Teamanda 2.108: Reisekosten in der App, Projekte in der Einsatzplanung und Dateien im Chat

Beleg fotografieren, Ausgabe erfassen, einreichen, direkt von unterwegs. Reisekosten gibt es jetzt in der App, Genehmigende lehnen einzelne Ausgaben ab und Überweisungen gehen per SEPA-Datei an die Bank. Die Einsatzplanung sortiert und gruppiert Projekte nach Bauleiter, und Chats lesen angehängte Dateien und merken sich Vorlieben.

Reisekosten von unterwegs

Hotelrechnung in der Hand, Abrechnung gleich erledigt? In der App legen Mitarbeiter unter Mehr → Reisekosten eine Reisekostenabrechnung an, erfassen Ausgaben, fotografieren den Beleg mit Foto aufnehmen und reichen die Abrechnung ein. Auch eine Guthabenauszahlung für Überstunden oder Resturlaub lässt sich dort beantragen, ändern und zurückziehen. Im Web begleitet eine Geführte Tour durch die erste Abrechnung.

Über neue Abrechnungen, Genehmigungen und Ablehnungen informiert Teamanda Genehmigende und Mitarbeiter per E-Mail und Push-Benachrichtigung.

Mehr dazu: Reisekostenabrechnung anlegen, Ausgabe erfassen, Reisekostenabrechnung einreichen, Guthaben auszahlen lassen

Einzelne Ausgaben ablehnen

Der private Werkzeugkoffer ist mit in die Abrechnung gerutscht? Genehmigende lehnen jetzt einzelne Ausgaben mit einer Begründung ab, statt die ganze Reisekostenabrechnung zurückzuschicken. Die Ausgabe bleibt durchgestrichen stehen, zählt 0 € und der Mitarbeiter erfährt die Begründung sofort. Der Rest der Abrechnung lässt sich ganz normal genehmigen.

Mehr dazu: Ausgabe ablehnen, Eingereichte Reisekostenabrechnung ändern

Erstattungen per SEPA-Datei überweisen

Geprüfte Reisekostenabrechnungen mit dem Auszahlungsweg Überweisung landen mit Exportieren → SEPA-Überweisung in einer SEPA-Datei, die sich direkt im Online-Banking hochladen lässt. Teamanda nimmt die IBAN aus der Personalakte, nennt Abrechnungen, die nicht überwiesen werden können, und überweist keine Abrechnung doppelt: Eine exportierte Abrechnung kommt in keine weitere SEPA-Datei, auch nicht nach dem Wiederöffnen. Frühere Dateien liegen unter SEPA-Exporte zum erneuten Herunterladen.

Mehr dazu: SEPA-Überweisung exportieren, Auszahlung einrichten

Projekte in der Einsatzplanung im Griff

Welche Baustellen betreut welcher Bauleiter? Die Ansicht Projekte der Einsatzplanung sortiert Projekte nach Aktivität und gruppiert sie nach einer Optionalen Information wie Bauleiter oder Polier. Ein Filter zeigt nur die Projekte eines Bauleiters, und unter jedem Projekt steht, wie viele Stunden im Zeitraum verplant sind.

Neben dem Plan öffnet sich die Projektvorschau. Dort lassen sich Laufzeit, Adresse und Optionale Informationen ändern und abgeschlossene Projekte archivieren, ohne die Einsatzplanung zu verlassen.

Mehr dazu: Projekte sortieren und filtern, Projekt in der Einsatzplanung bearbeiten, Projektende in der Einsatzplanung setzen, Projekt in der Einsatzplanung archivieren, Abwesenheiten und verplante Tage

Chats lesen Dateien und merken sich Vorlieben

Was steht eigentlich in diesem Vertrag? Einem Chat lassen sich jetzt bis zu 5 Dateien mitgeben: Fotos, PDFs, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Er liest sie und beantwortet Fragen dazu. Dateien lassen sich auch einfach in den Chat ziehen oder aus der Zwischenablage einfügen.

Mit dem Gedächtnis merken sich Chats Hinweise über Chats hinweg, etwa dass Antworten als Tabelle kommen sollen. Es gibt ein persönliches Gedächtnis, eines zu Mitarbeitern und eines für die ganze Organisation. Jedes ist aus, bis ein Inhaber es einschaltet.

Mehr dazu: Dateien an einen Chat anhängen, Das Gedächtnis von Chats, Gedächtnis einschalten

Kleine Dinge, die den Alltag leichter machen

• Bleibt ein Abwesenheitsantrag liegen, erinnert Teamanda die Genehmigenden alle 3 Tage per E-Mail und Push-Benachrichtigung, bis sie entschieden haben. Mehr in Urlaubsanträge genehmigen.
• Resturlaub verfällt jetzt an jedem beliebigen Tag, etwa am 15. März, genau wie im Arbeitsvertrag vereinbart.
• Unter E-Mail bei Status legt die Abwesenheitsart fest, bei welchen Statusänderungen zusätzliche Adressen wie die der Personalabteilung eine E-Mail bekommen.
• Die Stunden eines Mitarbeiters je Projekt lassen sich unter Mitarbeiter verwalten im Abschnitt Projektzeitauswertung jetzt mit Excel Export herunterladen. Mehr in Projektzeiten auswerten.
• Fragt ein Chat nach einer Freigabe, zeigt er Mitarbeiter mit Namen und Bild. Alle Chats stehen als Gesichter am rechten Rand, ein farbiger Punkt zeigt, welcher gerade arbeitet oder wartet.
• Wer Teamanda mit Sternen bewertet, kann jetzt in einem Kommentar dazuschreiben, was gefällt oder fehlt.