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Teamanda Hilfe

Zeiterfassung: Funktionen im Überblick

Referenz · Web, App, Kiosk, Datafox-Terminal

Mit der Zeiterfassung von Teamanda erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit, und die Verwaltung prüft sie, korrigiert sie und rechnet sie gegen den Arbeitsvertrag ab.

Stempeln

Abschnitt betitelt „Stempeln“
  • Digitale Stempeluhr im Browser: Mitarbeiter starten die Arbeitszeit, pausieren sie und stempeln Feierabend mit einem Klick, auch über die Karte auf dem Dashboard. Arbeitszeit erfassen
  • Zeiterfassung per App: Die App für iOS und Android stempelt mit denselben Knöpfen, auch direkt vom Dashboard der App. Arbeitszeit erfassen
  • Offline stempeln: Die App stempelt ohne Internetverbindung und überträgt die Zeiteinträge, sobald sie wieder online ist. Arbeitszeit erfassen
  • Stempelterminal am Tablet (Kiosk): Mitarbeiter stempeln an einem gemeinsamen Tablet mit Namen, Kiosk-PIN oder NFC-Chip und sehen dort ihre Überstunden und ihre Arbeitszeit von heute. Am Kiosk stempeln
  • Datafox-Terminal: Mitarbeiter stempeln an einem Datafox-Terminal mit ihrem Chip Kommen, Pause und Gehen und fragen ihr Überstundenkonto ab. Am Datafox-Terminal stempeln
  • Stempeln per KI-Assistent: Ein verbundener KI-Assistent stempelt Mitarbeiter ein und aus, solange ihr Zeiterfassungsprofil keinen Ortsnachweis verlangt. KI-Assistenten und KI-Verbindungen
  • Arbeitstypen: Neben Arbeitszeit erfassen Mitarbeiter Mobile Arbeit, Reisezeit, Schlechtwetter und Sozialstunden, sobald die Verwaltung sie einschaltet. Arbeitstypen einrichten
  • Projektzeiterfassung: Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeit beim Stempeln auf ein Projekt und eine Tätigkeit, auf Wunsch verpflichtend. Arbeitszeit auf ein Projekt buchen
  • Stempeln nur im Projektbereich: Die App startet und stoppt die Arbeitszeit nur am Ort des Projekts und zeigt das nächstgelegene Projekt zuerst. Projektzeiterfassung einrichten
  • Beschreibung zu Zeiteinträgen: Mitarbeiter notieren zu jedem Zeiteintrag, was sie getan haben, auch während die Zeit noch läuft. Einstellungen im Zeiterfassungsprofil im Überblick
  • Eintrag erneut starten: Im Browser startet ein früherer Zeiteintrag mit demselben Projekt, derselben Tätigkeit und derselben Beschreibung mit einem Klick erneut.
  • Arbeitsbeginn nur am Terminal: Der erste Arbeitsstart des Tages ist nur am Datafox-Terminal möglich, danach stehen alle freigegebenen Wege offen. Arbeitstypen einrichten
  • Erfassungswege je Mitarbeitergruppe: Die Verwaltung legt fest, ob Mitarbeiter in der App, im Browser oder am Datafox-Terminal stempeln. Zeiterfassungsprofil anlegen

Ortsnachweis, GPS und NFC

Abschnitt betitelt „Ortsnachweis, GPS und NFC“
  • Ortsnachweis per GPS: Die App speichert bei Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend die Position und stempelt erst, wenn sie auf höchstens 100 m genau innerhalb von 20 Sekunden vorliegt. Mit Ortsnachweis stempeln
  • NFC-Checkpoints: Mitarbeiter scannen einen NFC-Chip an einem festen Ort, der nur die Aktionen erlaubt, die die Verwaltung für ihn freigibt, und auf Wunsch auf ein Projekt bucht. NFC-Checkpoint anlegen
  • Wegpunkte: Mitarbeiter erfassen während der Arbeitszeit freiwillig ihre Position oder einen NFC-Checkpoint, ohne den Zeiteintrag zu unterbrechen. Einstellungen im Zeiterfassungsprofil im Überblick
  • Ortsnachweise einsehen und löschen: Die Tagesansicht zeigt jeden Ortsnachweis eines Zeiteintrags auf einer Karte, und wer den Eintrag ändern darf, löscht ihn endgültig. Ortsnachweis bei der Zeiterfassung einrichten
  • NFC-Chips für Mitarbeiter: Die Verwaltung liest einen Chip in der App ein und ordnet ihn einem Mitarbeiter zu, der damit am Kiosk und am Datafox-Terminal stempelt. NFC-Tag einem Mitarbeiter zuordnen

