# Reisekosten: Funktionen im Überblick

> Reisekostenabrechnung per Foto in Browser und App, Tagegeld und Kilometergeld nach gesetzlichen Pauschalen, Genehmigung je Ausgabenkategorie, Auszahlung mit dem Gehalt oder per SEPA-Überweisung und Guthabenauszahlung.

Mit Reisekosten rechnen Mitarbeiter in Teamanda Spesen, Fahrtkosten und Auslagen mit Beleg im Browser oder in der App ab, und die Verwaltung genehmigt, prüft und zahlt sie mit der Lohnabrechnung oder per Überweisung aus.

## Reisekostenabrechnung

- **Digitale Reisekostenabrechnung**: Mitarbeiter sammeln die Ausgaben einer Reise oder eines frei gewählten Zeitraums in einer Reisekostenabrechnung, auch mehrere gleichzeitig. [Reisekostenabrechnung anlegen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/reisekosten/reisekostenabrechnung-anlegen.md)
- **Fortlaufende Nummer**: Jede Reisekostenabrechnung erhält beim Anlegen die nächste Nummer der Organisation.
- **Einreichen zur Genehmigung**: Der Mitarbeiter bestätigt beim Einreichen, dass seine Angaben richtig und vollständig sind. [Reisekostenabrechnung einreichen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/reisekosten/reisekostenabrechnung-einreichen.md)
- **Zurückziehen**: Bis zur Genehmigung holt der Mitarbeiter eine eingereichte Reisekostenabrechnung als Entwurf zurück.
- **Ändern nach dem Einreichen**: Bis zur Genehmigung ändert, ergänzt und löscht der Mitarbeiter Ausgaben weiter, ohne sie zurückzuziehen. [Eingereichte Reisekostenabrechnung ändern](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/reisekosten/eingereichte-reisekostenabrechnung-aendern.md)
- **Lückenloser Verlauf**: Der Verlauf hält fest, wer wann angelegt, eingereicht, geändert, abgelehnt, genehmigt, geprüft, exportiert oder wieder geöffnet hat, und zeigt frühere Stände jeder Ausgabe.

## Ausgaben erfassen

- **Beleg per Foto oder PDF**: Mitarbeiter fotografieren den Beleg in der App, wählen ein Foto oder laden eine Datei hoch, im Browser per Drag and Drop. [Ausgabe erfassen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/reisekosten/ausgabe-erfassen.md)
- **17 Ausgabenkategorien**: Von Kilometergeld, Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen, Parken und Tanken über Hotel, Tagegeld, Übernachtungspauschale und Bewirtung bis zu Material, Porto, Telefon und Reisenebenkosten.
- **Felder je Kategorie**: Jede Kategorie fragt ab, was sie braucht, etwa Von und Nach bei Fahrten, Anreise und Abreise beim Hotel oder Anlass und Gäste bei einer Bewirtung.
- **Mehrwertsteuer**: Je Ausgabe wählt der Mitarbeiter 0, 7 oder 19 % MwSt., vorbelegt mit dem üblichen Satz der Kategorie.
- **Firmenkarte**: Eine mit der Firmenkarte bezahlte Ausgabe wird erfasst, aber nicht erstattet.
- **Vorschüsse**: Einen erhaltenen Vorschuss erfasst der Mitarbeiter ohne Beleg, er wird von der Erstattung abgezogen.
- **Eigenbeleg bei verlorenem Beleg**: Fehlt ein Pflichtbeleg, erstellt der Mitarbeiter im Browser einen Eigenbeleg, den Teamanda mit seinem Namen digital unterschreibt und als PDF ablegt.
- **Projekt und Kostenstelle**: Mit den Modulen Projekte und Kostenstellen ordnet der Mitarbeiter jede Ausgabe einem Projekt und einer Kostenstelle zu.
- **Schnell nacheinander erfassen**: Im Browser erfasst der Mitarbeiter mit einem Klick gleich die nächste Ausgabe und findet die Kategorie über eine Suche.

