Abwesenheiten
Abwesenheitsarten konfigurieren
In den Einstellungen (Zahnrad-Icon) des Moduls können Abwesenheitsarten frei definiert werden – zum Beispiel Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Wunschfrei, Kurzarbeit oder Überstundenabbau.
Allgemeine Einstellungen
| Parameter | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Abwesenheitsart |
| Farbe | Farbe zur visuellen Unterscheidung im Kalender |
| Abkürzung | Kürzel für die Dienstplan- und Kalenderansicht |
| Genehmigungspflicht | Ob Anträge genehmigt werden müssen oder direkt gelten |
| Selbstbeantragung durch Mitarbeiter | Ob Mitarbeiter diese Art selbst beantragen dürfen oder nur Administratoren |
| Lohnart | Zuordnung einer Lohnart für den DATEV-Export |
| Zuordnung | Einschränkung auf bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen |
Regeln
Unter Regeln werden folgende Einstellungen vorgenommen:
| Regel | Beschreibung |
|---|---|
| Halbtags-Abwesenheit | Erlaubt Mitarbeitern, bei einer eintägigen Abwesenheit zwischen ganztags und halbtags zu wählen |
| Stundenbasierte Buchung | Abwesenheit wird in Stunden statt Tagen erfasst |
| Vertreter-Angabe | Ob im Antrag ein Vertreter angegeben werden kann |
| Bescheinigungs-Upload | Ob eine Bescheinigung (z.B. AU) beim Beantragen hochgeladen werden kann |
| Antragsfrist (vorwirkend) | Wie viele Tage im Voraus ein Antrag mindestens gestellt werden muss (positive Zahl, z.B. 7) |
| Antragsfrist (rückwirkend) | Wie viele Tage rückwirkend ein Antrag noch gestellt werden darf (negative Zahl, z.B. -7) |
Berechnungsgrundlage
Für Mitarbeiter mit dem Arbeitszeitmodell Minijob wird der Urlaubstagswert automatisch auf Basis der durchschnittlichen Arbeitszeit der letzten 13 Wochen berechnet. Dieser Durchschnittswert wird rückwirkend ermittelt und als Berechnungsgrundlage für Urlaub und Krankheit verwendet.
Benachrichtigungen
Pro Abwesenheitsart können individuelle Benachrichtigungen konfiguriert werden – an interne Nutzer oder externe E-Mail-Adressen. Benachrichtigungen werden bei Antragstellung, Genehmigung, Ablehnung oder Stornierung ausgelöst.
Anträge stellen
Über den Button + Abwesenheit beantragen können Mitarbeiter Anträge stellen – sofern die Abwesenheitsart die Selbstbeantragung erlaubt.
Gleitzeitabbau: Bei Warnungen wegen fehlender Zeit (z.B. Teilzeit) kann „Überstunden-" oder „Gleitzeitabbau" gebucht werden.
Vertreter angeben
Falls in der Abwesenheitsart aktiviert, kann beim Beantragen ein Vertreter angegeben werden.
Bescheinigung hochladen
Falls in der Abwesenheitsart aktiviert, kann beim Beantragen direkt eine Bescheinigung (z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) hochgeladen werden.
Genehmigungsworkflows
Pro Abwesenheitsart kann ein Genehmigungsworkflow konfiguriert werden. Es stehen zwei Arten zur Verfügung.
Ungeordneter Workflow
Mehrere Genehmiger können gleichzeitig angefragt werden – ohne feste Reihenfolge. Konfigurierbare Optionen:
- Genehmiger: Bestimmte Nutzer, Rollen (z.B. Teamleiter, Vorgesetzte) oder rollenspezifische Zuordnungen
- Mindestanzahl: Wie viele Genehmigungen mindestens erforderlich sind (z.B. „mind. 2 von 5")
Sequenzieller Workflow
Der Antrag durchläuft eine feste Reihenfolge von Genehmigungsstufen:
| Stufe | Genehmiger |
|---|---|
| 1 | Vertreter |
| 2 | Teamleiter |
| 3 | Vorgesetzte |
Jede Stufe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt.
Antragsdetails & Historie
In den Antragsdetails sind folgende Informationen einsehbar:
- Genehmigungshistorie: Wer hat wann den Antrag genehmigt, abgelehnt oder storniert
- Kommentare: Können beim Genehmigen, Buchen oder Stornieren hinterlegt werden
- Vertreter: Falls angegeben
- Bescheinigung: Falls hochgeladen
Kontingentverwaltung
Das Urlaubskontingent wird pro Mitarbeiter individuell festgelegt.
