- **Apps und Pakete buchen**: Im Marketplace bucht, wer Inhaber ist, Apps und Pakete per Online-Zahlung oder auf Rechnung.
- **Abonnement verwalten**: Rechnungen und Zahlungsart verwaltet der Inhaber im Kundenportal. [Abrechnung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation/abrechnung.md)

## Audit-Log

- **Änderungsprotokoll**: Das Audit-Log zeigt Administratoren, wer wann was geändert hat, etwa Arbeitsverträge, Berechtigungen, Stammdaten, Zeiteinträge, Abwesenheiten, Schichten, Reisekosten und Dateien.
- **Anmeldungen und Sicherheit**: Erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Passwortänderungen, Zweiter Faktor, Passkeys und Wiederherstellungscodes stehen im Audit-Log.
- **Gerät und App-Version**: Jeder Eintrag nennt das Gerät oder die App-Version, mit der die Änderung gemacht wurde.
- **Wer geändert hat**: Ein Eintrag nennt den Mitarbeiter, den API-Schlüssel oder Teamanda selbst als Urheber.
- **Filter und Suche**: Das Audit-Log filtert nach Zeitraum, App, Ereignis, betroffenem Mitarbeiter und Freitext und zeigt auf Wunsch nur Änderungen durch die KI.

## Schnittstellen und KI-Assistenten

- **REST-API**: Eigene Systeme lesen Mitarbeiter, Mitarbeiterfelder und Teams und legen Arbeitsverträge an, ändern und löschen sie. [API-Schlüssel erstellen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/integrationen/api-schluessel-erstellen.md)
- **DATEV-Abgleich**: Mitarbeiter lassen sich in DATEV anlegen und ihre Stammdaten mit DATEV abgleichen. [Integrationen: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/integrationen.md)
- **KI-Assistenten**: Über die Teamanda-Verbindung suchen KI-Assistenten Mitarbeiter und Teams. [KI-Assistenten und KI-Verbindungen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/ki/ki-assistenten-und-ki-verbindungen.md)

## Automatisch im Hintergrund

- **Neue Mitarbeiter startklar**: Ein neuer Mitarbeiter gehört automatisch zum zuletzt angelegten Standort und zum gültigen Zeiterfassungsprofil, bekommt alle Abwesenheitsarten und kommt in die Projekte und Kanäle, die neue Mitarbeiter automatisch aufnehmen.
- **Einladung mit Ablauf**: Ein Einladungslink gilt 2 Tage, ein Link zum Zurücksetzen des Passworts 10 Minuten.
- **Abmelden beim Archivieren**: Ein archivierter Mitarbeiter wird auf allen Geräten abgemeldet, erhält keine Benachrichtigungen mehr, und seine künftigen Einsätze werden zu Offenen Einsätzen.
- **Mitarbeiterzahl immer aktuell**: Beim Anlegen und Archivieren und jede Nacht passt Teamanda die abgerechnete Mitarbeiterzahl an.
- **Feiertage aktualisieren sich selbst**: Teamanda lädt die gesetzlichen Feiertage regelmäßig nach. Wechselt ein Standort das Bundesland, tauscht Teamanda seine Feiertage aus.
- **Neuberechnung bei Änderungen**: Ändern sich Arbeitsvertrag, Feiertag, Betriebsferien oder Standortzuordnung, berechnet Teamanda Sollzeit, Überstunden und Urlaubsanspruch der betroffenen Mitarbeiter neu, auch rückwirkend.
- **Geburtstage und Dienstjubiläen**: Vorgesetzte erhalten eine Push-Benachrichtigung zum Geburtstag ihrer Mitarbeiter und zu jedem fünften Dienstjubiläum.
- **Neues Namensformat überall**: Ändert die Organisation das Namensformat, schreibt Teamanda die Namen aller Mitarbeiter um.

## Siehe auch

- [Organisation für die Verwaltung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/organisation.md)
- [Erste Schritte für die Verwaltung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/erste-schritte.md)
- [Abwesenheiten: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/abwesenheiten.md)
- [Personalakte: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/personalakte.md)
- [Plattform: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/plattform.md)