Personalakte: Funktionen im Überblick

Die Personalakte bündelt in Teamanda Stammdaten, Dokumente und Notizen jedes Mitarbeiters an einem Ort: Die Verwaltung pflegt sie im Browser, Mitarbeiter sehen ihre Dokumente und ändern ihre Stammdaten im Browser und in der App.

Dokumente

Digitale Personalakte: Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Dokumentenablage mit Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen, Zertifikaten und allem Weiteren. Dokument für einen Mitarbeiter hochladen
Zwei Ablagen je Mitarbeiter: Dokumente in der Ablage Für Mitarbeiter sieht der Mitarbeiter, Dokumente in der Ablage Intern nur die Verwaltung. Dokument für den Mitarbeiter freigeben oder intern ablegen
Mehrere Dateien auf einmal hochladen: Die Verwaltung lädt mehrere Dateien in einem Schritt hoch oder zieht sie per Drag and Drop auf die Seite.
Kategorien: Jedes Dokument trägt eine Kategorie wie Arbeitsvertrag, Lohn/Gehalt, Unterweisung oder Zertifikat, nach der sich die Liste filtern lässt. Dokument einer Kategorie zuweisen
Dokumente bearbeiten: Anzeigename, Datum und Kategorie eines Dokuments lassen sich nachträglich ändern.
Freigeben und intern ablegen: Ein Dokument wechselt mit einem Klick zwischen den beiden Ablagen und behält dabei seine Kategorie.
Filter nach Kategorie und Ablage: Die Verwaltung sieht beide Ablagen eines Mitarbeiters in einer Liste und filtert sie nach Kategorie oder Ablage.
Vorschau im Browser und in der App: Dokumente öffnen sich direkt zur Ansicht, ohne Download.
Alle Dokumente als ZIP herunterladen: Mitarbeiter laden ihre freigegebenen Dokumente, die Verwaltung alle Dokumente eines Mitarbeiters als eine ZIP-Datei herunter. Alle Dokumente eines Mitarbeiters herunterladen
Eigene Dokumente für Mitarbeiter: Mitarbeiter sehen alle für sie freigegebenen Dokumente im Browser und in der App, im Browser zeigt das Dashboard die fünf neuesten. Eigene Dokumente ansehen
Dokumente entfernen: Entfernte Dokumente verschwinden aus der Personalakte und dem ZIP-Download.

Dokumentanforderungen

Dokumente beim Mitarbeiter anfordern: Die Verwaltung bittet einen oder viele Mitarbeiter auf einmal, ein Dokument wie den Führerschein oder Personalausweis hochzuladen, mit Hinweis und Kategorie. Dokument anfordern
Übersicht der Anforderungen: Eine Liste zeigt offene und erfüllte Anforderungen mit Filtern nach Status, Team und Kategorie, offene Anforderungen mit der Zahl der Tage, seit sie offen sind.
Anforderungen ändern oder zurückziehen: Offene Anforderungen lassen sich bearbeiten und einzeln oder gesammelt zurückziehen.
Upload durch den Mitarbeiter: Der Mitarbeiter lädt das Dokument im Browser oder in der App hoch, es landet ohne weiteren Schritt mit der Kategorie der Anforderung in seiner Personalakte. Angefordertes Dokument hochladen
Dokumente mit dem Smartphone scannen: In der App scannt der Mitarbeiter ein Dokument mit der Kamera, wählt Fotos oder eine Datei und fügt beliebig viele Seiten hinzu.

Lohnabrechnungen

Lohnabrechnungen automatisch verteilen: Die Verwaltung lädt den Ausdruck der Lohnabrechnungen aus DATEV oder Lexware als PDF hoch, Teamanda teilt ihn in die einzelnen Abrechnungen und ordnet jede über die Personalnummer dem richtigen Mitarbeiter zu. Lohnabrechnungen importieren
Zuordnung prüfen: Vor dem Hochladen zeigt Teamanda jede Abrechnung mit Vorschau, nicht erkannte Seiten weist die Verwaltung selbst zu oder überspringt sie.
Mehrseitige Lexware-Abrechnungen: Folgeseiten einer Lexware-Abrechnung fügt Teamanda der Abrechnung davor an.
Sichtbar oder intern: Die Verwaltung entscheidet beim Import, ob die Abrechnungen gleich für die Mitarbeiter freigegeben werden.

