In 5 Schritten zum Start

Dieser Guide ist der ideale Einstiegspunkt für neue Admins.

Mitarbeiter anlegen

Lege den Mitarbeiter über die Benutzerverwaltung unter Mitarbeiter → Nutzer verwalten an. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname und E-Mail.

Die E-Mail-Adresse muss nicht existieren. Du kannst auch eine beliebige Adresse als Benutzernamen hinterlegen. Die Anmeldung funktioniert dann weiterhin mit dem Einrichtungspasswort oder mit einem Passwort, das ein Administrator über die Webanwendung setzt. Eine Passwort-zurücksetzen-Funktion per E-Mail ist für diese Adresse allerdings nicht möglich.

Arbeitsverhältnis definieren

Navigiere zu Mitarbeiter → Nutzer verwalten, wähle den gewünschten Nutzer aus und öffne dessen Stammdaten. Im Tab Arbeitsverhältnis definierst du für jeden Mitarbeiter separat den Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Zeiterfassung, die Wochen-Sollstunden, das Urlaubskontingent sowie bei Bedarf die Vergütung. Eine ausführliche Anleitung findest du in der Ersteinrichtung zum Arbeitsverhältnis und den Profilen.

Über die erweiterten Einstellungen des Arbeitsverhältnisses kannst du direkt die Startsalden setzen – zum Beispiel den Überstunden-Startwert und das verbleibende Urlaubskontingent.

Arbeitszeitprofil anpassen und zuweisen

Ein Standardprofil ist bereits vorhanden und kann bei Bedarf angepasst werden. Wenn verschiedene Profile für Mitarbeiter benötigt werden, kannst du über die Zeiterfassungs-Einstellungen weitere Profile hinzufügen. Dort wird geregelt, ob der Mitarbeiter über die App, Webanwendung, NFC oder ein Terminal erfasst, ob Projektzeiterfassung aktiviert ist, ob Pausen automatisch korrigiert werden und welche weiteren Automatisierungen gelten. Weise das gewünschte aktive Profil anschließend im Mitarbeiterprofil über Übersicht dem Mitarbeiter zu und lege fest, ab wann es gelten soll.

Standorte & Feiertage prüfen

Prüfe im Bereich Standorte & Feiertage die Standortzuordnung und das Bundesland. Gesetzliche Feiertage werden dadurch automatisch berücksichtigt; eigene Feiertage können manuell angelegt werden.

Berechtigungen & Teams setzen

Ordne den Nutzer über Teams & Berechtigungen einem oder mehreren Teams zu und definiere den Vorgesetzten. So werden die passenden Rechte und Genehmigungsworkflows eingerichtet.

Benutzerverwaltung

Das Handbuch richtet sich an Administratoren, Vorgesetzte und Teamleiter, die Mitarbeiter verwalten oder Personaldaten pflegen.