Mit Abwesenheiten beantragen Mitarbeiter Urlaub, melden sich krank und sehen ihr Urlaubskonto, die Verwaltung genehmigt Anträge, plant mit dem Abwesenheitsplan und richtet die Abwesenheitsarten ein.
Urlaub und Abwesenheiten beantragen
Abschnitt betitelt „Urlaub und Abwesenheiten beantragen“- Urlaubsantrag online: Mitarbeiter beantragen Urlaub und jede andere Abwesenheitsart im Browser, in der App oder am Kiosk-Tablet. Urlaub beantragen
- Urlaub am Kiosk beantragen: Am Kiosk melden sich Mitarbeiter mit Kiosk-PIN oder Chip an, sehen ihre drei letzten Anträge mit Status und stellen einen neuen, wenn die Verwaltung das für den Kiosk eingeschaltet hat. Am Kiosk Abwesenheit beantragen
- Halber Urlaubstag: Bei bezahltem Urlaub über einen einzelnen Tag zählt der Antrag auf Wunsch als halber Urlaubstag. Halbtags oder stundenweise Abwesenheit beantragen
- Stundenweiser Überstundenabbau: Für einen einzelnen Tag mit Sollzeit beantragen Mitarbeiter nur einen Teil des Tages als Überstundenabbau, höchstens bis zur Sollzeit. Halbtags oder stundenweise Abwesenheit beantragen
- Vertretung wählen: Erlaubt die Abwesenheitsart es, nennt der Antrag eine Vertretung, die auch Teil der Genehmigung sein kann.
- Antrag mit KI ausfüllen: Aus einer kurzen Beschreibung wie „Urlaub zweite Augustwoche“ füllt die KI Abwesenheitsart, Zeitraum und Kommentar im Browser aus. Abwesenheitsantrag mit KI ausfüllen
- Anträge für andere stellen: Wer Abwesenheitsanfragen für andere verwalten darf, stellt einen Antrag im Browser für einen oder mehrere Mitarbeiter auf einmal.
- Antragsfrist: Je Abwesenheitsart legt die Verwaltung fest, wie viele Tage vor Beginn ein Antrag vorliegen muss, oder erlaubt rückwirkende Anträge. Abwesenheitsart anlegen
- Antrag stornieren: Offene, abgelehnte und noch nicht begonnene bestätigte Anträge nehmen Mitarbeiter selbst zurück, wenn die Abwesenheitsart das erlaubt. Abwesenheitsantrag stornieren
- Antragsstatus und Verlauf: Jeder Antrag zeigt seinen Status, die Genehmigungsfolge und einen Verlauf mit jeder Änderung und jedem Kommentar. Antragsstatus im Überblick
Krankmeldung
Abschnitt betitelt „Krankmeldung“- Krankmeldung digital einreichen: Mitarbeiter melden eine Krankheit im Browser oder in der App, standardmäßig ohne Genehmigung. Krankmeldung einreichen
- Folgekrankheit: Eine Krankmeldung lässt sich als Fortsetzung einer früheren kennzeichnen.
- AU-Bescheinigung hochladen: Erlaubt die Abwesenheitsart es, hängen Mitarbeiter die Krankschreibung als Datei an, in der App auch direkt als Foto.
- Kind krank: Bei Abwesenheitsarten für Kinderbetreuung wählen Mitarbeiter das betroffene Kind aus den Kindern in ihren Stammdaten.
- eAU über DATEV abrufen: Die Verwaltung fragt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus der Krankmeldung heraus bei der Krankenkasse an, Teamanda ruft die Antwort selbst ab. eAU bei der Krankenkasse anfragen
Genehmigung
Abschnitt betitelt „Genehmigung“- Genehmigungsworkflow je Abwesenheitsart: Jede Abwesenheitsart legt fest, ob sie genehmigt werden muss und wer zustimmt: Teamleiter, Vorgesetzte, die Vertretung oder einzelne Mitarbeiter. Einstellungen einer Abwesenheitsart im Überblick
- Mehrstufige Genehmigung: Im Modus Sequenziell durchläuft ein Antrag Vertretung, Teamleiter und Vorgesetzten in einer Reihenfolge Ihrer Wahl.
- Mehrere Zustimmungen: Im Modus Ungeordnet genügt eine festgelegte Zahl an Zustimmungen, zum Beispiel 2 von 5, oder alle müssen zustimmen.
