Ausgabe erfassen

Ausgaben erfassen Sie in einer Reisekostenabrechnung, solange sie ein Entwurf ist.

Geführte Tour starten

Web

1. Öffnen Sie Reisekosten → Meine Abrechnungen, klicken Sie auf die Reisekostenabrechnung und dann auf Ausgabe hinzufügen.

   

2. Wählen Sie unter Was möchten Sie abrechnen? die Ausgabenkategorie, zum Beispiel Bewirtung. Sie sehen nur die Kategorien, die Ihre Organisation freigeschaltet hat.

   

3. Legen Sie links den Beleg als Foto oder PDF ab. Darunter steht, was in dieser Kategorie erstattet wird. Tragen Sie Datum, Händler / Beschreibung und Betrag brutto ein, dazu die Felder der Kategorie, bei einer Bewirtung zum Beispiel Anlass und Externe Gäste. Unter Bezahlt mit wählen Sie Firmenkarte (keine Erstattung), wenn Ihre Firma die Ausgabe schon bezahlt hat.

   

4. Klicken Sie auf Speichern. Mit Speichern und nächste erfassen Sie gleich die nächste Ausgabe.

App

1. Öffnen Sie Mehr → Reisekosten, tippen Sie auf die Reisekostenabrechnung und dann auf Ausgabe hinzufügen.

2. Wählen Sie unter Was möchten Sie erfassen? die Ausgabenkategorie.

   

3. Füllen Sie die Felder der Kategorie aus. Den Beleg hängen Sie unter Beleg mit Foto aufnehmen, Datei auswählen oder Foto auswählen an.

   

4. Tippen Sie auf Speichern. Ausgabe löschen entfernt sie später wieder.

Die Ausgabe erscheint in der Reisekostenabrechnung. Fehlt beim Speichern ein Pflichtfeld oder der Beleg, markiert das Formular das Feld. Klicken Sie auf eine Ausgabe, um sie zu ändern oder mit Löschen zu entfernen. Ein Feld, das Ihre Organisation nachträglich ausgeblendet hat, zeigt einen schon gespeicherten Wert weiter an, ändern lässt er sich nicht mehr.

Kilometergeld und Übernachtungspauschale

Für Kilometergeld und Übernachtungspauschale tragen Sie keinen Betrag ein, er wird aus der Pauschale berechnet. Beim Kilometergeld geben Sie unter Gefahrene km die ganze Strecke an, bei einer Hin- und Rückfahrt also beide Wege. Hin- und Rückfahrt hält das nur fest und verdoppelt nichts. Bei der Übernachtungspauschale zählen die Nächte. Unter den Feldern sehen Sie die Rechnung, zum Beispiel 236 km × 0,30 € = 70,80 €. Einen Beleg brauchen Sie nur, wenn Ihre Organisation ihn verlangt.

Die Ausgabe behält die Pauschale, mit der Sie sie gespeichert haben. Ändert Ihre Organisation den Satz später, gilt der neue erst, wenn Sie die Ausgabe erneut speichern.

Tagegeld

Das Tagegeld erfassen Sie einmal je Reise über Tagegeld neben Ausgabe hinzufügen. Tragen Sie Reisename, Reiseziel, Abfahrt und Rückkehr ein. Abfahrt und Rückkehr zählen ab Ihrer Wohnung oder Ihrer ersten Tätigkeitsstätte. Die Tabelle darunter berechnet daraus die Tage, hier mit den gesetzlichen Pauschalen. Die Verwaltung kann eigene Sätze festlegen.

• Ein Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit bekommt 14 €.
• Bei einer Reise mit Übernachtung bekommen An- und Abreisetag je 14 €, jeder volle Tag dazwischen 28 €.
• Eine Reise über Nacht ohne Übernachtung zählt als ein Tag mit 14 €, gebucht auf den Tag mit mehr Stunden. Als Übernachtung zählt ein Hotel oder eine Übernachtungspauschale in derselben Reisekostenabrechnung.

Haken Sie je Tag jede Mahlzeit an, die Sie gestellt bekommen haben, auch eine Bewirtung oder ein Essen im Flug- oder Bahnticket. Ein Frühstück kürzt den Tag gesetzlich um 5,60 €, ein Mittag- oder Abendessen um 11,20 €. Ein Tag sinkt dabei höchstens auf 0 €. Enthält ein Hotel der Reisekostenabrechnung das Frühstück, ist es an jedem Morgen nach einer Hotelnacht schon angehakt. Ändern oder löschen Sie das Hotel, passt sich das Tagegeld an.

In der App wählen Sie Tagegeld (Verpflegung) unter Ausgabe hinzufügen. Dort haken Sie unter Mahlzeiten bekommen nur Frühstück und Mittag- oder Abendessen an, für jeden Tag der Reise. Unten steht der berechnete Betrag. Einzelne Tage unterschiedlich anhaken können Sie nur im Web.

Jeder Tag gehört zu höchstens einem Tagegeld, und die Reise muss im Zeitraum der Reisekostenabrechnung liegen. Sind Sie an derselben Stelle an mindestens 3 Tagen pro Woche tätig, gibt es nach 3 Monaten kein Tagegeld mehr. Nach 4 Wochen Unterbrechung beginnen die 3 Monate neu.

Beleg verloren

Ist der Beleg Pflicht und Sie haben ihn nicht mehr, klicken Sie im Web unter dem Ablagefeld auf Beleg verloren? Eigenbeleg erstellen. Der Eigenbeleg übernimmt Datum, Händler / Beschreibung als Empfänger und Betrag brutto aus dem Formular. Tragen Sie den Grund für fehlenden Originalbeleg ein.

Beim Speichern wird der Eigenbeleg mit Ihrem Namen digital unterschrieben und als PDF zum Beleg der Ausgabe. Ändern Sie die Ausgabe später, wird er neu erstellt. Eine Ausgabe mit Eigenbeleg hat keinen MwSt.-Satz, weil Ihre Firma ohne Originalbeleg keine Vorsteuer ziehen kann. Für eine Bewirtung gibt es keinen Eigenbeleg, sie braucht die Originalrechnung.

Erstattung

Die Erstattung zählt Ausgaben, die Sie mit eigenem Geld bezahlt haben. Eine Ausgabe mit Firmenkarte steht mit 0 € in der Tabelle. Einen Vorschuss, den Sie vorab bekommen haben, erfassen Sie als Vorschuss erhalten mit dem Erhaltenen Betrag und ohne Beleg. Er wird von der Erstattung abgezogen, die dadurch auch unter 0 € fallen kann.

Siehe auch

• Reisekostenabrechnung anlegen
• Ausgabenkategorien einrichten
• Pauschalen festlegen