Plattform: Funktionen im Überblick

Die Plattform umfasst alles, was in Teamanda zu keinem einzelnen Modul gehört: die Apps, die Anmeldung, persönliche Einstellungen, Suche, Benachrichtigungen und Sicherheit, für alle Mitarbeiter und die Verwaltung.

Web, App, Desktop und Kiosk

Web-App im Browser: Teamanda läuft unter der eigenen Web-Adresse Ihrer Organisation in jedem aktuellen Browser, ohne Installation.
App für iPhone und Android: Die App Teamanda gibt es im App Store und bei Google Play, mit Zeiterfassung, Abwesenheiten, Dienstplan, Ressourcenplanung, Einsatzplanung, Projektakte, Kommunikation, Aufgaben, Geteilter Ablage, Formularen, Reisekosten und Mitarbeitern. Erste Schritte
Eigene App Ihrer Organisation: Statt der App Teamanda kann Ihre Organisation eine eigene App nutzen, deren Link in der Einladung steht.
Organisation automatisch finden: In der App geben Mitarbeiter nur ihre E-Mail-Adresse ein, die App sucht die Organisation selbst. In Teamanda anmelden
Zeiten auch ohne Netz: Die App speichert erfasste Zeiten auf dem Gerät und gleicht sie ab, sobald Teamanda wieder erreichbar ist.
Modulreihenfolge in der App: Mitarbeiter ordnen die Module der App selbst und übernehmen die Reihenfolge auf Wunsch auch für das Dashboard.
Desktop-App für Windows, macOS und Linux: Teamanda öffnet sich in einem eigenen Fenster, merkt sich die Organisation und aktualisiert sich beim Beenden selbst. Desktop-App installieren
Apps und Downloads an einem Ort: Teamanda zeigt die Links zu allen Apps mit QR-Code und empfiehlt die App für das aktuelle Gerät.
Kiosk-Tablet als Stempelgerät: Die App Teamanda Kiosk macht aus einem Android-Tablet ein festes Stempelgerät, das nur den Kiosk zeigt und Chips über NFC liest. Kiosk-Tablet einrichten
Wartungs- und Störungshinweise in der App: Ein Streifen oben in der App kündigt Wartungen an und meldet, wenn Teamanda nicht erreichbar ist, ohne die App zu blockieren. Wartungs- und Störungshinweise in der App

Anmeldung und Zweiter Faktor

Einladung per E-Mail: Neue Mitarbeiter legen ihr Passwort über den Link in der Einladung fest, im Browser oder in der App. In Teamanda anmelden
Anmelden mit Passkey: Ein Passkey auf Smartphone oder Computer meldet ohne Passwort an, freigegeben mit Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN. Passkey hinzufügen
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Authenticator-App, Passkey oder ein Code per E-Mail schließen die Anmeldung mit Passwort ab. Zweiter Faktor
Authenticator-App: Google Authenticator, Microsoft Authenticator und andere Apps erzeugen alle 30 Sekunden einen neuen Code. Authenticator-App einrichten
Wiederherstellungscodes: 10 Einmalcodes ersetzen Authenticator-App oder Passkey, wenn das Smartphone verloren ist.
Passwort vergessen: Ein Link per E-Mail setzt ein neues Passwort, die Verwaltung kann außerdem einen neuen Link schicken, ein Passwort setzen oder den Zweiten Faktor zurücksetzen. Passwort oder Zweiten Faktor eines Mitarbeiters zurücksetzen
Passwortregel: Ein Passwort hat 8 bis 128 Zeichen und darf die E-Mail-Adresse des Kontos nicht enthalten.
Passwort ändern in der App: Mitarbeiter ändern ihr Passwort auch in den Einstellungen der App.

Mehrere Organisationen

Kontowechsler: Wer für mehrere Organisationen arbeitet, verknüpft seine Konten und wechselt ohne neue Anmeldung, im Browser und in der App. Konto zum Kontowechsler hinzufügen
Privat verknüpft: Die Verknüpfungen sieht nur der Mitarbeiter selbst, nicht die Verwaltung.
Einstellungen je Konto: Sprache, Zeitformat, Benachrichtigungen und Zweiter Faktor gelten je Konto und lassen sich in jeder Organisation anders einstellen.

