KI-Assistenten und KI-Verbindungen

Ein KI-Assistent ist eine KI-Anwendung wie Claude oder ChatGPT, die über eine KI-Verbindung für ein Konto liest und handelt. Jede KI-Verbindung gehört zu genau einem Mitarbeiter, der sie selbst anlegt. Welches KI-Modell dahintersteht, erfährt Teamanda nie.

Was ein KI-Assistent darf

Ein KI-Assistent hat genau die Berechtigungen seines Mitarbeiters, in den Apps, die für diesen Mitarbeiter aktiv sind. Mit Nur lesen liest er nur, mit Lesen und ändern darf er auch anlegen, ändern und löschen. Den Zugriff legt der Mitarbeiter fest.

Ein Beispiel: Anna leitet das Team Lager und darf dessen Abwesenheitsanträge genehmigen. Ihr KI-Assistent darf das auch, sieht aber keine Anträge anderer Teams. Genehmigt er einen Antrag, durchläuft der Antrag dieselben Genehmigungsstufen wie sonst. An den übrigen Stufen vorbei genehmigt ein KI-Assistent nie, auch nicht für einen Administrator.

Ein KI-Assistent arbeitet in diesen Apps:

Zeiterfassung: ein- und ausstempeln, Zeiteinträge und Korrekturanträge, Überstunden erklären. Verlangt Ihre Organisation zum Einstempeln GPS oder NFC, lehnt Teamanda das Einstempeln über einen KI-Assistenten ab.
Abwesenheiten: Anträge stellen, stornieren und genehmigen, Urlaubskontingent erklären
Dienstplan: Schichten ansehen, sich auf Ausschreibungen bewerben und, mit der Berechtigung Dienstplan verwalten, Verfügbarkeiten für die Planung prüfen, Schichten zuweisen, ändern, entfernen und ausschreiben, Ausschreibungen zurückziehen, Notizen setzen und Entwürfe veröffentlichen
Aufgaben, Kommunikation und Ressourcenplanung
Mitarbeiter, Teams und Projekte suchen, Benachrichtigungen und Hilfeartikel lesen

Vor jeder Änderung bittet Teamanda den KI-Assistenten, sie mit dem Mitarbeiter abzustimmen. Gleichartige Änderungen, etwa mehrere Zeiteinträge oder Genehmigungen, kann er in einem Schritt vornehmen. Scheitert eine davon, bleiben die übrigen bestehen.

Was ein KI-Assistent nie darf

Sicherheitsrelevante Aktionen bleiben einem KI-Assistenten verwehrt, auch wenn sein Mitarbeiter sie ausführen darf:

Berechtigungen vergeben
API-, Terminal- und Kiosk-Schlüssel, NFC-Terminals und ICS-Kalenderlinks anlegen
Passwörter, zweite Faktoren, Passkeys und Logins verwalten
Anmelderichtlinien, E-Mail-Versand und Domain ändern
die KI-Datenschutzstufe wählen
Abonnement und Marketplace, die DATEV-Verbindung und Apps ein- oder ausschalten
alles, was nur die Teamanda-Systemverwaltung darf

Im Protokoll

Was Teamanda protokolliert, etwa in Zeiterfassung und Abwesenheiten, steht nach einer Änderung über eine KI-Verbindung im Protokoll als Änderung des Mitarbeiters, mit dem Zusatz „über KI-Assistent“ und einem KI-Symbol, zum Beispiel „Anna Becker über KI-Assistent“. Mit Nur KI-Änderungen zeigt das Protokoll nur diese Einträge. Der Eintrag nennt den Namen, den der KI-Assistent für sich angibt, mit dem Zusatz „angegeben vom Client“: Teamanda prüft diesen Namen nicht.

Überall sonst bleibt der Mitarbeiter verantwortlich: Er steht als Antragsteller, Ersteller oder Genehmiger da, und Benachrichtigungen nennen ihn. Der Mitarbeiter sieht die zuletzt protokollierten Änderungen seines KI-Assistenten unter Profil → KI-Verbindungen.

Trennen und blockieren

Eine getrennte KI-Verbindung ist beendet, der Mitarbeiter muss den KI-Assistenten neu verbinden. Getrennt wird eine KI-Verbindung, wenn

der Mitarbeiter sie unter KI-Verbindungen oder im KI-Assistenten trennt,
ein Administrator sie unter Einstellungen → Integrationen in der Karte KI-Verbindungen trennt, einzeln oder mit Alle Verbindungen trennen,
der Mitarbeiter sein Passwort, seinen zweiten Faktor oder seine Passkeys ändert,
ein Administrator sein Passwort neu setzt, seinen zweiten Faktor zurücksetzt, ihm den Login entzieht oder seine E-Mail-Adresse entfernt,
die Verknüpfung des Kontos mit einem anderen Konto aufgehoben wird,
die Domain der Organisation sich ändert, weil sich damit die MCP-URL ändert,
sie 30 Tage lang nicht genutzt wurde,
Teamanda erkennt, dass ein Zugangsschlüssel des KI-Assistenten doppelt verwendet wurde, oder die Teamanda-Systemverwaltung alle Zugänge Ihrer Organisation sperrt.

Trennt ein Administrator sie in der Karte KI-Verbindungen, erkennt Teamanda einen doppelt verwendeten Zugangsschlüssel oder sperrt die Systemverwaltung alle Zugänge, bekommt der Mitarbeiter eine E-Mail. Den Zugriff einer KI-Verbindung sieht ein Administrator, ändern kann ihn nur der Mitarbeiter.

Eine blockierte KI-Verbindung bleibt bestehen und arbeitet weiter, sobald der Grund wegfällt. Blockiert ist sie, solange KI-Assistenten erlauben aus ist, die App KI für den Mitarbeiter nicht aktiv ist, ihm die Berechtigung KI-Assistenten verbinden fehlt, sein Konto archiviert oder die Organisation deaktiviert ist. Blockierte Tage zählen nicht als Nutzung: Nach 30 Tagen endet die KI-Verbindung trotzdem.

IP-Adressen

Ist der Zugang Ihrer Organisation auf bestimmte IP-Adressen beschränkt, gilt das auch für KI-Verbindungen. Claude und ChatGPT greifen aus ihren eigenen Rechenzentren auf Teamanda zu, deshalb lassen sie sich in einer solchen Organisation nicht nutzen.