Formulare: Funktionen im Überblick

Mit Formularen ersetzt Teamanda Papierformulare wie Bautagesberichte, Abnahmeprotokolle oder Checklisten: Die Verwaltung baut Vorlagen ohne Programmierung, Mitarbeiter füllen sie im Browser oder in der App aus, und jede Einreichung wird zum PDF.

Vorlagen erstellen

Formular-Editor: Eine Vorlage besteht aus Eigenschaften oben und Abschnitten mit Feldern, die Sie per Drag-and-drop anordnen. Vorlage erstellen
Kopieren, Ausschneiden und Einfügen: Felder und Abschnitte lassen sich innerhalb einer Vorlage und zwischen Vorlagen kopieren.
Feldeinstellungen: Jedes Feld hat Bezeichnung, Beschreibung, kann optional sein und im PDF leer weggelassen werden. Feldtypen im Überblick
Symbol und Farbe: Jede Vorlage bekommt eins von 38 Symbolen und eine von acht Farben, damit Mitarbeiter sie in der Liste schnell finden.
Anpassbar beim Ausfüllen: Pro Feld erlauben Sie, dass Mitarbeiter es in ihrer Einreichung bearbeiten oder entfernen, pro Vorlage, dass sie eigene Abschnitte und Felder ergänzen.
Entwurf und Veröffentlichen: Eine Vorlage steht Mitarbeitern erst zur Wahl, wenn Sie sie veröffentlichen. Vorlage veröffentlichen
Vorlage archivieren und wiederherstellen: Archivierte Vorlagen verschwinden aus der Auswahl, ihre Einreichungen bleiben. Vorlage archivieren
Feld-Vorlagen: Wiederkehrende Feldgruppen speichern Sie einmal und fügen sie in jede Vorlage ein. Feld-Vorlagen verwalten
System-Vorlagen: Fertige Vorlagen von Teamanda übernehmen Sie mit einem Klick als Entwurf in Ihre Organisation. System-Vorlage übernehmen
Vorlagen in der Suche: Die Suche im Browser findet Vorlagen nach Namen.

Feldtypen

Text, Zahl und Datum: Einzeilige oder mehrzeilige Texteingabe, Zahlen und Datumsauswahl.
Auswahl und Dropdown: Mehrfach- oder Einfachauswahl zum Abhaken und Auswahllisten.
Tabelle: Mitarbeiter fügen Zeilen mit den Spalten der Vorlage hinzu und sortieren sie um, auf Wunsch über die volle Breite und mit fest vorgegebenen Zeilen.
Digitale Unterschrift: Mitarbeiter oder Kunden unterschreiben mit Finger oder Maus direkt im Formular.
Unterschriftszeile im PDF: Ein Feld setzt eine Linie zum Unterschreiben auf Papier ins PDF.
Fotos und Dateien: Ein Dateifeld nimmt Bilder, PDFs, Office- oder Textdateien an, am Telefon direkt von der Kamera.
Bedingte Felder: Ein Feld zeigt je nach gewählter Option eine andere Eingabe, auch in Tabellenspalten.
Mitarbeiterauswahl und Projektauswahl: Felder zur Auswahl eines Mitarbeiters oder Projekts der Organisation.
Projektarbeitszeit: Teamanda trägt die erfasste Arbeitszeit auf dem gewählten Projekt am gewählten Datum selbst ein.
Freitext: Formatierter Hinweistext in der Vorlage, etwa für Anleitungen.

Formulare ausfüllen

Im Browser und in der App ausfüllen: Mitarbeiter wählen eine veröffentlichte Vorlage und füllen sie aus. Formular ausfüllen, Formular im Browser ausfüllen
Zwischenspeichern: Eine Einreichung lässt sich als In Bearbeitung speichern und später fortsetzen. Einreichung in Bearbeitung fortsetzen
Abschließen: Eine abgeschlossene Einreichung ist fertig und wird zum PDF. Einreichung und Status
Pflichtfeldprüfung: Vor dem Abschließen zeigt Teamanda, welche Pflichtfelder noch fehlen.
Formular aus der Projektakte: Aus einem Projekt geöffnet, ist das Projekt schon eingetragen. Formular aus der Projektakte ausfüllen