Persönliche Einstellungen

Deutsch mit Sie- oder Du-Anrede und Englisch: Jeder Mitarbeiter wählt die Sprache seines Kontos, Push-Benachrichtigungen folgen ihr. Sprache ändern
Stunden und Minuten oder Dezimalstunden: Zeiten erscheinen als 7h 30m oder 7,50 h, auf Wunsch mit Umschalter direkt im Eingabefeld. Zeitformat ändern
Kiosk-PIN: Mitarbeiter legen ihre 4-stellige PIN für den Kiosk selbst fest, im Browser oder in der App. Kiosk-PIN festlegen

Dashboard

Persönliches Dashboard: Die Startseite zeigt die Module des Mitarbeiters mit Stempeluhr, Resturlaub, Überstunden, Abwesenheitsanträgen, nächstem Einsatz, neuen Beiträgen und Dokumenten der Personalakte.
Verwaltungs-Dashboard: Wer andere Mitarbeiter verwaltet, sieht auf einer Seite, was heute los ist und was auf eine Entscheidung wartet.
Eingang für offene Vorgänge: Abwesenheitsanträge, Korrekturanfragen, Verstöße, Stammdatenänderungen, abgelaufene oder fehlende Arbeitsverträge, Schichtbewerbungen, eAU, DATEV und Aufgaben stehen gesammelt in einem Eingang, Erledigtes lässt sich archivieren.
Anträge direkt entscheiden: Einen Abwesenheitsantrag genehmigen oder lehnen Sie direkt im Eingang ab.
Anwesenheit heute: Das Dashboard zeigt, wer arbeitet, wer noch nicht angefangen hat und wer schon Feierabend hat.
Anstehende Ereignisse: Geburtstage, Dienstjubiläen, erste und letzte Arbeitstage, Ende von Probezeit und Befristung sowie Abwesenheiten stehen im Voraus auf dem Dashboard.
Auslastung und Resturlaub: Soll- und Ist-Zeit für einen wählbaren Zeitraum, die meisten Überstunden und das größte Minus, verfallender Übertrag und der meiste Resturlaub.

Suche

Suche mit ⌘K oder Strg+K: Die Suche öffnet jede Seite, jedes Profil und jede Aufgabe, die der Mitarbeiter sehen darf. Mit der Suche Seiten, Personen und mehr finden
Fehlertolerant: Umlaute, ß, Akzente und kleine Tippfehler stören nicht, schmit findet Schmidt.
Andere Wörter: Urlaub und Krankmeldung finden die Abwesenheiten.
Aktionen aus der Suche: Abwesenheit beantragen, Zeit erfassen, ein- und ausstempeln, Reisekosten erfassen und eine Aufgabe erstellen, ohne die Seite zu wechseln.
Projekte, Formulare, Teams und Einstellungen: Die Suche findet auch Projekte, Formulare, KI-Chats, Teams, Kostenstellen, Standorte, Zeiterfassungsprofile, Abwesenheitsarten und Zuschlagssätze, soweit der Mitarbeiter sie sehen darf.
Hilfeartikel und KI-Assistent: Die Suche zeigt passende Hilfeartikel und übergibt eine Frage an einen neuen Chat.

Benachrichtigungen

E-Mail und Push: Teamanda benachrichtigt per E-Mail und per Push in der App, etwa über eine Entscheidung zum Urlaubsantrag. Benachrichtigungen einstellen
Jede Benachrichtigung einzeln: Über 40 Benachrichtigungen, nach Modulen gruppiert, lassen sich je Kanal ein- und ausschalten.
Standards für Organisation und Teams: Die Verwaltung legt fest, welche Benachrichtigungen standardmäßig ankommen, die eigene Einstellung des Mitarbeiters geht vor. Benachrichtigungen für Organisation und Teams festlegen
Benachrichtigungen in Teamanda: Alle Benachrichtigungen stehen auch in Teamanda, im Browser und in der App, als gelesen markierbar und löschbar.
Wichtige E-Mails kommen immer: Einladung, Passwort-Links, Anmeldecodes und Sicherheitshinweise lassen sich nicht abschalten.

Hilfe und Feedback

Hilfeartikel: Zu jeder Aufgabe gibt es einen Hilfeartikel, erreichbar aus der Suche im Browser und aus dem Menü der App.
Geführte Touren: Touren führen Schritt für Schritt durch Aufgaben wie Abwesenheit beantragen, Mitarbeiter einladen, Standort anlegen, Reisekosten abrechnen, Aufgaben verwalten, einen Chat starten oder einen KI-Assistenten verbinden, und laufen im Browser.
Rundgang nach der Einrichtung: Nach der Ersteinrichtung führt ein Rundgang durch die Seitenleiste. Erste Schritte für die Verwaltung
Support kontaktieren: Aus Teamanda und aus der App schreiben Mitarbeiter direkt an den Teamanda-Support.
Ideen und Verbesserungsvorschläge: Mitarbeiter reichen Feedback ein und verfolgen seinen Status von Neu bis Umgesetzt, die Administratoren ihrer Organisation sehen es nicht.