Zeiteinträge nachtragen und korrigieren

Abschnitt betitelt „Zeiteinträge nachtragen und korrigieren“
  • Zeiteinträge nachtragen: Mitarbeiter tragen vergessene Zeiten im Browser oder in der App nach, direkt oder als Erstellungsanfrage. Zeiteintrag nachtragen
  • Zeiteinträge ändern und löschen: Mitarbeiter korrigieren eigene Zeiteinträge innerhalb der Frist, die ihr Zeiterfassungsprofil erlaubt, ältere per Anfrage. Zeiteintrag ändern oder löschen
  • Rückwirkende Bearbeitung begrenzen: Die Verwaltung legt fest, wie viele Tage zurück Mitarbeiter selbst ändern dürfen; alles Ältere wird zur Korrekturanfrage. Direkte Änderung und Korrekturanfrage
  • Korrekturanfragen: Mitarbeiter beantragen eine Änderung oder beschreiben im Kommentar, was falsch ist, und die Verwaltung nimmt an oder lehnt ab. Korrekturanfrage stellen
  • Korrekturanfragen entscheiden: Die Verwaltung sieht Vorher und Nachher und übernimmt eine angenommene Änderung mit einem Klick. Korrekturanfragen bearbeiten
  • Zeiteinträge anderer bearbeiten: Die Verwaltung trägt Zeiten für Mitarbeiter nach, ändert und löscht sie und markiert den Tag als geprüft. Zeiteinträge eines Mitarbeiters bearbeiten
  • Zeiteinträge für mehrere Mitarbeiter: Die Verwaltung legt denselben Zeiteintrag für mehrere Mitarbeiter in einem Schritt an.
  • Versionsverlauf: Jede Änderung an einem Zeiteintrag bleibt mit Person und Ursache nachvollziehbar, etwa App, Kiosk, Terminal, KI-Assistent oder automatische Pausenkorrektur. Zeiteinträge eines Mitarbeiters bearbeiten
  • App-Konflikte auflösen: Ändert die App offline einen Zeiteintrag, der inzwischen anders gespeichert ist, übernimmt Teamanda, was sich nicht widerspricht, und legt den Rest der Verwaltung zum Übernehmen oder Verwerfen vor.
  • Tageskommentar und Fahrtweg: Zu jedem Tag halten Mitarbeiter und Verwaltung einen Kommentar und den Fahrtweg in Kilometern fest, der auch im Excel-Export steht. Zeiterfassung als Excel exportieren
  • Arbeitszeit über Mitternacht: Nachtschichten zählen auf Wunsch zum Vortag, wenn zwischen zwei Zeiteinträgen weniger als 6 Stunden liegen. Arbeitszeit über Mitternacht

