Projekte: Funktionen im Überblick

Mit Projekten erfasst Teamanda Arbeitszeit auf Baustellen, Aufträge und Kunden, wertet sie pro Projekt, Mitarbeiter und Tätigkeit aus und gibt sie an die Lohnabrechnung weiter.

Projektverwaltung

• Projekt anlegen: Ein Projekt bekommt Namen, Projekt-ID, Startdatum, optional ein Enddatum, Mitarbeiter, Standorte und eine Kostenstelle. Projekt anlegen
• Eigene Projekt-ID: Jedes Projekt trägt die Nummer, unter der die Organisation es führt, etwa 2026-014 oder DA-311, mit 1 bis 20 Zeichen. Die Verwaltung vergibt sie beim Anlegen, ändert sie später, und Teamanda lehnt eine Projekt-ID ab, die ein anderes Projekt der Organisation schon nutzt. Projekt-ID ändern
• Projekt-ID überall sichtbar: Projektliste, Projektseite, Projektauswahl in Browser, App und Kiosk, die Projektakte im Browser und in der App sowie die Excel-Exporte zeigen die Projekt-ID neben dem Namen.
• Kostenstelle gleich mit anlegen: Beim Anlegen eines Projekts erstellt Teamanda auf Wunsch eine passende Kostenstelle mit eigenem Namen und eigener Nummer, alternativ wählen Sie eine bestehende.
• Eigene Projektfelder: Zusätzliche Angaben vom Typ Text, Zahl oder Mitarbeiter halten projektspezifische Daten wie Auftragsnummer oder Bauleitung fest.
• Standard-Eigenschaften: Die Verwaltung legt Felder fest, mit denen jedes neue Projekt startet.
• Projektliste mit Suche: Die Liste durchsucht Name, Projekt-ID, Standort, Kostenstelle und Kostenstellennummer, Spalten lassen sich ein- und ausblenden, sortieren und die Auswahl bleibt gespeichert.
• Arbeitszeit pro Projekt in der Liste: Eine Spalte zeigt die insgesamt gebuchten Stunden jedes Projekts.
• Projektliste als Excel: Der Export enthält Name, Projekt-ID, Kostenstelle, Mitarbeiterzahl, Zeitraum und jedes eigene Projektfeld, gefiltert wie die Liste.
• Standorte pro Projekt: Ein Projekt lässt sich einem oder mehreren Standorten der Organisation zuordnen.
• Projekt archivieren und wiederherstellen: Archivierte Projekte verschwinden aus allen Auswahllisten, gebuchte Stunden bleiben erhalten, und ein Klick holt das Projekt zurück. Projekt archivieren

Mitarbeiter im Projekt

• Mitarbeiter zuordnen und entfernen: Die Verwaltung wählt mehrere Mitarbeiter auf einmal aus, die Liste zeigt E-Mail, Telefon und seit wann jemand im Projekt ist. Alle Mitarbeiter sehen Projekte und Mitglieder lesend, Daten aus der Personalakte wie IBAN oder Steuer-ID erscheinen dort nicht. Mitarbeiter einem Projekt zuordnen
• Neue Mitarbeiter automatisch hinzufügen: Pro Projekt einstellbar, damit jeder neu angelegte Mitarbeiter sofort auf das Projekt buchen kann.
• Nach Projekt filtern: Dienstplan, Einsatzplanung und Abwesenheitsplanung lassen sich auf die Mitarbeiter eines Projekts eingrenzen.

Tätigkeiten

• Tätigkeiten anlegen: Eine Tätigkeit hat Namen, Farbe, optional eine eigene Kostenstelle und gilt für ausgewählte Projekte. Tätigkeiten anlegen
• Globale und projektspezifische Tätigkeiten: Eine globale Tätigkeit steht in jedem Projekt zur Wahl, eine projektspezifische nur in ihren Projekten.
• Tätigkeiten archivieren: Nicht mehr benötigte Tätigkeiten verschwinden aus der Auswahl.

Projektzeiterfassung

• Projektzeiterfassung pro Zeiterfassungsprofil: Die Verwaltung schaltet die Buchung auf Projekte für einzelne Gruppen von Mitarbeitern ein. Projektzeiterfassung einrichten
• Verpflichtende Projektauswahl: Auf Wunsch startet die Stempeluhr erst, wenn Mitarbeiter ein Projekt gewählt haben.
• Projektzeit in der App stempeln: Mitarbeiter wählen Projekt und Tätigkeit, suchen in der Liste und sehen, wie weit jedes Projekt entfernt ist. Arbeitszeit auf ein Projekt buchen
• Projekte nach Entfernung sortieren: Mit Standortfreigabe steht das nächstgelegene Projekt in der App oben.
• Projektzeit im Browser stempeln: Die Stempeluhr gruppiert Projekte nach Kostenstelle, merkt sich das zuletzt gewählte Projekt und erlaubt, die Tätigkeit bis zum Stoppen zu ändern.
• Erneut starten: Ein früherer Zeiteintrag startet mit einem Klick wieder mit demselben Projekt und derselben Tätigkeit.
• Schnellsuche: Die Suche im Browser springt zu einem Projekt oder startet und stoppt die Stempeluhr mit dem gemerkten Projekt.
• Zeiteinträge nachtragen: Zeiteinträge lassen sich mit Projekt und Tätigkeit nachtragen, in der Verwaltung auch für mehrere Mitarbeiter auf einmal.
• Projektzeit am Kiosk: Am Kiosk tippen Mitarbeiter auf die Kachel ihres Projekts, ein Tipp auf ein anderes Projekt wechselt die laufende Buchung, die Tätigkeit wählen sie beim Stoppen.
• NFC-Checkpoint mit Projekt: Zeit, die an einem NFC-Checkpoint mit hinterlegtem Projekt gestempelt wird, landet immer auf diesem Projekt.