Organisation anpassen

Eigene Web-Adresse: Jede Organisation hat ihre eigene Web-Adresse, die die Verwaltung ändern kann.
Logo, Icon und Primärfarbe: Teamanda erscheint mit Logo und Farbe Ihrer Organisation.
Namensformat: Die Verwaltung legt fest, ob Namen als Vorname Nachname, Nachname, Vorname oder nur mit Vor- oder Nachnamen erscheinen.
Apps ein- und ausschalten: Die Verwaltung schaltet Module für die ganze Organisation und je Team ein oder aus. Weitere Apps anfragen

Berechtigungen

Berechtigungen über Teams: Was ein Mitarbeiter über seine eigenen Daten hinaus darf, legen seine Teams fest, getrennt für Mitarbeiter und Teamleiter. Teams und Berechtigungen
Auf Teams beschränkt: Viele Berechtigungen gelten nur für ausgewählte Teams, etwa Abwesenheitsanträge nur im Vertrieb verwalten.
Administrator und Inhaber: Administratoren dürfen alles außer buchen, das darf nur der Inhaber. Organisation-Berechtigungen im Überblick
Was ein Mitarbeiter darf, prüfen: Die Verwaltung sieht für jeden Mitarbeiter, welche Berechtigungen er aus welchem Team hat. Berechtigungen eines Mitarbeiters prüfen

Datenschutz und Nachvollziehbarkeit

Protokoll aller Änderungen: Administratoren sehen, wer wann Zeiteinträge, Abwesenheiten, Arbeitsverträge, Mitarbeiterdaten, Berechtigungen, Teams, Dienstplan, Reisekosten, Dokumente und Dateien der Geteilten Ablage geändert hat.
Anmeldungen im Protokoll: Erfolgreiche und gescheiterte Anmeldungen sowie jede Änderung an Passwort, Passkey, Authenticator-App und Wiederherstellungscodes stehen im Protokoll.
Wer, womit, von wo: Jeder Eintrag nennt, ob ein Mitarbeiter, ein API-Schlüssel oder Teamanda selbst die Änderung gemacht hat, über welches Gerät und welche App-Version, am Kiosk oder über einen KI-Assistenten.
Protokoll filtern: Nach Zeitraum, Modul, Ereignis und betroffenem Mitarbeiter filtern, durchsuchen oder nur Änderungen durch KI zeigen.
Auftragsverarbeitungsvertrag online: Den AVV unterschreibt die Verwaltung direkt aus den Einstellungen.
Zugang nur aus freigegebenen Netzen: Teamanda kann die Anmeldungen einer Organisation auf festgelegte IP-Adressen beschränken. API-, Terminal- und Kiosk-Schlüssel sind davon ausgenommen.
Prüfung auf geleakte Passwörter: Teamanda kann für Ihre Organisation einschalten, dass neue Passwörter gegen bekannte Datenlecks geprüft und abgelehnt werden.

Automatisch im Hintergrund

Warnung bei gescheitertem Zweiten Faktor: Gibt jemand Ihr Passwort richtig ein, besteht aber den Zweiten Faktor nicht, sperrt Teamanda die Anmeldung und warnt Sie per E-Mail.
Anmeldung mit Frist: Den Zweiten Faktor bestätigen Sie innerhalb von 10 Minuten nach dem Passwort, nach 5 falschen Codes beginnt die Anmeldung neu.
Schutz vor Massenangriffen: Teamanda begrenzt Anmeldeversuche je Absender.
Abmelden auf anderen Geräten: Nach einem neuen Passwort, einem neuen oder entfernten Zweiten Faktor oder einem entfernten Konto im Kontowechsler beendet Teamanda die Sitzungen auf anderen Geräten.
Angemeldet bleiben: Eine Anmeldung gilt 3 Wochen und verlängert sich, solange Sie Teamanda nutzen.
Neue Domain, neue Anmeldung: Ändert die Verwaltung die Web-Adresse, meldet Teamanda alle Mitarbeiter ab.
Geburtstage und Dienstjubiläen: Vorgesetzte erhalten am Tag eine Benachrichtigung.
App im Hintergrund aktuell: Die App gleicht ihre Daten auch im Hintergrund ab, ungefähr stündlich.
Live-Aktualisierung: Geänderte Daten erscheinen in Browser und App ohne Neuladen.
Kiosk startet von selbst: Das Kiosk-Tablet startet nach einem Neustart wieder im Kiosk und installiert Updates aus Google Play selbst.