In der Organisation verwaltet die Verwaltung Mitarbeiter, Arbeitsverträge, Teams, Berechtigungen, Standorte und Feiertage, auf denen alle anderen Apps von Teamanda aufbauen.
Mitarbeiter verwalten
Abschnitt betitelt „Mitarbeiter verwalten“- Mitarbeiter einladen: Die Verwaltung legt einen oder mehrere Mitarbeiter auf einmal an, jeweils mit Arbeitsvertrag und Teams, und schickt ihnen eine Einladung per E-Mail. Mitarbeiter einladen
- Zugangsdaten als PDF: Beim Anlegen lädt Teamanda eine PDF-Datei mit den Zugangsdaten herunter, die sich auch auf Papier weitergeben lässt, etwa an Mitarbeiter ohne eigene E-Mail-Adresse.
- Vertrag übernehmen: Ein neuer Mitarbeiter bekommt seinen Arbeitsvertrag aus einer Vorlage wie Vollzeit, Teilzeit, Werkstudent oder Minijob oder vom Vertrag eines bestehenden Mitarbeiters.
- Doppelte E-Mail-Adressen erkennen: Ist eine E-Mail-Adresse schon vergeben, zeigt Teamanda das vor dem Anlegen an.
- Erneut einladen: Hat sich ein Mitarbeiter noch nie angemeldet, schickt die Verwaltung eine neue Einladung oder erstellt neue Zugangsdaten.
- Passwort und Zweiten Faktor zurücksetzen: Die Verwaltung schickt einen Link zum neuen Passwort, setzt das Passwort selbst oder setzt den Zweiten Faktor eines Mitarbeiters zurück. Passwort oder Zweiten Faktor eines Mitarbeiters zurücksetzen
- Mitarbeiter archivieren: Verlässt ein Mitarbeiter die Organisation, archiviert die Verwaltung ihn; Zeiteinträge, Abwesenheiten und Dokumente bleiben erhalten, und er lässt sich wiederherstellen. Mitarbeiter archivieren
- Mitarbeiterliste mit eigenen Spalten: Die Mitarbeiterliste zeigt wählbare Spalten wie Urlaub, Zeitkonten, Wochenstunden, Vorgesetzte, Standorte und Alter und lässt sich als Excel-Datei herunterladen. Mitarbeiterliste exportieren
- Vorgesetzte zuordnen: Im Profil hinterlegt die Verwaltung die Vorgesetzten eines Mitarbeiters, die dann etwa seine Abwesenheiten genehmigen. Teams und Berechtigungen
- Eigene Mitarbeiterfelder: Zusätzliche Felder für Stammdaten legt die Verwaltung selbst an. Personalakte: Funktionen im Überblick
- Mitarbeiterverzeichnis in der App: Die App listet die Kollegen mit Suche und zeigt, wer gerade arbeitet, nicht arbeitet oder abwesend ist.
- Namensformat: Die Organisation legt fest, ob Teamanda Namen als Vorname Nachname oder Nachname Vorname anzeigt.
Arbeitsverträge
Abschnitt betitelt „Arbeitsverträge“- Arbeitsvertrag je Mitarbeiter: Der Arbeitsvertrag hält Anstellungsverhältnis, Sollzeit je Wochentag, Urlaubsanspruch, Übertrag von Resturlaub und Vergütung fest. Arbeitsvertrag anlegen
- Feste und flexible Arbeitszeit: Ein Vertrag hat feste Stunden je Wochentag, Tage ohne Sollzeit oder flexible Arbeitstage mit Mindest- und Höchststunden im Monat, etwa für einen Minijob.
- Grenzen für das Zeitkonto: Höchstes Zeitguthaben und höchste Zeitschuld begrenzen das Überstundenkonto.
- Vertragsversionen mit Gültigkeit: Ändern sich die Bedingungen, gilt ein neuer Vertrag ab seinem Datum, und vergangene Monate bleiben richtig berechnet.