Projektadresse und Projektbereich

• Adresssuche: Eine Adresse mit Hausnummer legt einen Kreis von 300 Metern um das Projekt, eine Ortsangabe ohne Hausnummer ein Rechteck um den Ort. Projektadresse festlegen
• Projektbereich auf der Karte zeichnen: Die Verwaltung zieht den Bereich als Kreis mit frei wählbarem Radius oder als Vieleck.
• Stempeln nur im Projektbereich: Auf Wunsch startet und stoppt die App die Zeiterfassung nur innerhalb des Projektbereichs, mit 50 Metern Toleranz, und meldet fehlende GPS-Freigabe.

Projektzeit-Auswertung

• Auswertung nach Mitarbeitern: Die Stunden eines Projekts im gewählten Zeitraum stehen pro Mitarbeiter, aufgeteilt nach Arbeitstypen wie Reisezeit, Schlechtwetter oder Mobile Arbeit. Projektzeiten auswerten
• Auswertung nach Tätigkeiten: Pro Tätigkeit aufklappbar nach Tag und Mitarbeiter, Zeit ohne Tätigkeit steht gesondert.
• Wer welche Stunden sieht: Die Arbeitszeit eines Projekts sehen alle als Summe pro Tag. Stunden einzelner Mitarbeiter sehen Admins und Mitarbeiter mit der Berechtigung, Daten anderer Mitarbeiter einzusehen, für ihre Teams und sich selbst; alle anderen sehen nur ihre eigenen.
• Excel-Export pro Projekt: Eine Zeile pro Tag und Mitarbeiter mit Personalnummer und einer Spalte pro Arbeitstyp.
• Excel-Export pro Tätigkeit: Summen und Tageszeilen je Tätigkeit für den gewählten Zeitraum.
• Projektzeit pro Mitarbeiter: Auf der Übersicht eines Mitarbeiters zeigt Teamanda, auf welche Projekte ein Mitarbeiter wie lange gebucht hat, mit Excel-Export.

Schnittstellen

• REST-API: Projekte und Tätigkeiten lassen sich über die REST-API lesen und anlegen, ein neues Projekt braucht seine Projekt-ID, Zeiteinträge tragen Projekt und Tätigkeit.
• KI-Assistent: Der KI-Assistent sucht Projekte nach Name oder Projekt-ID und stempelt oder trägt Zeit mit Projekt und Tätigkeit ein.
• Berechtigung Projekte verwalten: Nur wer sie hat, legt Projekte und Tätigkeiten an und bearbeitet sie; auch API-Schlüssel lassen sich damit ausstatten.

Automatisch im Hintergrund

• Tägliche Projektzeit: Teamanda berechnet pro Mitarbeiter, Tag, Projekt und Tätigkeit die Arbeitszeit, ohne Pausen und ohne Zeit außerhalb der Arbeitszeit.
• Gebuchte Kostenstelle: Auswertungen ordnen jede Stunde der Kostenstelle des Zeiteintrags zu, sonst der Tätigkeit, sonst des Projekts, sonst des Mitarbeiters.
• Projektstunden im Lohnexport: DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware und das Kalendarium teilen die gearbeiteten Stunden nach Projekt auf und übergeben dessen Kostenstelle.
• Passende Tätigkeit: Wechselt das Projekt eines Zeiteintrags, entfernt Teamanda eine Tätigkeit, die zum neuen Projekt nicht passt, und der Server lässt nur passende Tätigkeiten zu.
• Folgen der Archivierung: Beim Archivieren löscht Teamanda künftige Einsätze, kürzt laufende Einsätze auf heute und beendet Einsatzserien des Projekts.
• App-Abgleich: Die App lädt nur Projekte, denen der Mitarbeiter zugeordnet ist, und entfernt archivierte Projekte vom Gerät.
• Protokoll: Das Änderungsprotokoll eines Zeiteintrags hält Änderungen an Projekt und Tätigkeit fest.

Siehe auch

• Projekte für Mitarbeiter
• Projekte für die Verwaltung
• Projektakte
• Zeiterfassung
• Einsatzplanung
• Kostenstellen