Integrationen: Funktionen im Überblick

Integrationen verbinden Teamanda mit Lohnabrechnung, Krankenkassen, Kalenderprogrammen und eigenen Systemen, eingerichtet von der Verwaltung im Browser.

DATEV-Verbindung

• Direkte DATEV-Schnittstelle: Teamanda verbindet sich mit Ihrem DATEV-Konto mit dem Datenbestand Ihrer Steuerkanzlei, also Beraternummer und Mandantennummer. Mit DATEV verbinden
• DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt: Sie wählen das Lohnabrechnungssystem Ihrer Steuerkanzlei, Teamanda richtet Übertragungen danach aus.
• Datenservices einzeln freigeben: Der Lohnaustauschdatenservice für die eAU und der Lohnaustauschdatenservice für Lohndaten lassen sich getrennt aktivieren und später ergänzen.
• Verbindungsstatus: Teamanda zeigt Datenbestand, Gültigkeit der Freigabe, wer sie erteilt hat und den letzten Abruf.
• Verbindung trennen und erneuern: Eine abgelaufene Freigabe erneuern Sie mit einem Klick, für einen anderen Datenbestand trennen Sie die Verbindung und verbinden neu.
• Übersicht DATEV: Eine Startseite zeigt, ob alle Mitarbeiter eine DATEV-Personalnummer und alle Lohnarten eine DATEV-Nummer haben, dazu offene Übertragungen und eAU-Anfragen.

eAU: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

• eAU direkt aus der Krankmeldung anfragen: Die Verwaltung fragt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über DATEV bei der Krankenkasse des Mitarbeiters an, ohne Papier-AU. eAU bei der Krankenkasse anfragen
• Rückmeldungen der Krankenkasse: Jede Antwort der Krankenkasse steht in der Krankmeldung, mit verständlichem Status von Bescheinigung liegt vor bis Krankenkasse nicht zuständig. eAU-Status im Überblick
• eAU-Liste: Alle Anfragen der Organisation stehen gesammelt in einer Liste mit Status, auch für Mitarbeiter, die nur eAU-Anfragen verwalten dürfen.
• Anfrage stornieren und erneut übermitteln: Eine Anfrage lässt sich stornieren, eine unklare Übermittlung einmalig erneut senden.
• Schutz vor Doppelanfragen: Pro Mitarbeiter und Beginn der Arbeitsunfähigkeit ist nur eine aktive Anfrage möglich.

Lohndaten an DATEV übertragen

• Lohnmonat übertragen: Teamanda sendet Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Zuschläge, Sonderzahlungen, Überstundenauszahlungen und Urlaubsabgeltungen eines Monats direkt an DATEV, ohne Datei.
• Vorschau vor dem Senden: Vor der Übertragung zeigt Teamanda, wie viele Einträge gesendet, storniert, als Abwesenheit angelegt oder unverändert gelassen werden, und wo eine Lohnart, eine Abwesenheitsart, eine Kostenstelle oder ein Zuschlag noch eine Angabe braucht.
• Nur Änderungen nachsenden: Übertragen Sie denselben Monat erneut, sendet Teamanda nur, was sich seit der letzten Übertragung geändert hat.
• Lohnarten aus DATEV abrufen: Teamanda liest die Lohnarten Ihres Mandanten aus DATEV und schlägt bei gleichem Namen die passende Lohnartnummer vor, die Sie mit einem Klick übernehmen.
• Mitarbeiterzuordnung: Teamanda liest alle DATEV-Mitarbeiter und schlägt für jeden Mitarbeiter den passenden vor, nach Personalnummer, Nachname und Geburtsdatum.
• Mitarbeiter in DATEV anlegen: Wer in DATEV noch fehlt, legt Teamanda dort neu an und ordnet ihn danach zu.
• Stammdatenabgleich: Teamanda vergleicht die Stammdaten der Personalakte mit DATEV, Feld für Feld, und Sie entscheiden je Feld, ob der Wert an DATEV geht oder in Teamanda übernommen wird.
• Übertragungen verfolgen: Jede Übertragung zeigt Status und Fortschritt je Mitarbeiter, etwa Bei DATEV, Wartet auf das Lohnbüro oder Abgeschlossen. Eine hängende Übertragung fragen Sie erneut an oder verwerfen sie.

Exporte für die Lohnabrechnung

• DATEV-Export als Datei: Arbeitszeiten und Abwesenheiten eines Monats als Importdatei für DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt, als Kalendarium oder Monatserfassung. DATEV-Export erstellen
• Lohnarten, Ausfall- und Bearbeitungsschlüssel: Jede Stunde landet über ihre Lohnart in der richtigen DATEV-Lohnart. DATEV-Export einrichten
• System- oder DATEV-Personalnummer: Sie wählen, welche Personalnummer im Export steht.
• Test-Export: Ein Test-Export lässt den Zeitraum offen, ein echter Export markiert ihn in Zeiterfassung und Abwesenheiten als exportiert.
• Prüfung vor dem Export: Fehlt eine Lohnart, eine Lohnartnummer oder ein Schlüssel, bricht der Export ab und nennt, was zu beheben ist. DATEV-Exporttypen im Überblick
• Lexware lohn+gehalt und weitere Exporte: Stundenerfassung und Lohnarten für Lexware lohn+gehalt sowie eigene Auswertungen gehören zu Lohn & Gehalt. Exporttypen im Überblick