- Genehmigen in Browser und App: Zustimmungsberechtigte entscheiden aus der Liste offener Anträge, aus der Benachrichtigungs-E-Mail oder per Push-Benachrichtigung in der App. Urlaubsanträge genehmigen
- Entscheidungshilfe: Der Antrag zeigt Zeitraum, Vertretung und bei Urlaub den Anspruch vor und nach dem Antrag, die E-Mail an Zustimmungsberechtigte nennt zusätzlich Kollegen aus dem Team, die im selben Zeitraum abwesend sind.
- Schnellentscheidung im Dashboard: Das Dashboard der Verwaltung listet offene Anträge zum direkten Genehmigen oder Ablehnen.
- Administrator genehmigt komplett: Ein Administrator bestätigt einen Antrag sofort oder gibt nur seine eigene Stimme ab. Urlaubsanträge genehmigen
- Keine Entscheidung über eigene Anträge: Gibt es weitere Zustimmungsberechtigte, entscheidet ein Antragsteller nicht über seinen eigenen Antrag; findet Teamanda niemanden, entscheiden die Administratoren.
- Ablehnung mit Begründung: Eine einzige Ablehnung lehnt den Antrag ab, der Mitarbeiter erhält die Begründung. Wer abgelehnt hat, kann später noch genehmigen.
- Vergangene Abwesenheiten buchen: Die Verwaltung bucht bestätigte Abwesenheiten nach ihrem Ende, danach lassen sie sich nur noch von einem Administrator zur Bearbeitung freischalten.
- Anrechnung einzelner Tage anpassen: Bei einem bestätigten Antrag ändert die Verwaltung im Browser, wie viel ein einzelner Tag zählt, in Tagen oder Stunden.
Urlaubskonto
Abschnitt betitelt „Urlaubskonto“- Urlaubsanspruch aus dem Arbeitsvertrag: Den jährlichen Anspruch legt die Verwaltung im Arbeitsvertrag fest, auf Wunsch über das Jahr verteilt, etwa monatlich ein Zwölftel. Urlaubsanspruch und Resturlaub
- Resturlaub und Übertrag: Nicht genommener Urlaub verfällt am Jahresende, an einem festen Tag im Folgejahr wie dem 31. März oder nie. Arbeitsvertrag anlegen
- Resturlaub beim Wechsel zu Teamanda: Beim ersten Arbeitsvertrag trägt die Verwaltung die Urlaubstage ein, die dem Mitarbeiter am ersten Tag noch zustehen; Teamanda rechnet sie für dieses Jahr in den Anspruch um. Arbeitsvertrag anlegen
- Korrektur des Urlaubsanspruchs: Eine Korrektur ändert den Anspruch eines einzelnen Jahres, etwa wenn ein neuer Vertrag mitten im Jahr beginnt. Arbeitsvertrag anlegen
- Vorschau vor dem Speichern: Beim Bearbeiten eines Arbeitsvertrags zeigt Teamanda den Urlaubsanspruch zweier Jahre mit verbrauchten, geplanten und verfügbaren Tagen und nennt den Vertrag, aus dem der Jahresanspruch stammt.
- Resturlaub zuerst: Teamanda verbraucht den Übertrag aus dem Vorjahr vor dem neuen Anspruch.
- Kontostand in der App: Die App zeigt den Anspruch des Jahres mit verbrauchten, verfügbaren, geplanten und beantragten Tagen sowie den Übertrag mit seinem Verfallsdatum.
- Jahresübersicht: Ein Jahreskalender zeigt je Mitarbeiter alle Abwesenheiten der zwölf Monate und die Tage je Abwesenheitsart.
- Urlaubsabgeltung: Ausgezahlte Urlaubstage senken den Resturlaub. Urlaubsabgeltung erfassen
- Urlaub auszahlen lassen: Mitarbeiter beantragen die Auszahlung von Urlaubstagen in Reisekosten. Guthaben auszahlen
Abwesenheitsplan und Übersicht
Abschnitt betitelt „Abwesenheitsplan und Übersicht“- Abwesenheitsplan für das ganze Team: Die Übersicht zeigt alle Abwesenheiten als Zeitleiste über einen, drei oder sechs Monate, mit Feiertagen, Suche und Filtern nach Team, Standort, Projekt, Kostenstelle und Abteilung.
- Wer ist heute abwesend: Dashboard und App zeigen, wer heute fehlt, das Mitarbeiterverzeichnis der App filtert nach Abwesenden.
