Die Geteilte Ablage ist der gemeinsame Dateiserver Ihrer Organisation in Teamanda: Die Verwaltung legt Ordner und Dateien ab, regelt je Ordner, wer sie liest oder ändert, und Mitarbeiter finden, öffnen und laden sie im Browser oder in der App.
Ordner und Dateien
Abschnitt betitelt „Ordner und Dateien“- Ordnerstruktur: beliebig tief verschachtelte Ordner mit Ordnerbaum und Pfad über der Liste. Dateien öffnen und herunterladen
- Ordner anlegen und umbenennen: im Web und in der App. Ordner erstellen, Ordner umbenennen
- Verschieben: Dateien und Ordner wandern in einen anderen Ordner, ein Ordner mit allen Dateien und Unterordnern; in sich selbst lässt sich ein Ordner nicht verschieben. Dateien und Ordner verschieben
- Löschen: Dateien und ganze Ordner mit allem Inhalt werden endgültig gelöscht. Datei löschen, Ordner löschen
Hochladen
Abschnitt betitelt „Hochladen“- Mehrere Dateien auf einmal: bis zu 500 MB je Datei, im Web auch per Drag & Drop an eine beliebige Stelle der Seite oder direkt in einen Unterordner. Dateien hochladen
- Fortschritt und Wiederholen: eine Karte zeigt, wie viele Dateien angekommen sind, und lädt fehlgeschlagene Dateien mit einem Klick erneut hoch. Dateien hochladen
- Fotos und Scans aus der App: in der App laden Sie Dateien, Fotos aus der Galerie, neue Fotos mit der Kamera oder gescannte Dokumente hoch. Dateien hochladen
Ansehen und finden
Abschnitt betitelt „Ansehen und finden“- Vorschau im Browser: PDFs und Office-Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint Seite für Seite, dazu Bilder, Videos, Audio, Text, CSV als Tabelle und ZIP-Archive als Dateiliste, mit Blättern per Pfeiltaste. Dateien öffnen und herunterladen
- Herunterladen: jede Datei, die ein Mitarbeiter lesen darf, lädt er herunter; die App öffnet sie direkt in einer passenden App des Geräts oder im Teilen-Menü. Dateien öffnen und herunterladen
- Vorschaubilder: Listen in der App zeigen Vorschaubilder von Bildern, PDFs, Videos und Office-Dateien.
- Volltextsuche: die Suche findet Dateinamen, Ordnernamen, Ordnerpfade und Wörter im Text von PDFs, Office- und Textdateien, über die ganze Ablage oder nur im geöffneten Ordner. In der Ablage suchen
- Zuletzt hinzugefügt: die App zeigt die zehn neuesten Dateien aus allen Ordnern, die ein Mitarbeiter sehen darf. Zuletzt hinzugefügte Dateien ansehen
Berechtigungen
Abschnitt betitelt „Berechtigungen“- Vier Stufen je Ordner: Kein Zugriff, Lesen, Schreiben und Verwalten; wer verwaltet, ändert auch die Regeln des Ordners. Berechtigungsstufen im Überblick
- Regeln für Mitarbeiter, Teams und Teamleitungen: eine Regel gilt für einen Mitarbeiter, die Mitglieder eines Teams, die Teamleitung eines Teams oder alle anderen; bei mehreren Treffern zählt die höchste Stufe. Berechtigungen eines Ordners festlegen
- Vererbung: ein Ordner ohne eigene Regeln übernimmt die des nächsten übergeordneten Ordners mit Regeln; eigene Regeln ersetzen die geerbten vollständig. Berechtigungen und Vererbung
- Zurücksetzen: ein Ordner gibt seine eigenen Regeln auf und erbt wieder. Berechtigungen eines Ordners zurücksetzen
- Verborgene Ordner: Ordner ohne Zugriff fehlen in Liste und Suche, und ihr Name bleibt auch im Pfad eines lesbaren Unterordners verborgen. Berechtigungen und Vererbung
- Administrativer Zugriff: die Berechtigungen für Dateien und Ordner der geteilten Ablage öffnen jeden Ordner, unabhängig von seinen Regeln. Berechtigungen und Vererbung
Protokoll
Abschnitt betitelt „Protokoll“- Nachvollziehbare Änderungen: das Protokoll hält fest, wer Ordner angelegt, geändert oder gelöscht, Dateien hochgeladen, heruntergeladen, verschoben oder gelöscht und Ordnerregeln geändert hat.
Automatisch im Hintergrund
Abschnitt betitelt „Automatisch im Hintergrund“- Startregel: schaltet die Organisation die Geteilte Ablage zum ersten Mal ein, dürfen zunächst alle Mitarbeiter die oberste Ebene lesen.
- Neue Ordner privat: ein neuer Ordner gehört zunächst nur seinem Ersteller, der ihn verwaltet, bis er andere freigibt. Berechtigungen und Vererbung
- Texterkennung für die Suche: Teamanda liest nach dem Hochladen den Text aus PDFs, Office- und Textdateien und nimmt ihn in die Suche auf.
- Suche nach Berechtigung: die Suche zeigt jedem Mitarbeiter nur Treffer, die er lesen darf, und aktualisiert das, sobald sich Regeln ändern.
- Bildmetadaten entfernt: beim Hochladen entfernt Teamanda Metadaten wie Aufnahmeort und Kamera aus Bildern und verkleinert JPEG- und PNG-Dateien verlustfrei.
- Office-Vorschau: Teamanda wandelt Office-Dokumente für die Vorschau selbst in PDF um.
- Speicher aufräumen: Teamanda entfernt gelöschte Dateien kurz darauf auch aus dem Speicher.