- Vergütung im Vertrag: Monatslohn oder Stundenlohn mit Lohnart, wenn die Organisation Lohn und Gehalt nutzt. Vergütung im Arbeitsvertrag festlegen
- Alle Verträge vergleichen: Eine Seite zeigt Arbeitszeit, Zeitkonto, Urlaub und Vergütung aller Mitarbeiter und filtert nach gleichen Bedingungen. Arbeitsverträge aller Mitarbeiter ansehen
- Verträge gesammelt anpassen: Arbeitszeit, Zeitkonto, Urlaub, Lohn oder Lohnart vieler Verträge ändern sich in einem Schritt, als neue Version ab einem Datum oder rückwirkend, mit Vorschau. Arbeitsverträge mehrerer Mitarbeiter anpassen
- Arbeitsvertrag aus PDF auslesen: Die KI liest einen Arbeitsvertrag als PDF und füllt die Felder aus. Arbeitsvertrag aus PDF auslesen
- Umstieg vom Arbeitszeitmodell: Bisherige Arbeitszeitmodelle, Vergaberegeln und Anfangssalden stehen jetzt im Arbeitsvertrag. Vom Arbeitszeitmodell zum Arbeitsvertrag
Teams und Berechtigungen
Abschnitt betitelt „Teams und Berechtigungen“- Teams anlegen: Teams bündeln Mitarbeiter, damit sie gemeinsam Berechtigungen und Apps erhalten. Team anlegen
- Mitarbeiter und Teamleiter zuordnen: Ein Mitarbeiter gehört zu beliebig vielen Teams, als Mitglied oder als Teamleiter. Mitarbeiter einem Team zuordnen
- Rollen und Rechte: Berechtigungen vergibt die Verwaltung an die Mitglieder eines Teams, an seine Teamleiter, an einzelne Mitarbeiter oder an die ganze Organisation. Berechtigungen eines Teams festlegen
- Berechtigungen auf Teams beschränken: Viele Berechtigungen gelten nur für die Mitarbeiter ausgewählter Teams, Teamleiter-Rechte immer nur für das eigene Team. Teams und Berechtigungen
- Sinnvolle Voreinstellung für neue Teams: Mitglieder eines neuen Teams sehen die Abwesenheitsanfragen ihrer Kollegen, Teamleiter zusätzlich deren Zeiteinträge, Mitarbeiterdaten und Ressourcenplanung.
- Berechtigungen eines Mitarbeiters prüfen: Das Profil zeigt jede Berechtigung eines Mitarbeiters, für welche Teams sie gilt und woher sie stammt. Berechtigungen eines Mitarbeiters prüfen
- Schutz vor Rechteausweitung: Niemand vergibt Berechtigungen, die er selbst nicht hat, oder schränkt seine eigenen ein. Organisation-Berechtigungen im Überblick
- Apps je Team: Je Team legt die Verwaltung fest, welche Apps seine Mitglieder sehen.
- Benachrichtigungen je Organisation und Team: Die Verwaltung legt fest, welche Benachrichtigungen standardmäßig per E-Mail und Push kommen, jeder Mitarbeiter kann für sich abweichen. Benachrichtigungen für Organisation und Teams festlegen
Standorte und Feiertage
Abschnitt betitelt „Standorte und Feiertage“- Standorte: Jeder Standort hat Adresse, Bundesland und Zeitzone, dazu eigene Angaben wie die Standortleitung. Standorte anlegen
- Mitarbeiter einem Standort zuordnen: Ein Mitarbeiter bekommt die Feiertage der Standorte, denen er angehört. Mitarbeiter einem Standort zuordnen
- Gesetzliche Feiertage je Bundesland: Teamanda trägt die gesetzlichen Feiertage aller Bundesländer selbst ein und ordnet sie den Standorten im passenden Bundesland zu. Feiertage
- Halbe Feiertage: Ein Feiertag lässt sich als halber Tag markieren, dann halbiert sich die Sollzeit.
- Eigene Feiertage: Freie Tage wie Heiligabend oder ein regionaler Festtag legt die Verwaltung selbst an, einmalig oder jedes Jahr. Eigenen Feiertag anlegen
- Betriebsferien: Betriebsferien verringern die Sollzeit im gewählten Zeitraum und wiederholen sich jedes Jahr. Feiertage
Einrichtung und Apps
Abschnitt betitelt „Einrichtung und Apps“- Geführte Ersteinrichtung: Nach der Registrierung führt Teamanda durch Unternehmen, Apps, Mitarbeiter und Teams und legt dabei den ersten Standort mit Feiertagen und das erste Team an. Ersteinrichtung
- Rundgang: Nach der Ersteinrichtung zeigt ein Rundgang im Browser, wo die eingeschalteten Apps liegen.
- Apps ein- und ausschalten: Die Verwaltung schaltet gebuchte Apps für die ganze Organisation ein oder aus. Weitere Apps anfragen
- Weitere Apps anfragen: Nicht gebuchte Apps fragt die Verwaltung mit einer vorbereiteten E-Mail beim Teamanda-Support an. Weitere Apps anfragen
- Logo, Icon und Farbe: Die Organisation zeigt ihr eigenes Logo, Icon und ihre Primärfarbe.