Pausen und Arbeitszeitgesetz

Abschnitt betitelt „Pausen und Arbeitszeitgesetz“
  • Pausenprüfung nach ArbZG: Teamanda prüft die gesetzliche Pflichtpause, die Gesamtpause, Pausen unter 15 Minuten und zu lange Einzelpausen und markiert den Tag. Warnungen an Ihren Tagen
  • Höchstarbeitszeit und Ruhezeit: Teamanda warnt, wenn ein Tag die Höchstarbeitszeit überschreitet oder zwischen zwei Arbeitstagen weniger als 11 Stunden Ruhezeit liegen. Warnungen an Ihren Tagen
  • Mindestpausen je Arbeitszeit: Die Verwaltung legt die Pause in Stufen bis 4,5, 6, 9, 10 und über 10 Stunden fest. Einstellungen im Zeiterfassungsprofil im Überblick
  • Automatische Pausenkorrektur: Fehlt an einem vergangenen Tag Pausenzeit, trägt Teamanda sie bis zur Mindestpause ein, vor oder nach der Grenzzeit. Warnungen an Ihren Tagen
  • Feste Pausenzeiten: Teamanda trägt Pausen zu festen Uhrzeiten je Wochentag ein, etwa 12:00 bis 12:30 Uhr. Feste Pausenzeiten festlegen
  • Lücken zählen als Pause: Eine Lücke zwischen zwei Zeiteinträgen gilt als Pause, ohne dass Mitarbeiter eine Pause stempeln. Warnungen an Ihren Tagen
  • Kernarbeitszeit: Teamanda warnt, wenn Mitarbeiter außerhalb der Kernarbeitszeit des Wochentags arbeiten. Warnungen an Ihren Tagen
  • Fehlende Zeiterfassung: Teamanda markiert Arbeitstage ohne Abwesenheit und Feiertag, an denen keine Arbeitszeit erfasst ist. Warnungen an Ihren Tagen
  • Verstöße akzeptieren: Die Verwaltung akzeptiert einen geklärten Verstoß, der danach an keiner Stelle mehr als Verstoß zählt. Zeiteinträge prüfen und Verstöße beheben

Überstunden, Gleitzeit und Arbeitszeitkonto

Abschnitt betitelt „Überstunden, Gleitzeit und Arbeitszeitkonto“
  • Tagesziel aus dem Arbeitsvertrag: Die Sollzeit eines Tages kommt aus dem Arbeitsvertrag, mit festen Stunden je Wochentag oder flexiblen Arbeitstagen mit Mindest- und Höchststunden im Monat. Überstunden und Gleitzeit
  • Tagessaldo und Überstundenkonto: Teamanda rechnet für jeden Tag Plus- und Minusstunden aus und führt das Überstundenkonto mit Anfangsbestand, Korrekturen und Auszahlungen. Tagessaldo und Überstundenkonto
  • Verlauf des Überstundenkontos: Ein Diagramm zeigt den Stand am Ende jedes Tages im Monat, so findet die Verwaltung den Tag, an dem das Konto ins Minus ging. Tagessaldo und Überstundenkonto
  • Gleitzeitkonto mit Arbeitszeitkorridor: Mit eingeschaltetem Gleitzeitkonto führt Teamanda Gleitzeit und Überstunden getrennt, und nur Arbeit im Korridor zählt zur Gleitzeit. Überstunden und Gleitzeit
  • Grenzwerte für Zeitguthaben und Zeitschuld: Ein farbiger Punkt zeigt, ob ein Mitarbeiter das Zeitguthaben und die Zeitschuld aus seinem Arbeitsvertrag einhält. Überstunden und Gleitzeit
  • Arbeitszeit heute: Mitarbeiter sehen live, wie viel sie heute gearbeitet haben, ihr Tagesziel und die Restzeit. Überstunden und Gleitzeit
  • Überstunden und Gleitzeit korrigieren: Administratoren buchen Korrekturen auf das Überstundenkonto und das Gleitzeitkonto, die ab ihrem Datum zählen. Tagessaldo und Überstundenkonto
  • Überstunden auszahlen: Ausgezahlte Überstunden verringern das Überstundenkonto ab ihrem Auszahlungsdatum. Überstundenauszahlung erfassen
  • Sollstunden eines Tages überschreiben: Die Verwaltung setzt die regulären Sollstunden eines einzelnen Tages von Hand, ohne den Arbeitsvertrag zu ändern.
  • Zählt als Arbeitszeit: Die Verwaltung legt je Arbeitstyp fest, ob seine Zeit in Saldo, Soll, Warnungen und Bezahlung eingeht, und Teamanda rechnet vergangene Tage danach neu. Arbeitstypen einrichten
  • Tage mit erfasster Arbeitszeit: Das Dashboard zählt die Tage des Jahres mit Arbeitszeit, aufgeteilt nach Arbeitstyp. Tage mit erfasster Arbeitszeit