## Pauschalen

- **Kilometergeld**: Für Fahrten mit dem eigenen Pkw oder Motorrad gibt der Mitarbeiter die Kilometer an, Teamanda rechnet den Betrag aus der Pauschale aus.
- **Tagegeld für Verpflegungsmehraufwand**: Aus Abfahrt und Rückkehr berechnet Teamanda das Tagegeld jedes Reisetags nach den gesetzlichen Pauschalen.
- **Kürzung für gestellte Mahlzeiten**: Je Tag hakt der Mitarbeiter gestellte Mahlzeiten an, und Teamanda kürzt das Tagegeld um die gesetzlichen Beträge.
- **Übernachtungspauschale**: Für Übernachtungen ohne Hotelrechnung erstattet Teamanda die Pauschale je Nacht.
- **Eigene Erstattungssätze**: Die Organisation legt für jede Pauschale einen eigenen Satz fest oder folgt den gesetzlichen Werten. [Pauschalen festlegen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/pauschalen-festlegen.md)
- **Steuerpflichtige Mehrbeträge**: Zahlt die Organisation mehr als gesetzlich, bucht Teamanda den Mehrbetrag getrennt, beim Tagegeld bis zur ungekürzten Pauschale pauschal versteuert mit 25 %.

## Genehmigung

- **Genehmigung je Ausgabenkategorie**: Je Kategorie legt die Verwaltung fest, ob und von wem Ausgaben genehmigt werden, etwa vom Vorgesetzten, Teamleiter oder einzelnen Personen, und wie viele zustimmen müssen. [Ausgabenkategorien einrichten](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/ausgabenkategorien-einrichten.md)
- **Mehrere Abrechnungen auf einmal genehmigen**: Genehmigende wählen mehrere eingereichte Reisekostenabrechnungen aus und sehen Anzahl und Summe der Auswahl. [Reisekostenabrechnungen genehmigen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/reisekostenabrechnungen-genehmigen.md)
- **Einzelne Ausgaben ablehnen**: Statt die ganze Reisekostenabrechnung zurückzuweisen, lehnen Genehmigende einzelne Ausgaben mit Begründung ab, etwa doppelt erfasst oder Beleg unleserlich. [Ausgabe ablehnen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/ausgabe-ablehnen.md)
- **Festschreibung**: Eine genehmigte Reisekostenabrechnung und ihre Belege kann niemand mehr ändern.
- **Wieder öffnen mit Begründung**: Ist ein Fehler zu korrigieren, öffnet die Verwaltung eine genehmigte Reisekostenabrechnung mit Grund wieder, auch mehrere auf einmal. [Reisekostenabrechnung wieder öffnen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/reisekostenabrechnung-wieder-oeffnen.md)
- **Kein Genehmigen in eigener Sache**: Eigene Reisekostenabrechnungen und Guthabenauszahlungen genehmigt, prüft oder öffnet niemand selbst.

## Auszahlung und Export

- **Auszahlung mit dem Gehalt oder per Überweisung**: Beim Prüfen legt die Verwaltung Auszahlungsweg und Auszahlungsdatum fest, auch für mehrere Reisekostenabrechnungen auf einmal. [Reisekostenabrechnung prüfen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/reisekostenabrechnung-pruefen.md)
- **Übergabe an die Lohnabrechnung**: Geprüfte Erstattungen kommen als Sonderzahlungen je Lohnart in den Lohn des Mitarbeiters und mit ihm in die DATEV-Übertragung. [Auszahlung einrichten](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/auszahlung-einrichten.md)
- **SEPA-Überweisung**: Für alle per Überweisung geprüften Reisekostenabrechnungen erstellt Teamanda eine SEPA-Datei für das Online-Banking, mit der IBAN aus der Personalakte. [SEPA-Überweisung exportieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/sepa-ueberweisung-exportieren.md)
- **Frühere SEPA-Dateien**: Jede erstellte SEPA-Datei bleibt mit Ausführungsdatum, Anzahl und Summe zum erneuten Herunterladen gespeichert.
- **Excel-Export und Belege als ZIP**: Alle Ausgaben exportiert die Verwaltung als Excel-Datei, alle Belege als ZIP mit einem Ordner je Reisekostenabrechnung, etwa für den Steuerberater. [Reisekosten exportieren](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/reisekosten-exportieren.md)

## Guthabenauszahlung

- **Überstunden und Resturlaub auszahlen lassen**: Mitarbeiter beantragen im Browser oder in der App, Stunden ihres Arbeitszeitkontos oder Tage ihres Resturlaubs mit der nächsten Lohnabrechnung ausgezahlt zu bekommen. [Guthaben auszahlen lassen](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/reisekosten/guthaben-auszahlen.md)
- **Guthaben im Blick**: Vor dem Antrag zeigt Teamanda verfügbare Überstunden und Urlaubstage, bereits offen beantragte und was danach bleibt, bei Überstunden auch den ungefähren Bruttobetrag.
- **Anträge entscheiden**: Die Verwaltung genehmigt oder lehnt Anträge mit Begründung ab. [Guthabenauszahlungen genehmigen](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten/guthabenauszahlungen-genehmigen.md)

## Berechtigungen

- **Abgestufte Berechtigungen**: Die Organisation vergibt getrennt, wer Reisekosten einrichtet, wer sie verwaltet und wer die Reisekostenabrechnungen anderer nur ansieht, die letzten beiden auch nur für bestimmte Mitarbeiter.
- **Belege nur für Beteiligte**: Genehmigende sehen die Belege der Reisekostenabrechnungen, die sie genehmigen, auch ohne weitere Berechtigung.