- Farben nach Abwesenheitsart: Übersicht und Anfragen-Board färben Abwesenheiten auf Wunsch nach Abwesenheitsart statt nach Status. Abwesenheiten nach Abwesenheitsart einfärben
- Anfragen-Board: Die Verwaltung sieht alle Anträge der von ihr betreuten Mitarbeiter in Spalten nach Status, Anträge mit nahem Beginn sind hervorgehoben.
- Datenschutz im Abwesenheitsplan: Teamkollegen sehen Abwesenheiten nur mit einer neutralen Bezeichnung wie „Abwesend“, ohne Abwesenheitsart, Details und Urlaubsanspruch. Abwesenheiten-Berechtigungen im Überblick
- Hinweis auf abgeschlossene Monate: Die Übersicht warnt, wenn der gezeigte Zeitraum schon für die Lohnabrechnung exportiert wurde.
Abwesenheitsarten einrichten
Abschnitt betitelt „Abwesenheitsarten einrichten“- Mitgelieferte Abwesenheitsarten: Jede neue Organisation startet mit Bezahlter Urlaub, Krankheit, Kind(er) krank, Elternzeit, Kurzarbeit, Unbezahlter Urlaub, Überstundenabbau und je einer Art für bezahlte und unbezahlte Freistellung. Abwesenheitsart anlegen
- Eigene Abwesenheitsarten: Die Verwaltung legt weitere Arten wie Bildungsurlaub an, mit Name, Abkürzung, Farbe und einer Kategorie, die festlegt, wie Teamanda die Tage rechnet.
- Berechnung je Abwesenheitsart: Eine Art zählt als Urlaub, als Abwesenheit mit gesenkter Sollzeit, nur als Information oder zieht Zeit vom Überstunden- oder Gleitzeitkonto ab. Einstellungen einer Abwesenheitsart im Überblick
- Änderungen ab einem Stichtag: Eine geänderte Berechnung gilt ab dem laufenden oder dem nächsten Jahr, vergangene Jahre bleiben richtig berechnet.
- Regeln: Je Art stellt die Verwaltung ein, ob Mitarbeiter sie selbst beantragen, stornieren, Bescheinigungen anhängen und eine Vertretung wählen dürfen.
- Zuordnung zu Mitarbeitern und Teams: Eine Abwesenheitsart steht nur den Mitarbeitern und Teams zur Auswahl, denen sie zugeordnet ist; neue Mitarbeiter bekommen sie auf Wunsch automatisch.
- Prioritäten bei Überschneidungen: Die Verwaltung sortiert die Abwesenheitsarten nach Priorität. Überschneiden sich zwei Abwesenheiten, zählt an diesem Tag die mit der höheren Priorität, etwa Krankheit im Urlaub.
- Abwesenheitsarten archivieren: Nicht mehr benötigte Arten verschwinden aus der Auswahl im Antrag.
Benachrichtigungen
Abschnitt betitelt „Benachrichtigungen“- Neuer Antrag: Zustimmungsberechtigte erhalten E-Mail und Push-Benachrichtigung, bei mehrstufiger Genehmigung jeweils die Personen des aktuellen Schritts. Urlaubsanträge genehmigen
- Eingangsbestätigung: Der Antragsteller erfährt, dass sein Antrag eingegangen ist und wer als Nächstes entscheidet.
- Entscheidung: Der Mitarbeiter wird benachrichtigt, sobald sein Antrag genehmigt oder abgelehnt ist, mit Kommentar und Resturlaub.
- Abwesenheitsmeldung ohne Genehmigung: Braucht eine Abwesenheit keine Genehmigung, etwa eine Krankmeldung, erfahren die Vorgesetzten des Mitarbeiters davon, sonst die Administratoren. Wer Schichten plant, sieht dabei, welche Schichten nun unbesetzt sind.