Zeiterfassungsprofile

Abschnitt betitelt „Zeiterfassungsprofile“

Dienstplan und Schichten

Abschnitt betitelt „Dienstplan und Schichten“

Überblick für die Verwaltung

Abschnitt betitelt „Überblick für die Verwaltung“
  • Anwesenheitsliste: Die Verwaltung sieht im Browser und in der App, wer gerade arbeitet, Pause macht, abwesend ist oder noch nicht angefangen hat. Anwesenheitsliste ansehen
  • Karte der Startorte: Eine Karte zeigt, wo laufende Zeiterfassungen mit Ortsnachweis gestartet wurden, zusammen mit den Projekten. Anwesenheitsliste ansehen
  • Wochenübersicht aller Mitarbeiter: Eine Zeile pro Mitarbeiter und eine Spalte pro Tag zeigen Verstöße, offene Korrekturanfragen, geprüfte Tage und die Zahl der Verstöße der Woche. Zeiteinträge prüfen und Verstöße beheben
  • Monatsprüfung je Mitarbeiter: Eine Tabelle zeigt jeden Tag eines Monats mit Soll, Arbeitszeit, Pause, Überstunden, Verstößen und Korrekturanfragen. Zeiteinträge prüfen und Verstöße beheben
  • Tage als geprüft markieren: Die Verwaltung hakt einzelne Tage oder eine ganze Woche als geprüft ab und hebt ungeprüfte Tage hervor. Zeiteinträge prüfen und Verstöße beheben
  • Tagesüberblick auf dem Dashboard: Das Dashboard der Verwaltung zeigt, wie viele eingeplante Mitarbeiter heute anwesend oder verspätet sind, und sammelt Korrekturanfragen, App-Konflikte und Tage mit Verstößen zum Abarbeiten.
  • Arbeitsbeginn ausstehend in der App: Ein Widget im Dashboard der App listet, wer heute Sollzeit hat und noch nicht gestempelt hat.
  • Berechtigungen je Team: Einsehen, Bearbeiten und die Anwesenheitsliste lassen sich auf die Mitarbeiter bestimmter Teams beschränken. Zeiterfassung-Berechtigungen im Überblick

Kiosk und Datafox-Terminal einrichten

Abschnitt betitelt „Kiosk und Datafox-Terminal einrichten“
  • Kiosk anlegen: Die Verwaltung legt für jedes Tablet einen Kiosk an, wählt die Anmeldung per PIN oder NFC-Chip und die erlaubten Mitarbeiter. Kiosk einrichten
  • Kiosk-Tablet absichern: Die App Teamanda Kiosk macht ein Android-Tablet zum festen Stempelgerät, das nur den Kiosk zeigt und Chips liest. Kiosk-Tablet einrichten
  • Abwesenheit am Kiosk beantragen: Auf Wunsch beantragen Mitarbeiter am Kiosk auch Abwesenheiten. Am Kiosk Abwesenheit beantragen
  • Datafox-Terminal anbinden: Teamanda verbindet das Datafox-Terminal mit der Organisation, die Verwaltung gibt den Erfassungsweg frei und ordnet die Chips zu. Datafox-Terminal einrichten