Stammdaten

Mitarbeiterstammdaten: Persönliche Daten, Adresse, Angaben vom Arbeitgeber, Bankverbindung, Notfallkontakt, Schulungen und Angaben für die Lohnbuchhaltung wie Steuerklasse, Krankenkasse und Sozialversicherungsnummer. Stammdaten eines Mitarbeiters bearbeiten
Eigene Stammdatenfelder: Die Organisation legt eigene Felder an, etwa eine Führerscheinklasse, als Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, Telefon, E-Mail oder Ja/Nein. Stammdaten-Attribute verwalten
Pflichtfelder: Fehlt ein Pflichtfeld, weisen die Stammdaten des Mitarbeiters und die Mitarbeiterliste darauf hin.
Stammdaten selbst pflegen: Mitarbeiter ändern ihre Stammdaten im Browser und in der App, in der App auch Bankverbindung, Notfallkontakt und Angaben für die Lohnbuchhaltung. Eigene Stammdaten ändern
Freigabe von Stammdatenänderungen: Für zustimmungspflichtige Felder gilt die Änderung eines Mitarbeiters erst, wenn die Verwaltung sie akzeptiert, je Feld oder alle auf einmal. Stammdatenänderungen genehmigen
Änderungsverlauf: Jede übernommene Änderung steht mit altem und neuem Wert, Zeitpunkt und Urheber im Verlauf, auf Wunsch auch abgelehnte Anträge und Werte aus dem DATEV-Abgleich.
Felder für die API freigeben: Je Feld legt die Organisation fest, ob die REST-API und Integrationen es lesen dürfen.
Stammdatenabgleich mit DATEV: Mit dem Modul DATEV vergleicht die Verwaltung Stammdaten wie Adresse, IBAN, Steuerklasse und Steuer-ID mit DATEV und übernimmt je Feld den richtigen Wert. Mit DATEV verbinden
Personalnummern: Die Felder für die DATEV- oder Lexware-Personalnummer erscheinen, sobald die Organisation ihre Lohnabrechnungssoftware gewählt hat.

Notizen

Interne Notizen zur Personalakte: Die Verwaltung hält etwa Gesprächsergebnisse als formatierte Notiz fest, die der Mitarbeiter nie sieht. Notiz zur Personalakte schreiben

Datenschutz und Berechtigungen

Getrennte Berechtigungen: Dokumente, sensible Stammdaten mit Notizen und die Einstellungen der Personalakte vergibt die Organisation als eigene Berechtigungen. Personalakte-Berechtigungen im Überblick
Schutz sensibler Daten: Bankverbindung, Angaben vom Arbeitgeber, Schulungen, Notfallkontakt und Lohnbuchhaltung sieht nur die Verwaltung mit der Berechtigung für die Personalakte und der Mitarbeiter selbst, auch Vorgesetzte nicht.
Protokoll: Das Protokoll der Organisation hält fest, wer welches Dokument hochlädt und wer die vorgegebenen Stammdatenfelder eines Mitarbeiters ändert.

Automatisch im Hintergrund

Benachrichtigung bei neuen Dokumenten: Wird ein Dokument für einen Mitarbeiter freigegeben, bekommt er eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung.
Benachrichtigung bei Anforderungen: Jeder Mitarbeiter mit einer neuen Dokumentanforderung bekommt eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung mit direktem Link zum Hochladen.
Benachrichtigung bei Stammdatenänderungen: Ändert ein Mitarbeiter zustimmungspflichtige Daten, werden seine Vorgesetzten benachrichtigt, über die Entscheidung danach der Mitarbeiter, per E-Mail und Push.
Halbjährliche Stammdatenprüfung: Ist sie eingeschaltet, markiert Teamanda an jedem Monatsersten jeden Mitarbeiter, der seine Daten seit sechs Monaten nicht bestätigt hat, und die App fragt ihn, ob seine Stammdaten noch stimmen. Personalakte einrichten
Erinnerung an fehlende Pflichtangaben: Fehlen einem Mitarbeiter Pflichtfelder, erinnert ihn eine Push-Benachrichtigung bei der Anmeldung.
Fotos werden zu einem PDF: Lädt ein Mitarbeiter ein angefordertes Dokument aus mehreren Fotos hoch, fügt Teamanda sie zu einem PDF zusammen, in der App auch ein einzelnes Foto.
Metadaten aus Fotos entfernen: Beim Hochladen entfernt Teamanda Metadaten wie den Aufnahmeort aus Bildern und verkleinert JPEG- und PNG-Dateien verlustfrei.
Ordnung nach Kategorie: Teamanda benennt ein hochgeladenes Dokument nach seiner Datei, datiert es auf heute und legt es im Ordner seiner Kategorie ab.
Sieben Kategorien ab Start: Jede neue Organisation beginnt mit den Kategorien Arbeitsvertrag, Fragebogen, Lohn/Gehalt, Unterweisung, Vertrag, Zertifikat und Sonstiges.
Abgleich bei übernommenen Stammdaten: Übernimmt die Verwaltung eine Änderung von Vorname, Nachname oder E-Mail, passt Teamanda auch den Namen und die Anmelde-E-Mail des Mitarbeiters an.
Termine im Blick: Das Dashboard der Verwaltung zeigt offene Stammdatenfreigaben und anstehende Termine aus der Personalakte, etwa das Ende der Probezeit, einer Befristung oder das Austrittsdatum.