Vergaberegeln
Das Kontingent kann in folgenden Intervallen zugeteilt werden:
| Intervall | Beschreibung |
|---|---|
| Monatlich | Jährliches Kontingent wird auf 12 Monate aufgeteilt – jeden Monat kommt ein Zwölftel hinzu |
| Alle 2 Monate | Ein Sechstel des Jahreskontingents alle zwei Monate |
| Alle 3 Monate | Ein Viertel des Jahreskontingents alle drei Monate |
| Alle 4 Monate | Ein Drittel des Jahreskontingents alle vier Monate |
| Alle 6 Monate | Die Hälfte des Jahreskontingents alle sechs Monate |
| Alle 12 Monate | Das gesamte Jahreskontingent wird einmalig zu Beginn des Jahres zugeteilt |
Verfallsregeln & Resturlaub
Im Kontingent kann eingestellt werden:
- Ob Resturlaub verfällt
- Wann der Resturlaub verfällt (z.B. am 31. März des Folgejahres)
- Übertrag des Vorjahresresturlaubs in das neue Jahr
Arbeitszeit- & Kalenderlogik
Arbeitstage & Feiertagsberücksichtigung
Arbeitstage und Nichtarbeitstage werden im Arbeitsverhältnis bzw. in der Zeiterfassung definiert – nicht im Abwesenheitsmodul selbst. Rückwirkende Änderungen der Arbeitszeit sind jederzeit möglich und aktualisieren auch bestehende Urlaubswerte.
Berechtigungen & Sichtbarkeit
Standardmäßig können Mitarbeiter nur ihre eigenen Abwesenheiten einsehen. Über spezifische Berechtigungen kann die Sichtbarkeit erweitert werden:
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Abwesende Nutzer einsehen | Zeigt welche Kollegen abwesend sind – ohne Details zum Abwesenheitsgrund |
| Abwesenheitsdetails einsehen | Zeigt zusätzlich den Grund der Abwesenheit |
Beide Berechtigungen können auf ein bestimmtes Team beschränkt oder global vergeben werden.
Admin-Ansicht: Gantt-Diagramm
Die Hauptseite des Abwesenheitsmoduls zeigt Administratoren ein Gantt-Diagramm mit allen Abwesenheiten. Von hier aus können Anträge genehmigt, abgelehnt oder verwaltet werden.
Das Gantt-Diagramm kann als Excel-Datei exportiert werden.
Erweiterte Antragslogik
Selbstbeantragung: Bei jeder Abwesenheitsart kann individuell festgelegt werden, ob Mitarbeiter diese selbst im Portal anfragen dürfen.
Vorlaufzeiten: Fristen definieren, wie viele Tage im Voraus ein Antrag eingereicht werden muss – oder wie weit rückwirkend er noch gestellt werden darf.
Mehrstufige Genehmigung: Die Genehmigungslogik erlaubt es festzulegen, dass eine Mindestanzahl an berechtigten Personen zustimmen muss.
Legende & Überlagerung: Das System erkennt automatisch Überlagerungen durch Feiertage oder Betriebsferien und zeigt die tatsächliche Anrechnung der Tage in einer Legende an.
Schnittstellen & Export
eAU – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Über eine DATEV-Verbindung kann direkt aus Teamanda eine eAU-Abfrage gestartet werden. Offene eAU-Abfragen werden in Teamanda übersichtlich aufgelistet.
Voraussetzungen für die eAU-Abfrage:
Lohn- & Gehaltseinstellungen öffnen
Navigiere zu Einstellungen → Lohn & Gehalt → DATEV.
Beraternummer und Mandantennummer hinterlegen
Trage die DATEV-Beraternummer und Mandantennummer ein. Weitere Details dazu findest du im Modul Lohn & Gehalt.
DATEV-Modul auswählen
Wähle das passende DATEV-Modul für die eAU-Abfrage aus.
DATEV-Authentifizierung durchführen
Schließe die DATEV-Authentifizierung ab. Erst danach können eAU-Abfragen gestartet werden.
Resturlaub exportieren
Die Resturlaubsübersicht der Mitarbeiter kann über den Lohn- & Gehaltsexport (z.B. Excel-Export) exportiert werden. Weitere Details findest du im Modul Lohn & Gehalt.
Kalender-Export
Abwesenheiten können über die Kalenderintegration als ICS-Link in externe Kalender (Outlook, Google Kalender, Apple Kalender) eingebunden werden. Weitere Details findest du unter Integrationen.
Statistiken
Abwesenheits- und Krankheitsquoten können im separaten Statistiken-Modul eingesehen werden – aufgeschlüsselt nach Tag und Woche.