Einreichungen

Eigene Einreichungen: Mitarbeiter sehen ihre Einreichungen im Browser und in der App. Eigene Einreichungen ansehen
Einreichungen pro Vorlage: Die Verwaltung sieht alle Einreichungen einer Vorlage mit Vorschau daneben und blättert mit den Pfeiltasten. Einreichungen einer Vorlage ansehen
Filter: Suche nach Namen, Filter nach Status, Erstelldatum, Ersteller und Vorlage, dazu Zeiträume für jedes Datumsfeld und Projekte für jedes Projektauswahlfeld.
Einreichungen in der Projektakte: Mit Projektfeld erscheinen abgeschlossene Einreichungen im Zeitstrahl des Projekts. Projektfeld festlegen

PDF, E-Mail und Export

PDF-Vorschau und PDF-Export: Jede Einreichung wird zum PDF mit Firmenlogo und Seitenzahlen, als barrierefreies PDF/A. Einreichung als PDF ansehen oder herunterladen
Fotos und Anlagen im PDF: Bilder stehen direkt im PDF, hochgeladene PDFs hängt Teamanda mit einem Anlagenverzeichnis an, und mit Dateien erhalten Sie ein ZIP mit PDF und Originaldateien.
Einreichung per E-Mail versenden: Eine Einreichung geht an jede beliebige E-Mail-Adresse, als Anhang bis 20 MB oder als Link, der sieben Tage gilt. Einreichung per E-Mail versenden
Automatische E-Mail an Empfänger: Pro Vorlage legen Sie Mitarbeiter fest, die jede abgeschlossene Einreichung per E-Mail bekommen. E-Mail-Empfänger festlegen
Excel-Export: Die gefilterten Einreichungen einer Vorlage landen in einer Excel-Datei mit einer Spalte pro Feld. Einreichungen einer Vorlage exportieren
PDFs als ZIP: Alle gefilterten Einreichungen lassen sich auf einmal als PDFs in einem ZIP herunterladen.

Berechtigungen

Formulare-Vorlagen verwalten: Wer sie hat, erstellt, veröffentlicht und archiviert Vorlagen und sieht ihre Einreichungen. Vorlage, Einreichung und Status
Einreichungen anderer einsehen: Eine eigene Berechtigung gibt Zugriff auf Einreichungen anderer Mitarbeiter, auf Wunsch nur für bestimmte Teams.
Zugriff über die Projektakte: Mitarbeiter eines Projekts öffnen die abgeschlossenen Einreichungen zu diesem Projekt.

Formulare v1

Ältere Formulare weiter nutzen: Organisationen mit der ersten Version füllen ihre Formulare in der App aus, sehen ihre Einreichungen und exportieren sie als Excel oder PDF-ZIP. Formular v1 ausfüllen
PDF an Empfänger: In der ersten Version schickt Teamanda jede gespeicherte Einreichung als PDF an die festgelegten Empfänger.
REST-API: Einreichungen der ersten Version lassen sich über die REST-API lesen.

Automatisch im Hintergrund

Einreichung als Kopie: Jede Einreichung speichert eine eigene Kopie der Vorlage, spätere Änderungen an der Vorlage verändern bestehende Einreichungen nicht.
Automatischer Name: Teamanda benennt jede Einreichung aus den Eigenschaften der Vorlage, sonst aus Vorlagenname und Zeitpunkt.
Projektarbeitszeit berechnen: Beim Speichern summiert Teamanda die erfasste Arbeitszeit für Projekt und Datum.
Projekt zuordnen: Das Projektfeld ordnet die Einreichung beim Speichern der Projektakte zu, und wird das Feld gelöscht, entfernt Teamanda auch die Zuordnung in der Vorlage.
E-Mail nur einmal: Die E-Mail an die Empfänger geht nur beim ersten Abschließen raus und nur an aktive Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse.
Dateigrenzen: Eine Datei darf bis 25 MB groß sein, alle beim Speichern neu gewählten Dateien zusammen bis 64 MB.
Bilder für das PDF: Teamanda dreht Fotos richtig und verkleinert sie für das PDF.
Aufräumen: Dateien, die nicht mehr in der Einreichung stehen, entfernt Teamanda beim Speichern.
Gleichzeitiges Speichern: Speichern zwei Personen dieselbe Einreichung, verarbeitet Teamanda die Änderungen nacheinander.
Ablaufende Downloads: Download-Links für Exporte laufen nach einem Tag ab, per E-Mail versendete Links nach sieben Tagen.
Live-Aktualisierung: Listen von Vorlagen und Einreichungen aktualisieren sich ohne Neuladen.