- Weitere Empfänger: Je Abwesenheitsart informiert Teamanda bei jedem neuen Antrag zusätzliche Mitarbeiter, Teamleiter oder Vorgesetzte und schickt E-Mail-Adressen außerhalb von Teamanda, etwa dem Lohnbüro, ausgewählte Statusänderungen. Abwesenheitsart anlegen
- Einstellbar je Mitarbeiter und Team: Ob eine Benachrichtigung per E-Mail oder Push kommt, legen Organisation, Team und jeder Mitarbeiter selbst fest. Benachrichtigungen einstellen
Exporte und Kalender
Abschnitt betitelt „Exporte und Kalender“- Abwesenheitsplan als Excel: Die genehmigten Abwesenheiten aller Mitarbeiter für einen, drei oder sechs Monate als Excel-Datei, mit Abkürzung und Farbe der Abwesenheitsart. Abwesenheitsplan als Excel exportieren
- Abwesenheiten in der Lohnabrechnung: DATEV-Export und DATEV-Schnittstelle übernehmen Abwesenheiten mit ihrem Ausfallschlüssel. DATEV-Export erstellen
- Abwesenheiten im Zeiterfassungsexport: Der Excel-Export der Zeiterfassung listet Abwesenheiten, Feiertage und Resturlaub mit auf. Zeiterfassung als Excel exportieren
- Urlaubskalender als ICS-Abo: Die Verwaltung erstellt Kalenderlinks für ausgewählte Teams oder alle Mitarbeiter, die Outlook, Google Kalender und Apple Kalender abonnieren. ICS-Kalenderlink erstellen und löschen
Schnittstellen und KI-Assistenten
Abschnitt betitelt „Schnittstellen und KI-Assistenten“- REST-API: Eigene Systeme lesen Abwesenheitsanträge, Urlaubskonten mit Übertrag und Verfallsdatum und die abwesenden Mitarbeiter jedes Tages in einem Zeitraum, mit Abwesenheitsart; als abwesend zählt jeder Tag eines genehmigten oder gebuchten Antrags, auch in der Anwesenheitsliste der API. API-Schlüssel erstellen
- KI-Assistenten: Über die Teamanda-Verbindung fragen KI-Assistenten Urlaubskonto, Anträge, Abwesende und Feiertage ab, erklären den Kontostand Zeile für Zeile, stellen und stornieren Anträge und stimmen über offene Anträge ab. KI-Assistenten und KI-Verbindungen
Automatisch im Hintergrund
Abschnitt betitelt „Automatisch im Hintergrund“- Urlaubstage nur an Arbeitstagen: Ein Urlaubstag zählt nur an Tagen, an denen der Arbeitsvertrag Sollzeit vorsieht; Wochenenden und freie Tage kosten keinen Urlaub.
- Feiertage zählen nicht als Urlaub: Feiertage des Standorts und Betriebsferien kosten keinen Urlaubstag, ein halber Feiertag wie Heiligabend kostet einen halben. Feiertage
- Sollzeit an Abwesenheitstagen: Abwesenheiten senken die Sollzeit des Tages, sodass Urlaub und Krankheit keine Minusstunden erzeugen. Überstunden und Gleitzeit
- Durchschnitt der letzten 13 Wochen: Bei flexiblen Arbeitstagen wie im Minijob setzt Teamanda für eine Abwesenheit die durchschnittliche Arbeitszeit der 13 Wochen davor an. Einstellungen einer Abwesenheitsart im Überblick
- Offene Anträge reservieren Urlaub: Beantragte, noch nicht genehmigte Tage erscheinen im Urlaubskonto als beantragt, damit niemand denselben Urlaub doppelt verplant.
- Urlaubskonto rechnet sich selbst neu: Ändert sich ein Antrag, ein Arbeitsvertrag oder ein Feiertag, berechnet Teamanda Anspruch und Resturlaub neu; zum Jahreswechsel legt es das Urlaubskonto der kommenden Jahre an.
- Verfall von Resturlaub: Am Verfallsdatum zählt der Übertrag nicht mehr, das Urlaubskonto zeigt die verfallenen Tage.
- Überzogener Urlaub geht mit: Hat ein Mitarbeiter mehr Urlaub genommen als ihm zustand, zieht Teamanda die Tage vom Anspruch des Folgejahres ab.
- Erinnerung an offene Anträge: Wer 3 Tage nach der Benachrichtigung noch nicht entschieden hat, erhält eine Erinnerung per E-Mail und Push, danach alle 3 Tage. Urlaubsanträge genehmigen
- Schichten und Einsätze freigeben: Ist es in der Abwesenheitsart eingeschaltet, entfernt eine bestätigte Abwesenheit die Schichtzuweisungen im Dienstplan und die Einsätze in der Einsatzplanung des Mitarbeiters ab heute. Abwesenheiten und verplante Tage
- Warnung im Dienstplan: Ist ein Mitarbeiter während einer Abwesenheit für eine Schicht eingeteilt, zeigt der Dienstplan einen Verstoß. Verstöße
- Audit-Log: Teamanda protokolliert, wer einen Antrag gestellt, genehmigt, abgelehnt, storniert oder gebucht hat.