## Automatisch im Hintergrund

- **Erstattung berechnen**: Teamanda zählt die mit eigenem Geld bezahlten Ausgaben ohne abgelehnte Ausgaben und zieht Vorschüsse ab, sodass die Erstattung auch negativ werden und mit dem Gehalt einbehalten werden kann.
- **Tagegeld nach Reisedauer**: Ein Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung und jeder volle Tag dazwischen erhalten ihre gesetzliche Pauschale, eine Reise über Nacht ohne Übernachtung zählt als ein Tag.
- **Frühstück aus dem Hotel**: Enthält ein Hotel der Reisekostenabrechnung das Frühstück, kürzt Teamanda das Tagegeld an jedem Morgen nach einer Hotelnacht von selbst.
- **Gesetzliche Pauschalen nach Datum**: Teamanda nimmt die gesetzlichen Pauschalen, die am Tag der Ausgabe galten, und jede Ausgabe behält den Satz, mit dem sie gespeichert wurde.
- **Kein doppeltes Tagegeld**: Jeder Reisetag gehört zu höchstens einem Tagegeld, auch über mehrere Reisekostenabrechnungen hinweg, und das Tagegeld muss im Zeitraum seiner Reisekostenabrechnung liegen.
- **Genehmigende beim Einreichen festhalten**: Beim Einreichen stehen die Genehmigenden je Kategorie fest, und findet die Regel niemanden außer dem Mitarbeiter, genehmigt, wer Reisekosten verwalten darf.
- **Automatische Genehmigung**: Braucht keine Kategorie einer Reisekostenabrechnung eine Genehmigung, ist sie beim Einreichen genehmigt.
- **Erneute Genehmigung nach Änderung**: Ändert der Mitarbeiter nach dem Einreichen eine Ausgabe, muss ihre Kategorie erneut genehmigt werden, und eine geänderte abgelehnte Ausgabe geht wieder zur Genehmigung.
- **Rücknahme beim Wiederöffnen**: Öffnet die Verwaltung eine geprüfte Reisekostenabrechnung wieder, entfernt Teamanda ihre Sonderzahlungen, und die nächste DATEV-Übertragung nimmt sie zurück.
- **Keine doppelte Überweisung**: Eine Reisekostenabrechnung kommt nur in eine einzige SEPA-Datei, auch nach dem Wiederöffnen.
- **Prüfung der Bankdaten**: Ohne gültige IBAN in der Personalakte oder bei Barzahlung lässt Teamanda eine Reisekostenabrechnung aus der SEPA-Datei aus und nennt den Grund.
- **Gesperrte Lohnmonate**: Ein Auszahlungsdatum in einem Monat, der schon an DATEV übertragen ist, nimmt Teamanda nicht an.
- **Guthaben vor der Genehmigung prüfen**: Beim Genehmigen einer Guthabenauszahlung prüft Teamanda erneut, ob die Überstunden oder Urlaubstage noch reichen, und legt dann die Auszahlung im Lohn des Mitarbeiters an.
- **Benachrichtigungen**: Genehmigende erfahren von neuen Reisekostenabrechnungen und Guthabenauszahlungen, Mitarbeiter von Genehmigung, Ablehnung und Wiederöffnen, jeweils per E-Mail und Push-Benachrichtigung, einzeln abschaltbar.
- **Protokoll**: Einreichen, Zurückziehen, Genehmigen und Wiederöffnen stehen zusätzlich im Protokoll der Organisation.

## Siehe auch

- [Reisekosten für Mitarbeiter](https://docs.teamanda.de/mitarbeiter/reisekosten.md)
- [Reisekosten für die Verwaltung](https://docs.teamanda.de/verwaltung/reisekosten.md)
- [Lohn & Gehalt: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/lohn-und-gehalt.md)
- [Personalakte: Funktionen im Überblick](https://docs.teamanda.de/funktionen/personalakte.md)