Berechtigungen und Vererbung

Jeder Ordner der Geteilten Ablage hat Regeln. Eine Regel gibt einem Mitarbeiter, einem Team oder Alle anderen eine Stufe: Kein Zugriff, Lesen, Schreiben oder Verwalten. Verwalten umfasst Schreiben und erlaubt zusätzlich, die Regeln des Ordners zu ändern.

Wer eine Regel bekommt

Eine Regel gilt für Alle anderen, für einen einzelnen Mitarbeiter, für die Mitarbeiter eines Teams (Büro, Mitglieder) oder für die Teamleitung eines Teams (Büro, Teamleitung). Eine Teamleitung gehört auch zum Team. Treffen mehrere Regeln auf einen Mitarbeiter zu, zählt die höchste Stufe.

Beispiel: Alle anderen haben Lesen, Büro, Mitglieder haben Schreiben, und Anna hat einzeln Verwalten. Anna verwaltet den Ordner, ob sie zum Team Büro gehört oder nicht. Ben aus dem Team Büro schreibt. Carla, die nicht zum Team gehört, liest nur.

Vererbung

Ein Ordner ohne eigene Regeln übernimmt die Regeln des nächsten übergeordneten Ordners, der eigene hat. Hat keiner eigene, gelten die Regeln der obersten Ebene. Hat ein Ordner eigene Regeln, endet die Vererbung vollständig: Teamanda ergänzt sie nicht um Regeln der übergeordneten Ordner.

Beispiel:

Auf der obersten Ebene haben Alle anderen Lesen.
Personal hat eigene Regeln: Alle anderen haben Kein Zugriff, Personalabteilung, Mitglieder haben Schreiben.
Personal/Verträge hat keine eigenen Regeln und übernimmt die von Personal. Nur die Personalabteilung sieht und beschreibt den Ordner. Dasselbe gilt für Personal/Verträge/2026.
Personal/Bewerbungen bekommt eigene Regeln: Alle anderen haben Kein Zugriff, Anna hat Verwalten. Die Personalabteilung hat dort jetzt Kein Zugriff, obwohl sie bei Personal Schreiben hat. Die Regeln von Personal gelten in Bewerbungen nicht mehr, auch nicht teilweise.

Wie Sie eigene Regeln anlegen und wieder entfernen, steht unter Berechtigungen eines Ordners festlegen und Berechtigungen eines Ordners zurücksetzen.

Neue Ordner

Ein neu erstellter Ordner hat eigene Regeln: Sein Ersteller hat Verwalten, Alle anderen haben Kein Zugriff. Er erbt deshalb nichts vom übergeordneten Ordner. Legen Sie unter Allgemein, das für alle lesbar ist, einen Ordner Aushänge an, sehen ihn zunächst nur Sie und Mitarbeiter mit Administrativem Zugriff. Erst mit angepassten oder zurückgesetzten Regeln sehen ihn andere.

Ordner ohne Zugriff

Ordner mit Kein Zugriff fehlen in der Liste und in der Suche. Öffnet ein Mitarbeiter ihre Adresse, meldet Teamanda Ordner nicht gefunden.

Ist ein Unterordner lesbar, sein übergeordneter Ordner aber gesperrt, erreicht ein Mitarbeiter ihn nicht über die Liste, sondern über die Suche. Hat Personal für Ben Kein Zugriff und Personal/Aushänge eigene Regeln mit Lesen für Alle anderen, findet Ben Aushänge in der Suche. Seine Pfadleiste zeigt dann Verborgener Ordner und Aushänge.

Administrativer Zugriff

Mitarbeiter mit einer der Berechtigungen Dateien in der geteilten Ablage verwalten, Ordner in der geteilten Ablage verwalten oder Administrator haben Administrativen Zugriff. Er überstimmt alle Regeln: Sie sehen jeden Ordner und dürfen in jedem lesen, schreiben und verwalten. Hat Personal für Alle anderen Kein Zugriff, sieht ein Mitarbeiter mit Administrativem Zugriff den Ordner trotzdem.

Welche Schaltfläche in Web und App welche Berechtigung voraussetzt, steht unter Berechtigungsstufen im Überblick.