Teamanda
Module

Formulare

Formulare erstellen, ausfüllen und Einsendungen verwalten in Teamanda

Das Formulare-Modul ermöglicht es, eigene Formulare zu erstellen und von Mitarbeitern ausfüllen zu lassen – über die Web-App und die mobile App. Einsendungen können gefiltert und als Excel oder PDF exportiert werden.

Standardmäßig können Administratoren Formulare verwalten und alle Einsendungen einsehen. Für andere Mitarbeiter können diese Rechte gezielt vergeben werden.

Berechtigungen

Es gibt zwei separate Berechtigungen für das Formulare-Modul:

Formular-Vorlagen verwalten

Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Formular-Vorlagen. Standardmäßig haben nur Administratoren diese Berechtigung.

Formulareinreichungen für andere einsehen

Erlaubt die Einsicht in Einsendungen anderer Mitarbeiter. Ohne diese Berechtigung sehen Mitarbeiter ausschließlich ihre eigenen Einsendungen.
Die Berechtigungen können über die Teameinstellungen gezielt an einzelne Mitarbeiter oder Rollen vergeben werden.

Formularliste

Die Formularliste zeigt alle verfügbaren Formulare in der Übersicht.

Von hier aus kannst du neue Formulare erstellen, bestehende bearbeiten und die Einsendungen eines Formulars aufrufen.

Formular erstellen

Formulare können ausschließlich im Web erstellt und bearbeitet werden.

Neues Formular anlegen

Klicke in der Formularliste auf „+ Neues Formular" und fülle folgende Felder aus:

FeldBeschreibungPflicht
NameBezeichnung des Formulars✅
BeschreibungErläuterung zum Zweck des Formulars❌
PDF-EmpfängerNutzer, der bei jeder Einsendung automatisch eine PDF per E-Mail erhält❌
Der PDF-Empfänger muss ein im System angelegter Nutzer sein. Er erhält bei jeder neuen Einsendung automatisch eine E-Mail mit der Einsendung als PDF-Anhang.

Abschnitte anlegen

Strukturiere das Formular mit Abschnitten. Abschnitte helfen dabei, zusammengehörige Felder zu gruppieren.

Formularfelder hinzufügen

Füge innerhalb der Abschnitte die gewünschten Felder hinzu. Alle Felder können als Pflichtfeld markiert werden.

Felder anordnen und duplizieren

Felder können per Drag-and-Drop verschoben und an beliebigen Positionen dupliziert und wieder eingefügt werden.

Verfügbare Formularfelder

Standardfelder

Text

Einzeiliges oder mehrzeiliges Textfeld für freie Eingaben.

Zahl

Numerisches Eingabefeld.

Datum

Datumsauswahl. Wird ein Datumsfeld verwendet, steht der Datumsfilter bei den Einsendungen zur Verfügung.

Auswahlfeld

Einfach- oder Mehrfachauswahl aus vordefinierten Optionen.

Dropdown

Einfach- oder Mehrfachauswahl als Dropdown-Menü.

Tabelle

Tabellarische Eingabe, zusammengesetzt aus Standardfeldern.

Unterschrift-Felder

Inline-Unterschrift

Der Nutzer unterschreibt direkt im Formular auf dem Bildschirm.

PDF-Unterschrift

Reserviert einen Platzhalter für eine Unterschrift auf der generierten PDF – wird nicht digital erfasst.

Verknüpfte Felder

Verknüpfte Felder greifen direkt auf Daten aus Teamanda zu:

Projektauswahl

Zeigt alle im System definierten Projekte zur Auswahl an.

Mitarbeiterauswahl

Zeigt alle im System angelegten Mitarbeiter zur Auswahl an.

Berechnete Felder

Projektarbeitszeit

Kombiniert ein Projektauswahlfeld und ein Datumsfeld: Zeigt automatisch die bereits erfasste Arbeitszeit des gewählten Mitarbeiters für das gewählte Projekt an dem angegebenen Tag an.
Berechnete Felder werden erst aktiv, wenn das Formular ein Projektauswahlfeld und ein Datumsfeld enthält. Der Wert wird beim Ausfüllen direkt aus der Zeiterfassung gelesen und im Formular gespeichert.

Formular bearbeiten

Bestehende Formulare können jederzeit bearbeitet werden – Felder hinzufügen, entfernen, umbenennen oder als Pflichtfeld markieren.

Formular ausfüllen

Alle Mitarbeiter können Formulare ausfüllen – sowohl im Web als auch in der App.

Im Web

In der App

Es gibt keine Benachrichtigung, wenn ein neues Formular verfügbar ist. Mitarbeiter müssen selbst in der Formularliste nachschauen. Es gibt auch keinen Genehmigungsprozess – eine Einsendung ist nach dem Absenden direkt gespeichert.

Einsendungen verwalten

Einsendungen eines Formulars

Klicke in der Formularliste auf ein Formular, um alle Einsendungen einzusehen.

Datumsfilter

Steht nur zur Verfügung, wenn das Formular ein Datumsfeld enthält. Filtert Einsendungen nach dem im Formular angegebenen Datum.

Excel-Export

Exportiert alle Einsendungen als XLSX-Datei.

PDF-Export

Exportiert eine oder alle Einsendungen als PDF.
Standardmäßig können Mitarbeiter nur ihre eigenen Einsendungen einsehen. Wer die Berechtigung „Formulareinreichungen für andere einsehen" hat, sieht alle Einsendungen aller Mitarbeiter.

Einsendungen in der App

Mitarbeiter können in der App ihre eigenen Einsendungen auf zwei Wegen einsehen:

Pro Formular:

Öffne ein bestimmtes Formular und wechsle zum Tab „Meine Einsendungen", um alle eigenen Einsendungen für dieses Formular zu sehen.

Alle Einsendungen auf einen Blick:

Über die Gesamtübersicht in der App können alle eigenen Einsendungen über alle Formulare hinweg eingesehen werden – ohne ein bestimmtes Formular öffnen zu müssen.

Kommunikation

Neuigkeiten und Ankündigungen im Team über Kanäle und Beiträge teilen

Ressourcenplanung

Ressourcen wie Räume, Fahrzeuge und Arbeitsmittel planen und verwalten

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