- Eigene Adresse: Die Organisation wählt ihre eigene Domain bei Teamanda.
- Eigener Mailserver: E-Mails von Teamanda gehen auf Wunsch über den SMTP-Server der Organisation. Benachrichtigungen für Organisation und Teams festlegen
- Unternehmensstammdaten: Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID und Lohnabrechnungssoftware der Organisation.
- AVV online unterschreiben: Den Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreibt die Verwaltung direkt aus den Einstellungen.
Abrechnung
Abschnitt betitelt „Abrechnung“- Preis je Mitarbeiter: Teamanda rechnet je Mitarbeiter ab, nicht je Team, Standort oder Ressource; archivierte Mitarbeiter zählen nicht. Abrechnung
- Mitarbeiterzahl des Tarifs: Erreicht die Organisation die Mitarbeiterzahl ihres Tarifs, weist Teamanda beim Anlegen darauf hin.
- Apps und Pakete buchen: Im Marketplace bucht, wer Inhaber ist, Apps und Pakete per Online-Zahlung oder auf Rechnung.
- Abonnement verwalten: Rechnungen und Zahlungsart verwaltet der Inhaber im Kundenportal. Abrechnung
Audit-Log
Abschnitt betitelt „Audit-Log“- Änderungsprotokoll: Das Audit-Log zeigt Administratoren, wer wann was geändert hat, etwa Arbeitsverträge, Berechtigungen, Stammdaten, Zeiteinträge, Abwesenheiten, Schichten, Reisekosten und Dateien.
- Anmeldungen und Sicherheit: Erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Passwortänderungen, Zweiter Faktor, Passkeys und Wiederherstellungscodes stehen im Audit-Log.
- Gerät und App-Version: Jeder Eintrag nennt das Gerät oder die App-Version, mit der die Änderung gemacht wurde.
- Wer geändert hat: Ein Eintrag nennt den Mitarbeiter, den API-Schlüssel oder Teamanda selbst als Urheber.
- Filter und Suche: Das Audit-Log filtert nach Zeitraum, App, Ereignis, betroffenem Mitarbeiter und Freitext und zeigt auf Wunsch nur Änderungen durch die KI.
Schnittstellen und KI-Assistenten
Abschnitt betitelt „Schnittstellen und KI-Assistenten“- REST-API: Eigene Systeme lesen Mitarbeiter, Mitarbeiterfelder und Teams und legen Arbeitsverträge an, ändern und löschen sie. API-Schlüssel erstellen
- DATEV-Abgleich: Mitarbeiter lassen sich in DATEV anlegen und ihre Stammdaten mit DATEV abgleichen. Integrationen: Funktionen im Überblick
- KI-Assistenten: Über die Teamanda-Verbindung suchen KI-Assistenten Mitarbeiter und Teams. KI-Assistenten und KI-Verbindungen
Automatisch im Hintergrund
Abschnitt betitelt „Automatisch im Hintergrund“- Neue Mitarbeiter startklar: Ein neuer Mitarbeiter gehört automatisch zum zuletzt angelegten Standort und zum gültigen Zeiterfassungsprofil, bekommt alle Abwesenheitsarten und kommt in die Projekte und Kanäle, die neue Mitarbeiter automatisch aufnehmen.
- Einladung mit Ablauf: Ein Einladungslink gilt 2 Tage, ein Link zum Zurücksetzen des Passworts 10 Minuten.
- Abmelden beim Archivieren: Ein archivierter Mitarbeiter wird auf allen Geräten abgemeldet, erhält keine Benachrichtigungen mehr, und seine künftigen Einsätze werden zu Offenen Einsätzen.
- Mitarbeiterzahl immer aktuell: Beim Anlegen und Archivieren und jede Nacht passt Teamanda die abgerechnete Mitarbeiterzahl an.
- Feiertage aktualisieren sich selbst: Teamanda lädt die gesetzlichen Feiertage regelmäßig nach. Wechselt ein Standort das Bundesland, tauscht Teamanda seine Feiertage aus.
- Neuberechnung bei Änderungen: Ändern sich Arbeitsvertrag, Feiertag, Betriebsferien oder Standortzuordnung, berechnet Teamanda Sollzeit, Überstunden und Urlaubsanspruch der betroffenen Mitarbeiter neu, auch rückwirkend.
- Geburtstage und Dienstjubiläen: Vorgesetzte erhalten eine Push-Benachrichtigung zum Geburtstag ihrer Mitarbeiter und zu jedem fünften Dienstjubiläum.
- Neues Namensformat überall: Ändert die Organisation das Namensformat, schreibt Teamanda die Namen aller Mitarbeiter um.