REST-API

• Offene REST-API: Lohnprogramme, BI-Werkzeuge und eigene Systeme lesen und schreiben Daten Ihrer Organisation über eine dokumentierte HTTP-Schnittstelle mit OpenAPI-Beschreibung.
• Mitarbeiter, Arbeitsverträge und Stammdatenfelder: Mitarbeiter und ihre Felder lesen, Arbeitsverträge lesen, anlegen, ersetzen und löschen.
• Zeiterfassung und Anwesenheit: Zeiteinträge lesen, anlegen und löschen, Tagesauswertungen lesen und sehen, wer gerade anwesend ist.
• Abwesenheiten: Abwesenheitsanträge, Urlaubskonten und aktuell abwesende Mitarbeiter lesen.
• Lohn & Gehalt: Vergütungssätze, Sonderzahlungen und Überstundenauszahlungen lesen.
• Projekte, Kostenstellen und Schlagwörter: lesen und neu anlegen.
• Aufgaben: lesen, anlegen und ändern.
• Planung: Einsätze der Einsatzplanung sowie Ressourcen, Buchungen und Arbeitsplatz- und Homeoffice-Buchungen der Ressourcenplanung lesen.
• Formulare: Einreichungen lesen.
• Nachrichten an Mitarbeiter: Ein angebundenes System schickt E-Mails und Push-Benachrichtigungen mit eigenem Text an Mitarbeiter, etwa einen Hinweis auf verfallenden Resturlaub.
• Abgleich nur geänderter Daten: Listen lassen sich seitenweise abrufen und auf Einträge filtern, die sich seit einem Zeitpunkt geändert haben.
• Verbindungstest: Ein eigener Endpunkt zeigt, welcher Schlüssel welche Rechte hat und welche Apps die Organisation nutzt.
• Felder von der API ausnehmen: Ein eigenes Feld der Personalakte lässt sich so einstellen, dass es nicht über API und Integrationen ausgeliefert wird.

API-Schlüssel

• API-Schlüssel je System: Jedes angebundene System bekommt einen eigenen benannten Schlüssel, auf Wunsch mit Ablaufdatum. API-Schlüssel erstellen
• Rechte je Schlüssel: Ein neuer Schlüssel darf nichts, bis Sie ihm einzelne Berechtigungen geben, viele davon auf ausgewählte Teams beschränkt.
• Schlüssel widerrufen: Ein widerrufener Schlüssel ist sofort ungültig und bleibt mit Datum in der Liste. API-Schlüssel widerrufen
• Nachvollziehbar im Protokoll: Rechteänderungen an einem Schlüssel und jede Nachricht, die ein System an Mitarbeiter sendet, stehen mit dem Namen des Schlüssels im Protokoll.

Kalender-Abos

• ICS-Kalenderlink für Abwesenheiten: Die Abwesenheiten ausgewählter Teams oder aller Mitarbeiter erscheinen als Kalender-Abo in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender. ICS-Kalenderlink erstellen und löschen
• Feste und vorläufige Termine: Genehmigte Abwesenheiten erscheinen fest, offene Anträge vorläufig, jeweils mit Name und Abwesenheitsart. Kalender-Abo
• Mehrere Links: Für jedes Team oder jeden Zweck legen Sie einen eigenen Link an und löschen ihn, wenn er nicht mehr gebraucht wird.

Geräte und KI-Assistenten

• Terminal-Schlüssel: Datafox-Terminals und NFC-Terminals verbinden sich über einen eigenen Schlüssel mit Ihrer Organisation. Datafox-Terminal einrichten
• KI-Assistenten anbinden: Claude, ChatGPT und andere KI-Assistenten greifen über eine KI-Verbindung mit den Rechten des Mitarbeiters auf Teamanda zu. KI-Assistenten und KI-Verbindungen

Automatisch im Hintergrund

• eAU-Rückmeldungen abrufen: Ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit ruft Teamanda montags bis freitags vormittags die Antwort der Krankenkasse ab und benachrichtigt, wer die Anfrage gestellt hat.
• Benachrichtigung bei abgelaufener DATEV-Verbindung: Widerruft DATEV die Freigabe, pausiert Teamanda alle Übertragungen und benachrichtigt die Administratoren per E-Mail und Push.
• Hinweise in der Verwaltung: Abgelaufene DATEV-Verbindung, fehlgeschlagene Übertragungen und eAU-Anfragen, die Aufmerksamkeit brauchen, erscheinen im Eingang des Verwaltungs-Dashboards.
• Warten auf das Lohnbüro: Ist das DATEV-System der Steuerkanzlei offline, hält Teamanda die Aufträge offen und setzt sie fort, sobald DATEV antwortet, auch nach Tagen.
• Kalender aktuell halten: Teamanda erneuert jeden ICS-Kalender alle 6 Stunden.
• Schutz der API: Teamanda begrenzt Anfragen je API-Schlüssel auf 300 pro Minute und meldet im Antwortkopf, wie viele noch frei sind.
• Abgelaufene Schlüssel sperren: Ein API-Schlüssel mit Ablaufdatum gilt ab diesem Datum nicht mehr.

Siehe auch

• Integrationen für die Verwaltung
• Lohn & Gehalt: Funktionen im Überblick
• KI: Funktionen im Überblick
• Plattform: Funktionen im Überblick