Auswertungen, Exporte und Schnittstellen

Abschnitt betitelt „Auswertungen, Exporte und Schnittstellen“
  • Excel-Export der Zeiterfassung: Die Verwaltung lädt einen Monat als Excel-Datei mit einem Tabellenblatt je Mitarbeiter, Stunden je Arbeitstyp, Tagessaldo und Überstundenkonto herunter. Zeiterfassung als Excel exportieren
  • Projektzeiten auswerten: Die erfassten Stunden je Projekt, Mitarbeiter und Tätigkeit lassen sich auswerten und exportieren. Projektzeiten auswerten
  • Stunden für die Lohnabrechnung: Die Lohnexporte übertragen Arbeitsstunden je Arbeitstyp unter ihrer Lohnart, mit Zuschlägen für Nacht, Sonntag und Feiertag. Exporttypen im Überblick
  • DATEV: Teamanda überträgt die Stunden eines Lohnmonats an DATEV. DATEV-Exporttypen im Überblick
  • REST-API: Über einen API-Schlüssel lesen Partnersysteme Zeiteinträge, Tagesberichte und die aktuelle Anwesenheit, legen Zeiteinträge an und löschen sie. API-Schlüssel erstellen
  • KI-Assistent: Ein KI-Assistent zeigt Zeiteinträge und Salden, erklärt einen Tag oder das Überstundenkonto, legt Zeiteinträge an oder stellt Korrekturanfragen und entscheidet sie für die Verwaltung. KI-Assistent verbinden

Automatisch im Hintergrund

Abschnitt betitelt „Automatisch im Hintergrund“
  • Feiertage und Betriebsferien senken das Soll: An Feiertagen des Standorts sinkt das Tagesziel auf 0, an halben Feiertagen auf die Hälfte, ebenso an Betriebsferien. Feiertage
  • Abwesenheiten senken das Soll: An einem Tag mit Abwesenheit sinkt das Tagesziel, an einem ganzen Urlaubstag auf 0 Stunden. Überstunden und Gleitzeit
  • Neuberechnung bei jeder Änderung: Ändern sich Zeiteinträge, Arbeitsvertrag, Zeiterfassungsprofil, Abwesenheiten, Feiertage oder Schichten, berechnet Teamanda die betroffenen Tage und Salden neu, auch rückwirkend.
  • Prüfung vergangener Tage: Teamanda prüft einen Tag auf Verstöße, sobald er vorbei ist, und nach jeder Änderung an seinen Zeiten erneut. Warnungen an Ihren Tagen
  • Rundung und Zeitgutschrift in der Nacht: Kurz nach Mitternacht rundet Teamanda Arbeitsbeginn und Arbeitsende des Vortags, schreibt die Zeitgutschrift gut und passt danach die Pausenkorrektur an. Einstellungen im Zeiterfassungsprofil im Überblick
  • Schichten am Schichttag übernehmen: Schichten künftiger Tage legt Teamanda in der Nacht an, mit der ihr Tag beginnt, Änderungen an heutigen Schichten nach wenigen Sekunden. Übernahme von Dienstplan-Schichten
  • Vergessene Zeiteinträge stoppen: Teamanda beendet laufende Zeiteinträge zur eingestellten Uhrzeit oder nach der Höchstdauer und kennzeichnet sie als automatisch beendet. Warnungen an Ihren Tagen
  • Reisezeit außerhalb des Korridors: Zählt Reisezeit als Arbeitszeit, geht sie außerhalb des Arbeitszeitkorridors zur Hälfte ins Überstundenkonto. Überstunden und Gleitzeit
  • Mindeststunden im Monat: Bei flexiblen Arbeitstagen zieht Teamanda fehlende Mindeststunden am Monatsende vom Überstundenkonto ab. Überstunden und Gleitzeit
  • Nur ein laufender Zeiteintrag: Ein neuer Start beendet den laufenden Zeiteintrag, eine Pause beendet die Arbeitszeit und beginnt die Pausenzeit. Am Datafox-Terminal stempeln
  • Benachrichtigung über Korrekturanfragen: Teamanda meldet neue Korrekturanfragen per Push und E-Mail an Vorgesetzte, Teamleitung oder ausgewählte Mitarbeiter und die Entscheidung per Push an den Mitarbeiter. Korrekturanfragen bearbeiten
  • Benachrichtigungen selbst steuern: Jeder Mitarbeiter schaltet E-Mail und Push für jede Benachrichtigung der Zeiterfassung einzeln ein oder aus. Benachrichtigungen einstellen

Siehe auch

Abschnitt betitelt „Siehe auch“